Організація документообігу в установі

Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.

Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.

Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ.

Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.

Розпорядження з оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів органів державної служби, рішень колегій можуть видаватися розпорядження.

Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ», «ДОРУЧАЮ», «ВИМАГАЮ» та ін.

Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції. [6]

Накази бувають кадрові та з загальної діяльності.

Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.

Накази з загальної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.

Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві є нормативним. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь виконання вказівок. Накази можуть бути нормативними індивідуальними. Та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві керівника. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.

Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компетенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу. До проекту наказу додаються документи, які обґрунтовують його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обов'язків.

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники підприємств, але і інші державні органи, діяльність яких ґрунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавства накази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих об'єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини пов'язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.

Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа, місце видання, номер, індекс за класифікатором та номенклатурою справ, дату підписання, заголовок, текст і підпис керівника.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій - містяться приписи з указанням виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і подається у наказовій формі.

5. Положення як нормативний документ, що регламентує діяльність державних органів, їх структурних підрозділів. Різновиди положень. Типове та індивідуальне положення. Вкажіть на структуру типового положення про структурний підрозділ

Наказом Головного Управління Держслужби України Про затвердження порядку підготовки організаційних документів в Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах від 13 липня 2006 року № 255 затверджено Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців (затвердженого наказом Головдержслужби України від 1 вересня 1999 р. № 65).

Положення - це підзаконний нормативно-правовий акт, який встановлює структуру і функції будь-якого органу, визначає форми та умови здійснення певної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів (відділів, секторів).

За змістом розрізняють такі положення: * про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозді-ли -- комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організа-ції роботи; * що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; * про організацію й прове-дення різних заходів -- культурних й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають уста-нови, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підпри-ємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні -- створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпоряд-ковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положен-ня).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

Положення про територіальний орган розробляється безпосередньо цим органом відповідно до Типового положення про управління державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 липня 2004 р. № 842.

Обов`язковими реквізитами положень є: найменування виду документа, дата документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.

Положення є:

1.     Про структурні підрозділи організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України.

2.     Положення про відділи та сектори у складі структурного підрозділу організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про організаційний відділ управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України; Положення про сектор кадрової роботи управління організаційно - аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головного управління державної служби України

3.     Положення про колегіальний або дорадчий орган організації (установи і т.д.) Наприклад: Положення про колегію Головного управління державної служби України)

Текст положення про структурний підрозділ (відділ, сектор) включає наступні розділи:

Загальні положення. Основні завдання.

Функції. Структура.

Права і обов'язки. Начальник управління.

Взаємодія. Загальні положення

У розділі вказуються повна офіційна назва структурного підрозділу (відділу, сектору), чим керується структурний підрозділ (відділ, сектор) у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, здійснення планування роботи, порядок призначення і звільнення з посади керівника структурного підрозділу (відділу, сектору).

Основні завдання. У розділі зазначається перелік основних завдань, що регламентують діяльність структурного підрозділу за організаційно-юридичними ознаками та за змістом діяльності.

Функції. У розділі перераховуються функції, які виконує структурний підрозділ (відділ, сектор) (облік, аналіз, створення банку даних, участь у розробленні проектів організаційно-розпорядчих документів, здійснення контролю, створення комісій для перевірки, участь у підготовці та проведенні засідань, сприяє, готує, вносить пропозиції і т.п.) для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності структурного підрозділу (відділу, сектору).

Структура. У розділі зазначається структура та штатна чисельність структурного підрозділу (відділу, сектору) Головного управління державної служби України.

Права і обов'язки. У розділі перераховуються права, якими може користуватись структурний підрозділ (відділ, сектор) для здійснення своїх повноважень при виконанні покладених на нього завдань та обов`язків, що передбачають вимоги цих завдань.

Начальник управління. У розділі зазначаються обов'язки і права начальника структурного підрозділу (відділу, сектору), а також, у разі відсутності начальника структурного підрозділу (відділу, сектору), хто виконує його обов'язки та несе відповідальність за виконання покладених на підрозділ завдань.

Взаємодія. У розділі вказується перелік підрозділів і організацій з якими взаємодіє структурний підрозділ (відділ, сектор) та з яких питань.

Положення про структурні підрозділи центрального апарату Головдержслужби України розробляються їх керівниками, погоджуються із заступником Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків), юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю, управлінням організаційно-аналітичного забезпечення керівника та кадрової роботи і затверджуються Начальником Головдержслужби України.

У територіальних органах Головдержслужби України положення про відділ розробляється його начальником відповідно до положення про територіальний орган, погоджується із заступником начальника територіального органу, юрисконсультом, затверджується начальником територіального органу.

Обов'язковими реквізитами положення про структурний підрозділ є: найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження. [2]

6. Нові технології роботи з документами

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.

Електронний документообіг -- це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

- засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;

- засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

- автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

- психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

- служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

- технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;

- електронний аналог власноручного підпису;

- засоби передачі даних;

- засоби збереження електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічно доповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці держслужбовців при роботі з документами. [7]

« Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму» (звитяг з Примірної інструкції про організацію діловодства в установі). [1]

7. Поняття документообігу. Організація документообігу в установі

Документообіг - рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.

Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

Організація роботи з документами залежить від об'єму документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Незалежно від об'єму діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого дільниці - експедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється дільниця по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.

Про правила відправлення документів говорилося вище, тож зупинимося на правилах обробки вхідних документів. В нормативних документах регламентування правила первинної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:

Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересиланню адресату.

Перевіряється цілісність конверта, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.

При поступленні електронних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.

Експедиція веде облік всіх вхідних документів - на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата поступлення, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного прославлення вхідного регістрованого індексу.

Страницы: 1, 2, 3