Заголовок документа, его составные части. Принципы составления, характеристика

Письмо болгарского поэта О. Орлинова советскому композитору Д. Д. Шостаковичу об установлении личных контактов

14 июля 1957 г.

(Советско-болгарские отношения и связи. - М., 1981. - Т. 2. - С. 586).

В том случае, когда название разновидности документа характеризует его содержание, в заголовке указывается только разновидность документа.

Инструкция посланника в Вашингтоне П. И. Полетики генеральному консулу в Филадельфии Ф. А. Иванову и консулу в Бостоне А. Г. Евстафьеву

Филадельфия, 5 (17) марта 1819 г.

(Внешняя политика России XIX и нач. ХХ века. - М., 1979. - Сер. 2. - Т. 3 (11). - С. 18).

Обозначение содержания военных документов. В заголовках к документам обстановка на фронте, достигнутые успехи обозначаются в обобщенной форме, с указанием боевого направления действий войск или привязкой их к близлежащим крупным городам или станциям.

Оперативная сводка штаба Западного фронта об освобождении частями Красной Армии г. Вилейки и Бобруйска.

№ 03276/on. Смоленск 11 июля 1920 г. 6 час.

(Борьба за Советскую власть в Белоруссии. 1918-120 гг. Т. 2. Февраль 1919 г.-1920 г. - Минск, 1971. - С. 375).

При обозначении содержания оперативных директив и приказов кратко и обобщенно формулируется оперативная задача, без перечисления частных задач и достигнутого войсками положения.

Приказ армиям о разгроме орловской группы противника

№ 109/14 оп. г. Серпухов

5 октября 1919 г.

6 час. 20 мин.

(Директивы командования фронтов Красной Армии. - М., 1972. - Т. 2. С.354. Раздел «Южный фронт»).

Обозначение содержания разделов содержания разделов пунктов документов, публикуемых самостоятельно. При публикации раздела или пункта документа, имеющих нумерацию или название (в протоколе, отчете, докладе и др.), указание на извлечение дается только в заголовке предлогом “из”.

Из отчета Наркомтяжмаша СССР по труду и заработной плате за 1940 г.*

Не ранее 1 января !941 г.

Производительность труда.

____________

* Опущен раздел “реализация постановления СНК СССР, ЦК РКП (б) о повышении роли мастера”.

(Индустриализация СССР. 1936-1941 гг. - М., 1973. - С. 158).

При частичной публикации протоколов в заголовке указывается содержание только публикуемой части, а для документов других разновидностей -- содержание всего документа и через тире содержание публикуемой части.

Из протокола заседания Комитета РКП (б) Городского района Москвы -- об усилении борьбы с контрреволюцией

2 июня 1919 г.

(МЧК. Из истории Московский чрезвычайной комиссии. 1918-1921. - М., 1978. - С. 153).

Из доклада Минского окрисполкома на V окружной конференции КП(б)Б “О хозяйственном строительств Минского округа” -- о мерах борьбы с безработице в г. Минске

26 декабря 1926 г.

(Индустриализация Белорусской ССР (1926-1941).- Минск, 1975. - С.37).

При публикации в извлечении военно-оперативных, особенно отчетно-информационных документов, многоплановых по содержанию (оперативные, политические сводки, записи разговоров по прямому проводу и др.), содержание всего документа в заголовке может не указываться.

6. Датировка документа

Делопроизводственные документы датируются по дате их подписания, телеграммы -- по дате отправления (в случае отсутствия даты отправления указывается дата получения, что оговаривается в подстрочном примечании), коллективные документы -- по дате их принятия, документы, вступающие в силу после их утверждения (уставы, положения, инструкции и т. п.) -- по дате их утверждения. Авторские документы -- по дате их написания.

Если документ составлялся в течение продолжительного времени, например дневник, вахтенный журнал, литературное произведение, иногда письмо или донесение, в заголовке через тире указываются даты начала и конца его составления.

При частичной публикации дневников, журналов боевых действий, вахтенных журналов и т. п. указываются в заголовке даты написания только публикуемых частей текста.

Из журнала боевых действий 60--й сд -- об оборонительных боях в октябре -- ноябре 1941 г.

