Коммуникации в малых группах

С этой точки зрения коммуникации представляют собой процесс обмена информацией между двумя (или более) социальными субъектами с целью обеспечения наиболее успешного приема и понимания информации, являющегося предметом обмена. С помощью такого подхода к процессу коммуникации можно решать следующие научно-практические задачи в организации:

изучать и совершенствовать информационные потоки в организации, поскольку при возникновении каких-либо нарушений в ходе обмена сообщениями (задержки, перегрузка канала и т.д.) можно проанализировать каждый определенный элемент или этап, выяснить, где именно произошел “разрыв”, и попытаться устранить его;

изучать процесс принятия управленческих решений, подбирать и создавать условия для наиболее эффективного управленческого воздействия, а также выявлять причины, мешающие принятию эффективных управленческих решений.

Наряду с положительными чертами, присущими рассмотренной модели, у нее есть ряд недостатков:

рассматриваются только парные, а не сетевые коммуникационные связи;

изучаются только линейные коммуникации - от источника к получателю, а не наоборот, т.е. только предельно простые коммуникационные связи.

Опыт изучения процессов коммуникации в организации показывает, что в действительности коммуникации - это сложные, переплетающиеся сети, а не простое общение отправителя и получателя.

2.2.2. Модель сетевого анализа коммуникационных сетей

Коммуникационные сети в малых группах могут иметь различные конфигурации, что оказывает значительное влияние на процессы коммуникации и поведение членов организации.

Каждая из коммуникационных сетей в малых группах приспособлена для решения определенных управленческих и производственных задач. Следует обратить внимание на положение лидера в группе. Функции лидера заключаются в обработке, коррекции информации и передаче ее другим членам малой группы “для исполнения”.

а) “Круг” - децентрализованная сеть в малой группе, что выражается в положении лидера, подобного всем членам группы. При такой форме сети информация циркулирует по кругу, постоянно обновляясь, и каждый член группы способен повлиять на общий ход коммуникационного процесса, а роль лидера заключается в регулировании циркулирующих потоков информации и соблюдении направления ее движения строго по кругу, исключении хаотичности. Сети такого типа наиболее эффективны при выполнении групповых задач, требующих творческого подхода, способствуют тому, что членов группы удовлетворяет их деятельность, поскольку соблюдаются формальное равенство в отношении принятия решений и демократизм в отношениях между членами группы и лидером. Многочисленные исследования, проведенные в малых группах, показали, что в коммуникационной сети типа “круг” (например, “круглый стол”) резко снижается возможность возникновения деструктивных конфликтов.

6) “Штурвал” - сильно централизованная сеть, т.е. информационный лидер группы находится в центре, к нему сходятся все коммуникационные потоки. Данная сеть не предусматривает общения членов группы между собой. Эта сеть идеально подходит для выполнения группой достаточно простых задач с высокой скоростью, когда каждый член группы получает четкое задание и предоставляет информацию о его выполнении только лидеру, не получая никакой дополнительной информации со стороны. Как правило, при такой конфигурации возникает большое количество ошибок вследствие слабости обратных связей и невозможности взаимных коррекций ошибок между членами группы. При усложнении заданий или увеличении численности членов группы, постоянно связанных с лидером, у последнего наступает информационная перегрузка, что приводит к еще большему количеству ошибок и некачественному выполнению заданий. Коммуникационная сеть “штурвал” эффективна при жесткой централизации власти в руках руководителя или лидера и слабой включенности рядовых членов группы в процесс принятия управленческих решений.

в) “Цепь” - сеть со слабой централизацией. Такая сеть используется в условиях многозвенных технологий (при большом количестве последовательно выполняемых операций). Здесь лидер фиксирует лишь конечный результат и дает указание на выполнение следующего технологического цикла. Поскольку “цепь” содержит большое количество звеньев, происходит сильное искажение информации (обратная связь осуществляется последовательно через все звенья цепи к лидеру), когда, например, исполнитель (последнее звено цепи) вносит какое-либо предложение и оно проходит “по инстанциям” к высшему руководству, причем каждый следующий член сети может внести коррективы в это предложение. Такая сеть, в которой лидер фактически не может осуществлять эффективный контроль на всех участках, применима только в случае, когда члены группы сами заинтересованы в выполнении порученных заданий и контролируют действия своих ближайших “соседей”.

Например, сети типа “цепь” используются в японской системе организации производства “точно вовремя”. Здесь каждый исполнитель получает строго определенное количество деталей мелкими партиями; так, если сборщик должен собрать двадцать узлов, то он получает строго двадцать болтов. Если в этой партии попадется один некачественный болт, то сборщик не сможет собрать один узел. Поскольку санкции осуществляются по конечному результату, то за некачественный болт ответственность должен нести сборщик. Поэтому он стремится сам контролировать деятельность рабочего, изготавливающего болты. Очевидно, что такой контроль возможен только при общей заинтересованности в результатах работы.

