Використання різних джерел інформації для підготовки та прийняття управлінських рішень

Оперативне планування - це основа основ планування. В оперативних планах стандарти діяльності, описання робіт і т.д. вписуються у таку систему, при якій кожен направляє свої зусилля на досягнення загальних і головних цілей організації.

Всі три типи планів складають загальну систему, яка називається генеральним або загальним планом, або бізнес-планом функціонування організації. Планування передбачає: обґрунтований вибір цілей; визначення політики; розробку мір і заходів (образу дій); шляхи досягнення цілей; забезпечення основи для прийняття наступних стратегічних рішень. [3]

§3 Процес розробки рішення як складова частина теорії прийняття рішень.

В даний час процес розвитку і становлення теорії прийняття рішення як науки проходить досить інтенсивно. Це пов'язано з розвитком і впливом на виробництво результатів інновацій, застосування ЕОМ, а також сучасних кількісних методів. При цьому спостерігається взаємне проникнення і збагачення між окремими дисциплінами і областями знань. Із аналізу складових частин теорії проникнення рішень виникає, що вона не вузька галузь, а наука, яка синтезує безліч знань із різних областей, використовуючи і направляючи їх на підвищення якості розроблених рішень і ефективності управління виробництвом.

Розглядаючи теорію прийняття рішень як узагальнюючу, інші теорії або їх частини, слід перш за все виділяти фактори, що їх визначають. Це умови, в яких прийняття рішення; особа, яка приймає рішення; процес розробки та прийняття рішення.

Умови, в яких необхідно приймати рішення, ряд вчених трактують таким чином; а) вибір рішень в умовах визначеності, тобто, коли результат кожної дії відомий; б) вибір рішень в умовах ризику, коли кожна дія приводить до визначеного результату, причому кожен результат має відому правдоподібну появу і ці імовірності приймаючому рішення відомі; в) вибір рішення в умовах невизначеності, коли кожна дія має багато виходів, правдоподібності яких невідомі. [16, с.10]

Ефективність управлінського рішення багато залежить від
ієрархічного рівня, а також особи, яка приймає рішення. Тому
необхідно встановити, на якому ієрархічному рівні повинно
прийматися те чи інше рішення і хто повинен його приймати.
Класична теорія централізації і децентралізації рекомендує приймати
рішення на самому низькому компетентному рівні, але проблема:
заключається в його визначенні.

Складовою частиною теорії прийняття рішень, де реалізуються визначаючі її фактори, є процес розробки і прийняття рішення, основна проблема якого заключається в визначенні етапів і методів їх формалізації.

Процес розробки та прийняття рішення являє собою обґрунтований вибір стратегії поведінки працівника управління між декількома варіантами (альтернативами) для досягнення поставленої мети. Характерними особливостями процесу є зв'язок з майбутнім, наявність альтернатив і їх раціональний вибір, вольове зусилля і знання особи, яка приймає рішення.

Автори підручника „Основи менеджменту” М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі відмічають, що вирішення проблем, як і управління - процес, так як мова йде про нескінчену послідовність кроків. Керівник турбується не стільки про рішення як про таке, скільки про все, що пов'язане і витікає із нього. Для вирішення проблеми необхідне не одиничне рішення, а сукупність виборів. Тому процес вирішення проблеми являється п'яти етапним плюс впровадження і зворотній зв'язок. Фактичне число етапів визначається самою проблемою. На їх думку послідовність етапів повинна бути: діагностика проблеми; формулювання обмежень і критеріїв для прийняття рішення; виявлення альтернатив; оцінка альтернатив; вибір альтернативи, впровадження, зворотній зв'язок.

РОЗДІЛ ІІ. ІНФОРМАЦІЯ ТА УПРАВЛІННЯ

§1 Поняття „Інформація”

Поняття “інформація” (лат. Informatio - роз'яснення, виклад) має багато значень, з яких найбільш загальне і широке - „відображене різноманіття”. Таке визначення дозволяє розглядати як інформаційні процеси, які проходять в технічних механізмах, живій і неживій природі, в суспільстві. Отже, за інформацію вважали і передачу ознак від клітини до клітини, і від організму до організму. У теорії інформації все різноманіття її форм прийнято ділити на елементарну - інформацію, яка циркулює в неживій природі, біологічну - яка циркулює в живій природі (рослинний і тваринний світ), соціальну - яка осмислена людським суспільством (соціумом).

