Учет и отчетность о движении денежных средств седьскохозяйственного предприятия

Деньги из кассы выдают также на основании платежных ведомостей, например, при выплате заработной платы (оплаты труда). Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы (оплаты труда). Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также об оставшейся невыданной сумме, подлежащей депонированию.

Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах (через копировальную бумагу). Второй (отрывной) экземпляр кассир после выведения результатов за день передает в бухгалтерию в качестве отчета о кассовых операциях за день. К отчету прилагаются все поступившие в кассу за день документы. При небольшом объеме кассовых операций допускается сдача отчетов за несколько дней, но не реже одного раза в три-пять дней.

Движение денег в кассе кассир должен учитывать в кассовой книге типовой формы. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день.

2.3. Способ и методика учета безналичных денежных средств

Все предприятия обязаны хранить свободные денежные средства на расчетных счетах в банковских учреждениях. Обследованное хозяйство имеет открытый расчетный счет в Сальском районном отделении банка «Центр-Инвест». Для открытия расчетного счета хозяйство должно было предоставить в банк специальное заявление по установленной форме. Это заявление подписывают руководитель хозяйства и главный бухгалтер. К заявлению прилагают карточку (в двух экземплярах) с образцами подписей и оттиском печати. Помимо карточки хозяйства представляют копию надлежаще утвержденного устава (положения) или другого соответствующего документа о создании предприятия (приказ, постановление, решение и др.). При открытии расчетного счета организации самостоятельно выбирают удобные и выгодные для себя банки.

В некоторых случаях, согласно банковским правилам, деньги по товарным операциям могут быть взысканы на основании распорядительных документов получателя. В этих случаях организация-получатель выписывает и сдает в банк для получения платежа специальный документ - платежное требование. По этому документу причитающуюся сумму банк перечисляет со счета плательщика на счет предприятия-получателя [21].

На расчетный счет поступают денежные средства за проданную продукцию, за выполненные работы и услуги на сторону, кредиты банка, свободные денежные средства из кассы, прочие поступления по основной деятельности. Деньги на расчетный счет зачисляют согласно банковским правилам на основании типовых денежных и расчетных документов. Например, наличные деньги из кассы хозяйство вносит на расчетный счет на основании объявления на взнос наличных денег. При этом банк выдает квитанцию о приеме денег.

С расчетного счета производятся следующие платежи: за полученные от других организаций и предприятий товарно-материальные ценности и оказанные услуги, выдача наличных денег в кассу для оплаты труда и на различные хозяйственные нужды, по обязательствам перед государственным бюджетом, на погашение задолженности по банковским кредитам, прочие, связанные с хозяйственной деятельностью. Все платежи с расчетного счета банк производит по мере поступления документов для оплаты. Но если на счете недостаточно средств для оплаты всех документов, то соблюдается очередность в соответствии с хронологической последовательностью поступления документов к оплате (с учетом установленных групп очередности).

Для контроля за движением денежных средств на счетах в банке и для отражения этих операций в учете сельскохозяйственные предприятия периодически получают из банка выписки из расчетных счетов. В выписках указывают все суммы поступлений и платежей. К выписке прилагаются соответствующие документы, на основании которых были произведены записи. Практически выписки представляют собой вторые экземпляры соответствующего лицевого счета хозяйства, ведущегося в банке.

Распорядителями денежных средств, находящихся на расчетных счетах, являются руководитель организации и главный бухгалтер, которые подписывают все документы, на основании которых производится списание денег. В связи с этим при смене одного из двух распорядителей денежных средств (руководителя организации или главного бухгалтера) в учреждение банка должна быть представлена новая карточка с образцами подписей и оттиском печати организации.

Поступление денежных средств на расчетные счета в основном происходит от зачисления выручки за проданную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги на сторону, а также внесения наличных денег из кассы, арендной платы и т. п.

С расчетного счета производятся следующие платежи: за полученные материальные ценности поставщикам, за выполненные работы, услуги подрядчикам, платежи по налогам, погашение задолженности по банковским кредитам (займам), на финансовые вложения, выдачу наличных денег в кассу для оплаты труда и на различные хозяйственные нужды и т.д.