г) “Игрек”, или “цепь со сторожем” - сеть, имеющая разветвления. Здесь “сторож”, перерабатывающий информацию для лидеров, ставится на разветвлении сети. Присутствие “сторожа” исключительно важно для лидера, так как позволяет ему получать обобщенную информацию сразу из двух цепей без информационной перегрузки. Конфигурация “игрек” характерна, в частности, для линейных иерархических структур; в этом случае к руководителю поступает обобщенная информация о деятельности нескольких отделов от заместителя, помощника или диспетчера. При многих достоинствах разветвленных коммуникационных сетей они имеют ряд недостатков: наличие искажений в сетях и, самое главное, концентрация больших ресурсов информационной власти у “сторожей”, которые могут обобщать, перерабатывать и передавать информацию в нужном для них виде, что снижает значимость и возможности управления у руководителя или лидера. Например, руководитель поручает своему секретарю, выполняющему роль “сторожа”, контролировать потоки информации, которые стекаются к нему от многих подразделений. Секретарь, располагая слабой степенью контроля, может дозировать и распределять информацию, так как имеет дополнительные властные ресурсы.

Цепи типа “игрек” или “шпора” наиболее характерны для функциональных структур организации.

д) “Тент” - конфигурация сети, которая часто используется в продуктовых или многопрофильных структурах управления. Здесь предусматривается прохождение информации по отдельным ветвям структуры с разделением по отдельным регионам или продуктам.

е) “Палатка” - сеть, в которой наряду с вертикальными официально допускаются горизонтальные каналы коммуникации, но не все, а только между верхними эшелонами управленческой структуры; горизонтальные связи не предусмотрены на средних и низших уровнях управления. Таким образом, “палатка” не предусматривает участие низших слоев организации в управлении процессами в организации, но она позволяет образовывать коалиции между представителями высшего уровня руководства.

ж) “Дом” - сеть, в которой существует постоянный обмен информацией между руководителями всех структурных уровней управления. Здесь информация может исходить от высшего органа управления и контролируется им по каналу обратной связи. Однако обратная связь, в которой задействованы представители разных подразделений одного уровня управления, может оказывать отрицательное воздействие на качество управленческих решений, так как в большинстве случаев представители разных структурных подразделений имеют разные интересы в организации и могут находиться даже в состоянии конфликта по причине распределения и перераспределения ресурсов между данными подразделениями.

з) “Паутина” - сеть, характеризуемая большим количеством беспорядочных коммуникационных связей, хаотичным контролем и сложностями при передаче строго дозированной и надежной информации. Представление о “паутине” дает группа, в которой каждый говорит с каждым и со всеми, улавливая в этом огромном потоке информации только ту, которая необходима ему в настоящий момент, а контролирующая и управляющая роль лидера сведена к минимуму. Такая сеть однозначно признается исследователями неэффективной для организации, но это не значит, что она будет неэффективной в условиях неформальной коалиции или в дружеской компании.

В целом можно сказать, что в сетевой модели коммуникационного процесса в организации коммуникация рассматривается как “совокупность большого числа сетей, частично совпадающих и взаимосвязанных так, что они образуют глобальную организационную сеть, состоящую из меньших, относительно автономных сетей”. При этом главная задача, решаемая с помощью сетевого подхода, состоит в выявлении полных коммуникационных сетей (формальных и неформальных), исследовании их положения и условий существования в организации, а также возможных совмещений и дублирования при передачи информации. Такой подход позволяет ответить на следующие вопросы:

правильно ли организация разбита на структурные составляющие (подразделения и службы);

какие механизмы эффективны для координации действий работников;

достаточно ли в организации должностей (функциональных ролей) для осуществления регулирования, фильтрации и связывания информационных потоков, передачи идей и технологий.

Сетевой анализ позволяет понять также динамику коммуникационных процессов и особенности поведения членов организации, так как нередко сети в организации возникают спонтанно (в результате появления новых целей и в ходе повседневного общения членов организации) и постоянно меняются.

Вместе с тем использование сетевого подхода сопровождается рядом трудностей, обусловленных прежде всего тем, что при анализе взаимосвязей между подразделениями и индивидами в организации возникает сложная картина, напоминающая густую паутину, вследствие чего осложняется поиск оптимальных путей передачи информации. Единственный способ избежать этих затруднений - выделение значимых связей, которые оказывают наибольшее влияние на деятельность организации, однако при этом возникает опасность не заметить скрытые коммуникационные связи, которые могут изменить поведение работников и повлиять на деятельность социальных групп в организации Волочкова Т.Н. Общая теория социальных коммуникаций. - М., Просвещение, 1999. С.55.