16 октября -- 29 ноября 1941 г.

(Ополчение на защите Москвы.-- М., 1978.-- С. 208).

Оперативные сводки и другие документы, относящиеся к срочным донесениям, датируются днем и часом, по состоянию на которые приводятся сведения.

Из оперативной сводки штаба Южной группы о начавшейся переправе частей Туркестанской армии через р. Белую

№ 01952, г. Самара

8 июня 1919 г., 5.30.

(М. В. Фрунзе на Восточном фронте. - Куйбышев, 1985. - С. 157).

В заголовках военных отчетно-информационных документов, к докладам, отчетам и другим документам, сообщающим сведения за длительный период или на определенную дату, необходимо указывать эту дату, независимо от наличия даты составления документа.

Отчет командующего Северо-Двинской флотилией В. Н. Варвации о боевых действиях флотилии с 1 по 20 мая 1919

Декабрь 1919 г.

(Военные моряки в борьбе за власть Советов на Севере (1917-1921 гг.) - Л., 1982. - С. 266).

Книги (записные, приходные, расходные и др.) XVI--XVIII вв. датируются временем первой и последней записи, а заведенные на один год -- только годом.

1686 г., апреля 23 - 1689, марта 15.--Таможенная книга Тихвинского монастыря.

(Русско--шведские экономические отношения в XVII веке. М.; Л., 1960. - С. 481).

Приходно--расходная книга Разрядного приказа -- 1619/20 г.

(Приходно-расходные книги Московских приказов 1619-1621 гг. - М., 1983. - С. 167).

Выписки из писцовых, межевых, дозорных и других книг датируются временем их выдачи из приказов, а дата самих книг отмечается в заголовке.

1649 г., февраля 27.--Выпись из дозорной книги дворов и населения Калуги 1616/1617 г.

Датировка материалов из периодической печати. Собственные материалы периодической печати, не имеющие своей датируются временем опубликования. Опубликованные в периодической печати документы (резолюции, постановления и др.) в случае отсутствия своей даты также датируются временем опубликования с указанием в текстуальном примечании: “Дата опубликования”.

Обозначение даты и место ее указания. При публикации документов раннего периода дата, как правило, помещается в начале заголовка, элементы даты располагаются в обратном порядке (год, месяц, число) и отделяются от остальной части заголовка точкой и тире.

1839 г. Марта 18.-- Приговор Викского мангерихта о наказании вормсиских крестьян за побег в Швецию.

(Антифеодальная борьба вольных шведских крестьян в Эстляндии XVIII-XIX вв. - Таллин, 1978. - С. 270).

При публикации документов нового и новейшего времени дата обычно располагается под текстовой частью заголовка с новой строки, справа. Элементы даты указываются в прямом порядке (число, месяц и год).

Указание времени написания и получения документа. В официальных, дипломатических, военных, а также в неофициальных документах, когда время написания или получения имеет историческое или биографическое значение, оно указывается после даты документа (для краткости цифрами) или поясняется в текстуальных примечаниях.

Запрос комиссара пропускного пункта в Торнео Г. А. Светличного о порядке пропуска через границу лиц с дипломатическими паспортами.

5 ноября 1917 г. 20 час

(Петроградский военно-революционный комитет. - М., 1986 - Т. 2.- С. 192).

Директива Главного командования о создании Запасного фронта*

№ 795/ш

12 февраля 1919 г.

___________

*Копия директивы передана В. И. Ленину 13 февраля 1919 г. в 10 час.

(Директива Главного командования Красной Армии. - М., 1969. - С. 361).

Перевод дат на современное летосчисление. Все документы датируются по современному летосчислению. Годы эр от сотворения мира, хиджры и другие переводятся на современное летосчисление. Если перевод даты не бесспорен, то дата другой эры ставится в скобках после современной датировки.

Если при переводе сентябрьского, мартовского или другого начала года отсутствие месяца не позволяет точно установить год по современному летосчислению, то год обозначается двумя смежными годами через косую линейку.

7090=1581/82 г.

Стиль датировки. Документы, составленные в России до 1 февраля 1918 г., датируются по старому (юлианскому) стилю, а документы, составленные с 1 февраля 1918 г.-- но новому (григорианскому) стилю.

