Организация учета товарных операций в розничной торговле»

Прием товаров на склад покупателя осуществляется материально-ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов. Этими документами являются: технический паспорт, сертификат, счет-фактура, описи, упаковочные ярлыки. При отсутствии данных документов или некоторых из них составляется акт о фактическом количестве продукции с указанием недостающих документов.

Кроме того возможна выборочная проверка количества товаров с распространением ее результатов на всю партию в случаях. Когда предусмотрено стандартами, техническими условиями. Если покупатель обнаружил нарушение условий договора купли-продажи по количеству, качеству, комплектности в сроки, предусмотренные законом или договором, он должен известить продавца о ненадлежащем исполнении договора купли-продажи (ст. 483 ГК РФ).

Продавец вправе полностью или частично отказаться от удовлетворения требований покупателя о передаче ему недостающего количества товара, замене, если покупатель нарушил обязательства о принятии товара (ст. 483 ГК РФ).

Товар приходуется на склад в подотчет материально-ответственного лица. Заведующий складом составляет складской отчет на основании приходных и расходных документов. Период отчетности с 1 - 7; 8 - 15; 16 - 23; 24 - 31 каждого месяца. На распределительных складах ведется количественно-суммовой учет, на каждое наименование товара ведутся карточки складского учета, в которых отражается: наименование товара, дата поступления, цена и количество поступившего товара, от кого поступил товар.

В приходной части карточки отражается поступление товара по количеству, в расходной части выбытие товара по количеству. С указанием даты отпуска, № фактуры и с ФИО материально-ответственного лица, кому был произведен отпуск.

Все карточки складского учета хранятся на складе под ответственностью материально-ответственного лица.

В складском отчете в адресной части указывается наименование организации торговой единицы и структурного подразделения, фамилия, инициалы материально-ответственного лица, номер отчета, период, за который был составлен отчет. В приходной части фиксируется в стоимостном выражении остаток товаров (на дату составления предыдущего товарного отчета0 и поступление товаров и тары по сопроводительным документам.

Каждый приходный документы записывается отдельно, в приходной части рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период. В расходной части отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период. Каждому расходному документу отводится отдельная строка.

Материально-ответственные лица составляют складские отчеты в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами, подтверждающими поступление и выбытие товаров, предоставляется в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. Все приходные и расходные документы, на основании которых составлен отчет, располагают в хронологическом порядке.

Остатки товаров в стоимостном выражении на карточках складского учета на определенную дату, должны быть равны остатку складского учета на ту же дату.

На основании расходных документов (счет-фактур, накладных) товары со склада поступают в розничную сеть и отделы магазинов.

Контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей посредством правил организации, материальной ответственности в торговой организации, правильное ведение карточек складского учета (своевременное отражение на них поступления, выбытия товара), проведение плановых и внезапных инвентаризаций, в ходе которых проверяется и документированно подтверждается наличие и состояние товара ведут:

1. Сохранности товарно-материальных ценностей.

2. выявление неходовых, залежалых недоброкачественных товаров.

3. Увеличение закупок товаров, пользующихся покупательским спросом.

Материально-ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров.

Товарный отчет состоит из 3-х частей: адресной. Приходной и расходной.

В адресной части указываются следующие показатели:

1. Наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения.

2. Ф.И. О. Материально-ответственного лица.

3. Лимит остатка товаров.

4. Номер отчета и период, за который составлен товарный отчет.

В приходной части отчета отражается информация о состоянии товарных запасов в стоимостном выражении на начало отчетного периода и поступление в отчетный период товаров и тары. Все записи в торном отчете производятся на основе соответствующих документов. Каждый приходный документ записывают отдельно с отражением источника поступления товара, номер и даты документа, сумму поступивших товаров.

В расходной части отчета формируется информация о выбытии товара (реализация, возврата недоброкачественного товара) в хронологическом порядке. Каждый расходный документ отражается в отчете отдельной строкой.

Показатель остатка товара на конец отчетного периода определяется как разница между показателями всего поступления товаров с остатком на начало отчетного периода и его расходом за отчетный период.

Сроки составления и предоставления в бухгалтерию материально-ответственным лицом товарно-денежных отчетов устанавливает руководитель и главный бухгалтер, в зависимости от работы предприятия. По методическим рекомендациям определена максимальная продолжительность отчетного периода - 10 дней, 7 дней.