Платежи с расчетных счетов производятся на основании распорядительных документов хозяйств и по платежным документам организаций-получателей. К распорядительным документам относятся: денежные чеки, платежные поручения и некоторые другие документы.

По денежному чеку банк выдает с расчетного счета наличные деньги.

По платежному поручению банк производит безналичное перечисление средств на счет другой организации. В платежном поручении указывают: наименование получателя и адрес его банка, сумму перечисленных средств и вид платежа. Все распорядительные документы выписывает хозяйство и предъявляет их в учреждение банка. На основании этих документов банк перечисляет средства со счета.

Платежные поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки, не считая день выписки документа, и принимаются банками к исполнению без ограничения суммы только при наличии средств на счете плательщика. Первый экземпляр должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации и иметь оттиск печати. Помарки и подчистки в платежных поручениях не допускаются.

На основании совместного Приказа МНС, ГТК и Минфина России от 01.10.2001 г. № БГ-3-10/373, 961, 80Н «Об утверждении правил указания информации в полях «Плательщик», «Получатель» и «Назначение платежа» расчетных документов на перечисление платежей на счета по учету доходов и средств бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, а также взыскание недоимок, пеней и штрафов» новый порядок по расчетам вводится с 2002 г.

Расчеты с помощью платежных поручений осуществляются по договоренности сторон и по товарным операциям, которые могут быть срочными, досрочными и отсроченными.

Срочный платеж совершается в следующих вариантах:

а) авансовый платеж, т. е. до отгрузки товара или предоставле-ния (оказания) услуг;

б) после отгрузки товара или оказания услуг, т.е. путем прямого акцепта товара или выполненных услуг (работ);

в) частичные платежи при крупных сделках.

Досрочный и отсроченный платежи могут иметь место в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения сторон.

При предварительной оплате поставщику предоставляется право о востребовании стоимости товаров или оказания услуг через банк с покупателя.

Поставщик, выписав платежные требования-поручения вместе с транспортно-отгрузочными документами (три экземпляра), направляет их в банк покупателя. Банк покупателя, получив документы, передает плательщику платежные требования-поручения, оставляя транспортно-отгрузочные документы в картотеке № 1 плательщика.

Плательщик обязан возвратить в обслуживающий банк платежное требование-поручение в течение трех дней со дня поступления его в банк плательщика.

При согласии полностью или частично произвести оплату руководитель и главный бухгалтер предприятия-плательщика подписывают и ставят оттиск печати на всех экземплярах платежного требования-поручения и передают их в обслуживающий банк.

Об отказе полностью или частично оплатить платежное требование-поручение плательщик уведомляет обслуживающий его банк в течение трех дней после получения документов.

2.4. Бухгалтерская отчетность
о движении денежных средств

Для учета движения денежных средств существуют общепринятые узаконенные формы документов. Приказом Минфина РФ от 13.01.2000 г. № 4н, приказом Минфина РФ от 22.07.2003 г. № 67н утверждена форма бухгалтерской отчетности о движении денежных средств (форма № 4).

Отчет о движении денежных средств должен отражать сведения о потоках денежных средств (поступление, направление денежных средств) с учетом их остатков на начало и конец отчетного периода в разрезе текущей деятельности, инвестиционной деятельности и финансовой деятельности.

В форме № 4 отражаются данные о движении денежных средств организации, учитываемых на счетах 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и 55 «Специальные счета в банках». Отчет о движении денежных средств составляется в рублях.

Так как форма заполняется в разрезе текущей (основной), инвестиционной и финансовой деятельности (соответственно графы 4, 5 и 6 формы № 4), особое значение имеет правильное разделение движения денежных средств по видам деятельности организации. При заполнении формы необходимо иметь в виду, что текущая деятельность - это основная (уставная) деятельность, осуществляемая в соответствии с предметом и целями деятельности организации.

Инвестиционная деятельность - это осуществление капитальных вложений в недвижимость, оборудование, нематериальные активы. Кроме того, к инвестиционной деятельности относятся долгосрочные финансовые вложения (приобретение ценных бумаг, вложение денежных средств в уставные капиталы других организаций). В графе формы «По инвестиционной деятельности» показываются также доходы, полученные от реализации капитальных вложений (продажа земельных участков недвижимости и т.п.).

