Совершенствование учета и анализа использования сырья и материалов в производстве

Бухгалтер материального отдела принимает от материально-ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов, документов в карточках складского учета (номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатка материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально- ответственное лицо и по результатам выборочной проверки замечания выносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру организации.

По состоянию на первое число каждого месяца материально-ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомости учета остатков материалов (ф. №М-14). Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а первого и второго числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально-ответственного лица входят контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу маркетинга.

Рассмотрим подробнее сальдовый метод учета материалов.

На складе на основании оформленных в установленном порядке первичных документов (требований, накладных, товарно-транспортных накладных поставщика) заведующий ежедневно формирует ведомость движения и остатков сырья посредством записей по операциям прихода и отпуска в натуральном выражении (в 2-х экземплярах: один экземпляр остается на складе, другой после сверки с первичными документами бухгалтер передает начальнику производственного подразделения).

Следует отметить, что при использовании подобных отчетов отпадает необходимость в составлении прочих документов. Таким образом, сформированные ведомости становятся регистрами аналитического учета, в соответствии с которыми осуществляется оперативное руководство и контроль за состоянием и движением сырья на складе.

На материальном складе хлебокомбината учет движения осуществляется сальдовым методом. Его основными принципами являются оперативность и бухгалтерская достоверность учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии за правильным и своевременным документированием операции по движению материалов; проверка соответствия фактических остатков материалов натуре данным текущего складского учета; осуществления бухгалтерией учета движения материалов в стоимостном выражении и взаимопроверка данных складского и бухгалтерского учета.

Образом, на складе АООТ Филиал «Конаковский хлобокомбинат» сортовой учет осуществляется на карточках складского учета материалов по типовой форме № М-17 (см. приложение). Сортовой количественный учет ведется непосредственно материально-ответственным лицом по мере поступления первичных документов и в соответствии с номенклатурой материалов. На каждый номенклатурный номер бухгалтерия открывает отдельную карточку. Представитель кондитерского цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточке складского учета. При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции оправдательного документа.

Учет на складе предприятия частично автоматизирован. Все операции по движению материалов (помимо карточек складского учета) ежедневно отражаются в специальных отчетах по приходу и расходу в отдельности в натуральном выражении с последующим выведением остатков. Также следует отметить, что в ближайшем будущем в условиях все большей компьютеризации складского учета на «Конаковском хлебокомбинате» процесс ведения карточек складского учета постепенно автоматизируется полностью. Это в значительной мере облегчит работу кладовщика.

Таким образом утром следующего дня материально-ответственное лицо каждого склада представляет в бухгалтерию ведомости отдельно по приходу и расходу материалов за день по складу и ведомость о движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада.

Из отчетов составляется в 2-х экземплярах с приложением первичных документов. В обязательном порядке указываются количество и номера сдаваемых первичных документов. Бухгалтер сверяет данные учетных регистров с данными первичных документов. Один экземпляр отчетов возвращается материально-ответственному лицу. На основании второго экземпляра бухгалтер заносит итоговые записи о движении материалов к себе в компьютер и передает отчеты начальникам производственных участков для составления дальнейших расчетов.

На основании проверенных отчетов кладовщикам составляют сводные отчеты по приходу и расходу на материальном складе и сводная ведомость о движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада за месяц.

Независимо от получения первичных документов и текущего их контроля работник бухгалтерии в целях проверки организации складского учета посещает материальный склад во время, назначаемое в согласовании с главным бухгалтером. При проверках определяются правильность и своевременность записей в карточках складского учета, произведенных материально-ответственными лицами. Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки, происходит обязательная взаимосверка данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатка материалов по данным складского (количественного) учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

По состоянию на первое число каждого месяца заведующий материального склада формирует ведомость остатков материалов на основании карточек складского учета. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчетном месяце.

Если в течение месяца происходил отпуск материалов на сторону, то работником склада составляется подробный отчет, к которому прикладывается приказ на отпуск продукции на сторону и накладная. данный отчет также предоставляется работнику в бухгалтерии.

Также ежедневно начальники цехов в которые отпускались сырье и материалы, представляют в бухгалтерию отчеты о списании сырья или материалов, здесь подробно указываются все материалы, которые были получены на складе и израсходованы на нужды производства. При необходимости прилагается расчет на основании которого списывались затребованные сырье и материалы.