Особое место в операциях торгового предприятия занимают кассовые операции, т. к. значительная часть выручки у данных организаций поступает через кассы.

На этом участке вероятность злоупотреблений очень велика, наличные деньги, поступившие за проданный товар, могут не попасть в кассу (присвоение их кассиром), поэтому прием наличных денег предприятиями производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. В соответствии с Законом РФ от 22.05.2003 г. применены контрольно-кассовые машины при осуществлении денежных расчетов с населением. Установлена обязанность всех предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица), организаций, учреждений осуществлять денежные расчеты с населением при проведении торговых операций с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Согласно закона ФР от 22.05.2003 № 594-13 о применении контрольно-кассовых машин предприятия, которые применяют кассовые машины обязаны:

1. использовать исправные кассовые машины.

2. Регистрировать контрольно-кассовые машины в налоговых органах по месту нахождения предприятия.

3. Выдавать покупателю вместе с покупкой отпечатанный контрольно-кассовый чек за покупку, подтверждающий выполнение обязательств по договору купли-продажи.

4. Обеспечить работникам налоговых органов и центром технического обслуживания контрольно-кассовых машин безпрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам.

Кассир-операционист заводит на контрольно-кассовую машину книгу по форме №24 (приложением 31). Она должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, главного бухгалтера предприятия и печатью.

Записи в книге кассира-операциониста производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Не допускаются исправления без оговорок, заверенных подписями кассира, директора, главного бухгалтера.

Контролер-кассир при работе на контрольно-кассовой машине обязан:

1. Проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нуменатор на нули.

2. Напечатать два или три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печати реквизитов на чековой и контрольной лентах и правил установки дататора и нуменатора.

3. Получить от покупателя деньги за товары, согласно суммы, обозначенной в ценнике.

После завершения работы кассир обязан подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру или инкассатору банка.

В торговой организации для контроля за сдачей торговой выручки, ее сохранностью проводится инвентаризация. Разница между показателями секционных счетчиков на начало и конец дня отражает сумма выручки кассира. В том случае, если возникнут расхождения в объеме сдаваемой кассиром-операционистом выручки и показателями контрольно-кассовой машины, фактическая сумма выручки определяется путем сложения суммы, напечатанной на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам. Представитель администрации, инвентаризационной комиссии с кассиром должен выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы книги кассира-операциониста.

Контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег, должны храниться на предприятии в упакованном виде в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. Ответственность за хранение этих документов несут руководители предприятий, другие работники по письменному указанию руководителей предприятий.

Аналитический учет по счет 41 «Товары» ведется в натурально-стоимостном выражении по ответственным лицам, наименованиям (сортам, партиям), а в необходимых случаях и по местам хранения в ведомости № 10.

При ведении натурально-стоимостного учета могут применяться два различных метода учета товаров: сортовой и партионный.

При сортовом методе товары учитываются на карточках сортового учета, где отражаются наличие и движение (приход и расход) товаров.

При партионном методе учет товаров ведется в таком же порядке, как и при сортовом методе, но отдельно по каждой партии товаров. Под партией понимаются товары, поступившие одновременно по одному документы либо по нескольким документам.

Особенности партионного метода учета товаров:

1. При использовании этого метода аналитический учет товаров ведется на специальных карточках (партионных картах), на которых учитывается поступление товаров данной партии и расход товаров только из данной партии.

2. Партионные карты регистрируются с присвоением номера данной партии товаров.

3. Каждая партия товаров размещается обособленно, т.е. отдельно от других товаров.

4. В первичных расходных документах делаются отметки об отпуске товаров из данной партии (указание № партионной карты).

5. После полного выбытия данной партии товаров или при наличии незначительных остатков производится по данной партии товаров инвентаризация.

После того, как произвели записи в карточке учета по каждому товару и вывели остаток на конец месяца в количественном и суммовом выражении по каждому наименованию товара, то все остатки складываются, и получается остаток товаров в подотчете материально-ответственного лица по всему торговому предприятию. Этот остаток должен равняться фактическому наличию товаров, находящихся в магазине, в этом заключается обобщение и сверка данных аналитического учета наличия и движения товаров.

Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние, оценка (п. 26 «Положение по ведению бухучета и бух. отчетности в РФ». Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29.07. 98 г. № 34-Н).