Под финансовой деятельностью понимается деятельность, связанная с осуществлением краткосрочных вложений (вложение средств на срок меньше 12 месяцев), а также с выпуском облигаций или иных краткосрочных ценных бумаг (векселей и др.). Отчет о движении денежных средств включает четыре раздела: остаток денежных средств на начало года - 1, поступило денежных средств - 2, направлено денежных средств - 3, остаток денежных средств на конец года - 4. В конце отчета даются справочные данные о движении наличных денежных средств. В первом разделе по строке 010 отражается остаток денежных средств на начало года в кассе и на счетах в банке (счета 50-57). Остаток показывается общей суммой без разграничения по видам деятельности, поскольку денежные средства в остатке еще не получили своего целевого назначения. Остаток денежных средств переносится в данный раздел из соответствующих регистров бухгалтерского учета по учету денежных средств (дебетовых ведомостей из журналов-ордеров № 1-АПК, 2-АПК, 3-АПК) и должен соответствовать остатку денежных средств на начало года в бухгалтерском балансе (ф. № 1, строка 260).

3. УЧЕТНО-ОТЧЕТНЫЕ ОПЕРАЦИЙ ПО ДВИЖЕНИЮ
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ОАО «СЕЯТЕЛЬ»

3.1. Учет движения наличных денежных средств
в кассе предприятия

Согласно требованиям законодательства операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается специально выделенное материально ответственное лицо - кассир, который несёт материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При поступлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинён ущерб хозяйству, то он будет обязан его возместить.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром (болезнь и др.) все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. В хозяйствах нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы (оплаты труда) на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе администрация хозяйства обязана создавать необходимые условия. В частности, помещение кассы должно быть изолированно от других помещений, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальных несгораемых шкафах; по окончании рабочего дня кассир запирает шкафы и опечатывает их сургучной печатью. В кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие хозяйству, например вещи кассира.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе проводятся периодические ревизии, во время которых полностью пересчитывают наличные деньги и проверяют все прочие ценности. Эти ревизии проводят не реже одного раза в месяц и внезапно, что повышает их действенность.

В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Для этого учреждение банка устанавливает Хозяйству лимит остатка средств в кассе. Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы (оплаты труда) от трех до пяти дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Не использованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и т.д.

Для получения денег с расчетного счета учреждения банка на основе специальных заявлений Хозяйству выдают чековые книжки, в которых все чеки заранее пронумерованы; на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в Хозяйстве. Запрещается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают, как правило, на кассира.

Согласно требованиям, не реже одного раза в месяц в ОАО «Сеятель» проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения инвентаризации руководитель хозяйства приказом назначает специальную комиссию с обязательным включением в нее представителя бухгалтерии. В Хозяйстве инвентаризацию кассы проводит ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей подлежат оприходованию. Одновременно выясняются причины их возникновения.

Движение денег по кассе в системе бухгалтерских счетов учитывается на активном счете 50 «Касса». Счет 50 имеет два субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» в Хозяйстве учитываются наличные денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.

По дебету субсчета 50-1 отражается поступление денег в кассу. В зависимости от каналов поступления денег корреспондирующими счетами могут быть: расчетный счет, прочие счета денежных средств в банке, счета учета расчетов, кредитов банка и т.п. Отдельные операции по поступлению денежных средств в кассу хозяйства представлены в виде записей:

1) Оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц:

- дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

- кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

2) Поступили деньги в кассу с расчетного счета:

- дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

- кредит счета 51 «Расчетный счет».

3) Поступили деньги в кассу в порядке краткосрочного кредита:

- дебет счета 50 «Касса»

- кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

4) Поступили деньги в кассу со специальных счетов в банке:

- дебет счета 50 «Касса», субсчет 1

- кредит счета 55 «Специальные счета в банках».

По кредиту субсчета 50-1 «Касса» отражается расход наличных денег. В зависимости от того, на какие цели выданы или израсходованы деньги из кассы, корреспондирующими счетами являются счета затрат, учета расчетов с персоналом, учета расчетов с дебиторами и кредиторами, учета денежных средств в банке и другие счета. Вот некоторые операции по выдаче денежных средств из кассы хозяйства.

1) Выданы деньги подотчетным лицам:

- дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»