В зависимости от темы издания (по истории международных отношений, переписка между корреспондентами, живущими в России и вне ее и т.п.) документам может быть дана двойная дата - по старому и в скобках (круглых или квадратных) по новому стилю или наоборот -- по новому и в скобках по старому стилю. Однако следует придерживаться правила, что переведенная дата приводится в скобках до или после авторской в зависимости от того, какой стиль принят в данном издании за основу.

Письмо Дж. К. Адамса Дж. Дейвису

С.--Петербург [19] 31 мая 1810 г.

(Россия и США: становление отношений. 1765-1816. - М. 1980. - С. 413).

Депеша И. П. Румянцева А. Я Дашкову

С.--Петербург. 28 июля [9 августа] 1811 г.

(Там же. - С. 478).

Н. К. Крупская из Женевы -- Л. К. Красину в Петербург

14(1) июня 1905 г.

(Переписка В. И. Ленина и руководимых им учреждений РСДРП с партийными организациями. 1905-1907 гг. - М., 1982. - Т. 2. - Кн. 2. - С.108).

Двойная дата дается к документам, составленным после 1 февраля 1918 г., но датированным по старому стилю. Дата по юлианскому календарю в этом случае указывается в скобках после даты по новому стилю.

Основные положения проекта управления Терским краем

16(3) марта 1918

(Документы по истории борьбы зa Советскую власть и образования автономии Кабардино-Балкарии. (1917-1922). - Нальчик, 1983. - С. 112).

Установление даты. При отсутствии даты на документе она устанавливается археографом на основании источниковедческого анализа: по содержанию, путем пpивлечения других источников, по ответному письму, по времени получения или отправления, по почтовым штемпелям и т. п. При невозможности точно датировать документ дата указывается приблизительно: “ранее”, “не ранее”, “позднее”, “н позднее”, “около”, “не ранее -- не позднее”. Обоснование датировки приводится, как правило, в текстуальном примечании, иногда в примечаниях по содержанию, с указанием поисковых данных документов, использованных для установления даты.

При установлении даты документа на основе его содержания в примечании необходимо указать, что конкретно в cодержании послужило поводом для ее обоснования.

1904 г., февраля не позднее 11*.-- Доклад управляющего Министерством юстиции С. С. Манухина о деятельности Нижегородской группы социал--демократов.

___________

* Датируется на основании пометы управляющего Министерств юстиции.

(Рабочее движение в России в 1901-1904 гг. - Л., 1975. - С. 196).

И. Д. Мордкович из Костромы -- Н. К. Крупской в Женеву

Не ранее 2 июня (20 мая) 1905 г*

* Датируется по содержанию: упомянутая листовка “Ко всем рабочим и работницам г. Костромы” с призывом к всеобщей забастовке (см. Листовки большевистских организаций, с. 456--458) обсуждалась на собрании организаторов Костромской организации РСДРП 2 июня (20 мая) 1905 г. (см. док. 331). Письмо получено 7 июня (25 мая) на адрес 45а (см. прил. 11I).

(Переписка В. И. Ленина и руководимых им учреждений PCДРП с партийными организациями . 1905-1907 гг. - М., 1982. - Т. 2. - Кн. 2. - С. 14-15).

Недатированные листовки датируются по времени их распространения или обнаружения органами власти и управления.

7. Место написания документа.

Место написания документа, как правило, указывается под заголовком. В неофициальных документах оно приводится в заголовке независимо от указания его в тексте документа.

Если обозначение автора содержит указание на место его постоянного пребывания (например, петербургский губернатор, Моссовет и т.п.), то место написания в заголовке может не приводиться: указывается оно обязательно только в случае нахождения автора не в месте его постоянного пребывания.

Если место написания в документе отсутствует, то при необходимости оно устанавливается археографом и дается в квадратных скобках, а обоснование приводится в подстрочном примечании.

Географические наименования в заголовках приводятся в их исторической форме, например С.--Петербург (1703-- 1914 гг.); Петроград (1914--1924 гг.); Ленинград (с 26 января 1924 г.).