Проведение инвентаризации обязательно:

1. При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже.

2. Перед составлением годовой бух. отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

3. При смене материально-ответственных лиц.

4. При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

5. При реорганизации или ликвидации предприятия (п. 27 «Положение по ведению бухучета и бух. отчетности в РФ»).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данным бухучета отражается на счетах бухучета в следующем порядке:

а) излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и данная сумма зачисляется на финансовые реквизиты у коммерческих организаций и увеличение дохода у некоммерческих организаций;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки организации, сверх норм - за счет виновных лиц.

Если суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческих организаций или увеличение расходов у некоммерческих организаций. (в ред. Приказа Минфина РФ от 30.12.99 № 107Н).

Инвентаризации подлежат все товары организации независимо от местонахождения, а также товары, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки и т.д.

Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально-ответственным лицам.

Инвентаризацию можно проводить как сразу по всему ассортименту, так и в процессе работы организации, например по группам товаров, секциям магазина и т.д.

Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия.

Состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтеры и другие специалисты. Если это необходимо, в комиссию могут входить аудиторы, работающие в данной организации или привлекаемые из других аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проверка фактического наличия товаров производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Фактическое количество товаров при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания или замера. При этом руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную точную проверку наличия товаров в установленные сроки, обеспечивать комиссию грузчиками для перемещения и взвешивания товаров, технически исправными весами, мерной тарой и другими контрольно-измерительными приборами.

Если товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, то их количество можно определять на основании документов, но при этом необходимо обязательно выборочно проверить хотя бы часть этих товаров. Масса (объем) насыпных товаров проверяется на основании замеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании взвешивания) данные этих, ведомостей сличают и выверенный итог вносится в опись. Акты замеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи товаров.

До начала проверки фактического наличия товаров комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам ордеров (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (указывается дата)», для того чтобы бухгалтер мог установить остатки товаров на начало инвентаризации.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все товары, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров.

Если инвентаризация товаров проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Тогда инвентаризационная комиссия проверит эти факты и исправит ошибки.

В период между инвентаризациями в организациях с большой номенклатурой товаров могут проводиться выборочные инвентаризации товаров в местах их хранения. Выборочные инвентаризации осуществляются инвентаризационной комиссией по приказу руководителя организации.

Инвентаризация товаров, как правило, проводится в порядке расположения товаров в данном помещении. При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки товаров вход в помещение не допускается (например, пломбируется).

По результатам инвентаризаций (в отсутствие хищений) легко рассчитать стоимость проданной продукции. Для этого, например, на каждое 1-е число каждого месяца проводят инвентаризацию остатков товара в данном подразделении. Затем рассчитывают стоимость проданной продукции, которая будет равна стоимости остатка товаров на начало месяца плюс стоимость поступивших в этом месяце товаров (по данным накладных или дневных заборных листов) и минус стоимость остатков товаров на конец месяца.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

При инвентаризации товаров используются формы №№ ИНВ-2 - ИНВ-7, ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9, ИНВ-19 и приказы по формам №№ ИНВ-22 - ИНВ-26.

Распоряжение о проведении инвентаризации оформляется на бланке «Приказ о проведении инвентаризации» (форма № ИНВ-22), в котором определяются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

Сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационные акты и описи по форме № ИНВ-3 «Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей», № ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных», № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» и др.

Каждая из описей составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за хранение. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственных лиц.

Все товары заносятся в опись отдельно по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.).

Товары отражают в тех ценах, в которых они числятся в бухгалтерском учете.

Если комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет товаров и записать их в инвентаризационную опись, то используется форма № ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык».

Заполняется она в одном экземпляре членами комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарами. В конце инвентаризации данные из формы № ИНВ-2 переносят в опись формы № ИНВ-3.

Если у организации есть товары, которые приняты на ответственное хранение, то по ним составляют отдельную опись по форме № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».

На находящиеся в пути товара должка заполняться отдельная форма - «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» (форма № ИНВ-6).

При исправлении ошибок вручную во всех экземплярах описей неправильные записи зачеркиваются и над ними ставятся правильные записи. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки. Незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.

В конце описи материально-ответственные лица дают расписку о проведении комиссией проверки товаров в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи товаров на ответственное хранение.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8