Ежедневно к работнику бухгалтерии стекаются все данные со склада и цехов в виде отчетов и приложенных к ним первичных документов. Первичные документы подвергаются проверке учетных шифров, а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления и направления отпуска сырья и материалов. После проверки данные о движении материалов и сырья по предприятию заносятся бухгалтером материального стола в компьютер, где осуществляется формирование ведомости о движении материалов и сырья за месяц в натурально-стоимостном измерении.

Компьютер во многом позволяет упростить материальный учет и снизить его трудоемкость.

Для взаимосверки данных складского и бухгалтерского учета материалов сопоставляются сальдо по счетам материалов на начало и конец месяца, показанные в ведомости движения сырья и материалов в натурально-стоимостном выражении с аналогичными остатками из ведомости учета остатков материалов на складе. Их совпадение свидетельствует об отсутствии ошибок в таксировке первичных документов по учету движения материалов, о правильности и полноте разноски данных, об операциях в карточки складского учета.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операции и правильности их оформления. Далее все первичные документы подвергаются обработке: вторые экземпляры первичных документов раскладываются в разрезе складов, а первые экземпляры группируются по видам операции, источникам поступления отпуска материалов в соответствии с цифрами затрат. Картотека этих документов используется для справок.

Операции по каждому первичному документу, поступившему в бухгалтерию, заносятся бухгалтером материального стола в компьютер с указанием необходимых реквизитов и корреспондирующих счетов.

Синтетический учет движения материалов в условиях автоматизированной обработки информации осуществляется бухгалтерией в натурально-суммовом выражении на соответствующих синтетических счетах и субсчетах.

Суммы оборотов формируются автоматически в специальной накопительной ведомости синтетического учета в разрезе синтетических счетов и субсчетов. В конце отчетного месяца итоги этой ведомости переносят в соответствующий раздел журнала-ордера №10 по учету затрат на производство.

Для учета материалов и сырья и их движения используют счет №10. Предприятие само определяет, какие счета ему использовать, а от каких отказаться и фиксирует это в своей учетной политике.

На счете 10 «Материалы» открываются субсчета, так на субсчете 10-1 «Сырье и материалы» учитывается наличие и движение сырья и основных материалов, входящих в состав готовых изделий, образца их основу, или являющихся необходимыми компонентами при их изготовлении.

2.3. Учет операций по приобретению, заготовлению и поступлению материалов.

Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов, их количество, цена, срок поставок, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т.п. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежное требование-поручение и счета-фактуры, передают их покупателю, последние передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на АООТ Филиал «Конаковском хлебокомбинате» осуществляет отдел маркетинга, поэтому платежные требования-поручения и счета-фактуры в первую очередь поступают в этот отдел или финансовый. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов (ф №М-1), делают отметку в книге учета выполнения договоров и акцептируют, т.е. дают согласие на оплату.

После регистрации платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого момента у бухгалтерии предприятия возникают расчеты с поставщиками. После поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.

Учет расчета с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет по отношению к балансу - пассивный: сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурированными поставками: оборот по дебиту о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту - о суммах по принятым к оплате акцептированным платежным документам и неотфактурированным поставкам за отчетный месяц.

Ведется учет расчетов с поставщиками в журнале-ордере №6. Это комбинированный аналитический учет в котором организуется в размере каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается этот журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начала месяца:

по акцептированным платежным документам, срок оплаты которых не наступил;

по акцептированным платежным документам оплаченным - материалы не поступили (справочно: «За неприбывший груз» сальдо нет);

по акцептированным платежным документам неоплаченным - материалы не поступившие (справочно «За неприбывший груз», сальдо на начало месяца);

сальдо на начало месяца по неотфактурированным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для оплаты их не поступили).

В течение отчетного месяца бухгалтерия хлебокомбината получает платежные документы поставщиков; принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.

Журнал-ордер №6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале ордере №6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой - в разрезе видов материалов (основные, полуфабрикаты и т.д.). Сумма претензии записывается на основании актов.

По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.

Порядок учета неотфактурированных поставок.

Неотфактурированными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили на предприятие без платежного документа. На складе приходуют их, выписывается приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам, записываются в журнал-ордер №6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относятся на группу материалов и в акцепт. Неотфактурированные поставки регистрируются в журнале-ордере №6 в конце месяца, когда возможность получения платежного документа в данном месяце отпала. Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платежных документов на эту поставку в следующем месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере №6 в свободной строке по группе материалов и в графе в сумме платежного требования. Расчеты с поставщиком по этой поставке будут закончены.

Порядок учета материалов в пути.

Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятия акцептовали платежные документы, а материалы на склад по ним еще не получили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или неоплачены.