Рапорт начальника Болгарского ополчения Н. Г. Столетова А. А. Непокойчицкому о необходимости пополнения дружин Болгарского ополчения и создания болгарской милиции

25 июля 1877 г. Бивуак у горы св. Николая, Шипка.

(Россия и национально-освободительная борьба на Балканах. 1875 -- 1878. -- М., 1978, - С. 79)

Письмо академика Б. М. Ляпунова президенту Болгарской Академии наук Л. Милетичу с выражением благодарности за избрание его членом--корреспондентом БАН

Ленинград

28 июля 1932 г.

(Советско-болгарские отношения и связи. - М., 1976. - Т. 1. - С.335).

8. Делопроизводственный номер документа.

В изданиях научного типа в заголовке указывается делопроизводственный номер документа, если он имеется в документе. Обязательно указание делопроизводственного номера в пофондовых публикациях и изданиях одной разновидности.

Делопроизводственный номер протоколов, а иногда приказов (если он входит в состав собственного заголовка документа) указывается непосредственно после разновидности документа. Для других документов делопроизводственный (исходящий) номер приводится под текстом заголовка, с левой стороны.

В изданиях научно-популярного типа делопроизводственный номер дается в тех случаях, когда это имеет существенное значение для понимания содержания или датирования документа

Необходимо указание делопроизводственного номера в заголовках военных документов, так как в их текстах при ссылке на какой либо документ указывается этот его номер. В случае отсутствия его в подлиннике номер следует установить по другим источникам (копиям, телеграфным лентам журналам боевых действий).

Докладная записка Реввоенсовета Восточного фронта Главкому о принятых мерах по усилению 5 армии

№ 01076, Симбирск

3 апреля 1919

16 час 45 мин

На № 1470/оп и 1477/on

(Директивы Главного командования Красной Армии. - М., 1969. - С. 548).

9. Заголовок фонодокументов.

В состав заголовка фонодокумента входят следующие элементы, расположенные в определенном порядке: жанр фонодокумента, автор, адресат (в письмах и обращениях), краткая аннотация содержания, дата записи, место создания фонодокумента.

Сведения, необходимые для составления заголовка, определяются по учетным документам и текстовой сопроводительной документации, внешним атрибутам оригиналов и содержанию фонодокументов. Для выявления отсутствующих данных следует обратиться к архивным документам, справочникам, литературе, мемуарам и непосредственно к авторам и участникам событий, запечатленных в фонодокументе.

Наличие тех или иных элементов заголовка, а также порядок их расположения зависят от способа, типа, вида, формы издания, а также от жанра фонодокумента.

Жанр фонодокумента устанавливается в соответствии с современной жанровой классификацией (выступление, беседа, репортаж, композиция, документальная радиодрама и др.).

Автор и адресат фонодокумента. Фонодокументы являются результатом коллективного творчества, в котором в зависимости от жанра и формы принимают участие журналисты, редакторы, звукорежиссер, звукооператор, участники события, исполнители.

Если лицо, производившее звукозапись, выполняло только технические функции, то автором фонодокумента является участник или выступающий.

Лица, сыгравшие существенную роль в создании фонодокумента, указываются, как правило, в заголовке.

Документальная радиокомпозиция “Сальская степь” выездной бригады редакции “Последние известия” Всесоюзного радиокомитета (режиссер В. Гейлшн, звукооператор Г. Азаров, ответственный редактор А. Фонштейн)

Не позднее 1 мая 1933

Северный Кавказ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, необходимо отметить важность заголовка как реквизита в археографическом оформлении документа.

Отличие исторического документа от документа современного делопроизводства заключается в составных частях и принципах составления заголовков. В первых обычно присутствуют 6-8 основных элементов, названных вначале реферата, а в современных заголовках подобное не требуется.

Существует много принципов составления заголовков документов, что связано с сочетаниями различных факторов - вида, типа издания, характера публикуемых документов, формы и содержания и др.

Ввиду всего вышесказанного становится ясна специфичность заголовка как такового, необходимость соблюдения его элементов и важность как составной части документа.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.

Правила издания исторических документов в СССР. - М.: 1990.

Реквизиты документов. - Режим доступа к ресурсу: http://termika.ru/dou/enc/razd1/rekvizit18.htm

Array

Страницы: 1, 2, 3