2.3. Коммуникационные каналы в малых группах

Коммуникационные каналы - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.

Система коммуникационных каналов - совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Коммуникационные каналы обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - оптимизация работы предприятия.

Руководители предприятия (генеральный директор, финансовый директор, начальники служб) должны располагать оперативной информацией, чтобы при возникновении отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения.

Каждый коммуникационный канал - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки:

* документ (на чем физически содержится информация);

* проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);

* исполнителя (человека, который эту информацию передает);

* периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:

* на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

* на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.

Пример графика коммуникационных каналов приведен на рис.4.

Рис.4. Коммуникационные канала предприятия.

К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении (см. табл.3).

Таблица 3. Описание коммуникационных каналов предприятия

№ и вид документа Периодичность (раз в месяц) Исполнитель Получатель Закупка и расходование материалов 1. Товарно-транспортные накладные 200 ОМТС, транспортно-упаковочный цех 1-й бухгалтер по материалам 2. Счета-фактуры 150 Поставщики 1-й бухгалтер по материалам 3. Приходные ордера на запчасти 30 Склад № 1 2-й бухгалтер по материалам 4. Накладные по запчастям 40 Склад № 2 2-й бухгалтер по материалам 5. Лимитно-заборные карты 30 Склад вспомогательных материалов 2-й бухгалтер по материалам 6. Журнал-ордер № 6, журнал-ордер № 10 1 1, 2-й бухгалтеры по материалам Заместитель главного бухгалтера Закупка и расходование ГСМ 7. Требования по ГСМ 100 Склад № 1 2-й бухгалтер по материалам Покупка ОС 8. Приходные ордера на ОС 5 Склады № 1,2 Бухгалтер по ОС 9. Акт о ликвидации ОС 5 Цеха завода Бухгалтер по ОС Начисление заработной платы 10. Табели 180 Цеха завода 1-й расчетчик 220 2-й расчетчик Реализация продукции 11. Счета на предоплату 40 Крупные потребители 1-й бухгалтер по материалам 12. Приходные ордера 120 Мелкие потребители Кассир 13. Приходные ордера 120 Кассир Заместитель главного бухгалтера 14. Акт о взаимозачете 10 Экономист по взаимозачетам (фин. отдел) Заместитель главного бухгалтера Работа с подотчетными лицами и материально-ответственными лицами 15. Договоры с материально-ответственными лицами 30 Материально-ответств. лица 2-й бухгалтер по материалам 16. Расходные ордера, авансовые отчеты 30 Подотчетные лица Кассир Определение затрат и закрытие месяца 17. Материальные ведомости 1 1, 2-й бухгалтеры по материалам Бухгалтер по учету затрат 18. Амортизационная ведомость 1 Бухгалтер по ОС Бухгалтер по учету затрат 19. Своды по зарплате 1 1-й расчетчик Бухгалтер по учету затрат 20. Ведомость по затратам 1 Бухгалтер по учету затрат Заместитель главного бухгалтера 21. Сведение баланса и определение финансового результата 1 Заместитель главного бухгалтера Главный бухгалтер

заключение

В заключении подведем основные итоги курсовой работы. Курсовая работа была посвящена изучению процесса коммуникаций в малых группах. На основании изученного материала можно сделать следующие выводы.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система коммуникационных каналов, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как эффективные коммуникации - это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Коммуникации в малых группах - это и связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Они могут рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало эффективное внедрение и использование коммуникационных каналов, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

список литературы

Андреева Г.М. Социальная психология. - М., Просвещение, 1994.

Богомолова Н.Н. Коммуникация малых групп и общение. - М., Знание, 1988.

Борисов А.В. Коммуникационные каналы: Учебное пособие. - М., ИНФРА-М, 2000.

Волочкова Т.Н. Общая теория социальных коммуникаций. - М., Просвещение, 1999.

Журавлев Г.Т. Прикладная социология: Учебно-практическое пособие / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. - М.: МЭСИ, 1998.

Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998, 137 с.

Пятибратов А.П., Гудындо Л.П., Кириченко А.А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. - М., Финансы и статистика, 2003.

Сергеев А.С. Социальные коммуникации. - М., Психология, 2001.

Социология. Основы общей теории: Учебное пособие/ Под. ред. Г.В. Осипова, Л.Н. Москвичева. - М.: Аспект Пресс, 1996.

Страницы: 1, 2