В журнале-ордере №6 документы регистрируются в течение месяца. По окончании месяца предприятия обязаны принять эти ценности на баланс, т.е. запись по принадлежности к группе материалов (условно оприходовать), но на начало следующего месяца расчеты по этим поставкам не будут закончены. При поступлении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления платежных требований, а может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счета в не законченных на начало месяца расчетах. При закрытии журнала-ордера №6, по окончании месяца, это поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

При расчетах с поставщиками за материалы и сырье могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом (ф. № М-7). Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам предприятия или по договорным (отпускным ценам), затем учитываются в журнале-ордере №6 отдельной строкой как неотфактурированная поставка - отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платежное требование. В случае выявления недостачи бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензии к поставщику.

Согласно п. 5 ПБУ 5/98 приобретаемые материалы учитываются по фактической себестоимости заготовления. При этом в соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий они отражаются на счете 10 либо по фактической себестоимости, либо по учетным (средневзвешенным) ценам.

Оценка материалов по учетным ценам удобна в ситуации финансовой нестабильности и частого колебания покупных цен. Организация в начале формирует на счет 15 «Заявление и приобретение материалов» информацию о фактической себестоимости поступивших ресурсов, а затем приходует их на счет 10 по учетным ценам. Возникающие отклонения учитываются обособленно на счете 16 «Отклонения в стоимости материалов».

Фактическая себестоимость заготовления складывается из сумм, уплаченных поставщику в соответствии с договором (без НДС), и сумм транспортно-заготовительных расходов (без НДС). К последним, в частности, относятся:

суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов;

таможенные пошлины и иные платежи;

невозмещаемые налоги;

комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредникам;

затраты на заготовку и доставку материалов до места их использования;

иные затраты, непосредственно связанные с приобретением данных ценностей.

Организуя оценку материалов, необходимо обратить внимание на следующую особенность.

Фактическая себестоимость поступающих материалов должна включать в себя две нетрадиционные статьи транспортно-заготовительных расходов: расходы по страхованию данных ценностей и расходы по оплате (начислению) процентов по заемным средствам до их оприходования на склад организации.

Если материалы приобретаются через подотчетных лиц, которые на предприятии являются материально-ответственными лицами, то полученные авансом денежные средства из кассы для покупки материальных ценностей могут использоваться следующим образом:

средства вносятся материально-ответственным лицом от имени организации в кассу продавца по приходному кассовому ордеру, при этом продавцом выписывается накладная и счет-фактура на приобретенные ценности. В этом случае сумма НДС для ее зачета (возмещения из бюджета) во всех первичных документах должна быть выделена отдельной строкой (п.16 инструкции №39);

при покупке материальных ценностей в магазине розничной торговли материально-ответственное лицо пробивает чек на покупку, тогда как продавец выписывает товарный чек. В этом случае НДС, даже если он выделен в первичных учетных документах, к зачету не принимается, а включается в первоначальную стоимость материально-производственных запасов (как и другие невозмещаемые налоги).

Для учета материалов, поступивших от поставщиков, в качестве первичного документа применяется приходный ордер (ф № М-14), который составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей по сопроводительным документам, при этом налог с продаж, указанный в этих документах в случае оплаты за наличные денежные средства, включается в покупную стоимость материалов.

Договором купли-продажи может быть предусмотрено, что часть материалов оплачивается в безналичном порядке, а часть - наличными денежными средствами. В этом случае стоимость приобретенного материала в части, оплаченной наличными денежными средствами, увеличивается на сумму налога с продаж.

Рассмотрим на конкретных примерах оплату поставщикам при приобретении материалов.

Пример 1. Приобретение материалов за наличный расчет оптом.

Производственное предприятие приобрело через подотчетное лицо оптом за наличный расчет муку на 7560 руб., в т.ч. НДС - 1200 руб., налог с продаж - 360 руб. (при ставке 5%) Прочие расходы с приобретением муки отсутствуют. Отражение операций на счетах бухгалтерского учета покупателя:

Дебет сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит сч.50 "Касса"

7600руб.

денежные средства для покупки муки выданы под отчет

Дебет сч.10 "Материалы"

Кредит сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

6360

материал по ценам поставщика согласно договору купли-продажи без

учета НДС, но с учетом налога с продаж (7560 - 1200 руб.) оприходован на склад;

Дебет сч.19 "НДС по приобретении ценностей"

Кредит сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

1200 руб.

отражен НДС по поступившему материалу;

Дебет сч.68 "Расчеты с бюджетом"

Кредит сч.19 "НДС по приобретенным ценностям"

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8