Певний час в деяких філософських працях була висунута концепція, згідно якої інформація являється однією з основних універсальних властивостей матерії - атрибутом всієї матерії. Такий підхід пов'язує поняття „інформації” з поняттям „відображення” і отримав назву атрибутивного. [17, с.36]

„ Інформація цінна, - говорив академік А.А. Харкевич, - оскільки вона сприяє досягненню поставленої цілі. Одна й та ж сама інформація може мати різну цінність, якщо її розглядати з точки зору використання для різних цілей”. Цінність інформації, таким чином, прямо залежить від цілі, яку ставить перед собою її споживач. З тим чи іншим ступенем припущення ми можемо говорити про ціле покладання і в тваринному, і в органічному світі. Цінність і корисність інформації - це її якісні характеристики, дуже значимі для цілей соціального управління.

Початок нового тисячоліття характеризується глобалізацією світових економічних і політичних процесів, невід'ємною складовою яких є інтенсивне використання досягнень сучасних інформаційних технологій, після вибору Україною шляху до інтеграції в Європу. У сучасному світі інформація є найціннішим глобальним ресурсом. Економічний потенціал суспільства переважно визначається обсягом інформаційних ресурсів та рівнем розвитку інформаційної інфраструктури. Інформація постійно ускладнюється, змінюється якісно, зростає кількість її джерел і споживачів. Водночас зростає уразливість сучасного інформаційного суспільства від недостовірної (а іноді й шкідливої) інформації, її несвоєчасного надходження, промислового шпигунства, комп'ютерної злочинності і т. ін.

§2 Роль інформації в управлінні

З точки зору функціональної структури в системі соціальної інформації, як і в цілому в інформаційній сфері, необхідно виділити функцію управління. Управління розуміється як невід'ємна властивість суспільства, яка властива йому на будь-якому етапі розвитку. Говорячи про соціальне управління, ми не можемо не звернути увагу на ту обставину, що управління на всіх стадіях розвитку людства невід'ємне від відповідних видів інформації. Без інформації управління не зможе існувати. Тому в управлінні соціальними процесами велику роль відіграють усі види інформації, які разом являються складовими інформаційної сфери. Інформаційна сфера в своїй структурі має не лише різноманітні види інформації, але й різноманітні їх форми.

Коли йде мова про головну роль управлінської діяльності в усіх блоках інформації, в тому числі й соціальній інформації. Необхідно мати на увазі, що управлінські відносини і відповідна до них інформація мають подвійний характер: з однієї сторони, вони об'єктивні, тобто створені виробничим способом, економічним базисом суспільства, а з іншої - суб'єктивні, оскільки складаються з відношень між людьми і проходять через їх свідомість. Отже, необхідно мати на увазі дві грані процесу управління - людина водночас виступає і об'єктом, і суб'єктом управління. Вміння бути дисциплінованим, відповідальним за справу, підкоряти своїй волі, приймати правильні рішення поєднується з умінням управляти виробництвом та людьми.

Без інформаційних зв'язків неможливо існування соціальної системи, бо сам процес її зародження, становлення й розвитку тісно пов'язаний з необхідністю „зчеплення” між її елементами, координацією їх дій.

Без інформаційного обміну не можна собі уявити весь процес взаєморозуміння і взаємодії всіх інших компонентів, тобто існування цілісності. Без інформаційного обміну суспільної системи із середовищем, що її оточує, не можливе існування, функціонування та розвиток системи, її життєздатність, адаптація до постійно змінних умов і можливість впливу на зовнішній світ.

Таким чином, лише з допомогою інформаційних зв'язків можливі процеси управління як всередині самої системи так і між системою та середовищем, що її оточує.

В людському організмі безперервно функціонують потоки інформації, які рухаються самі по собі, не проходять через свідомість. Ми їх не відчуваємо, як не відчуваємо роботу серця й легень, коли вони функціонують нормально. Це внутрішні об'єктивні процеси управлінських зв'язків, завдяки яким існують і розвивається живий організм. Та в це й же час ця об'єктивна інформація управління сприймається як суб'єктивна, коли вона осмислена, проаналізована в цілях свідомого управління. [15,с. 140-141]

Управлінську інформацію можна назвати знанням, але не тим яким володіє людина, суспільство, а тією її частиною , яка використовується для управління системою в цілях її вдосконалення й розвитку.

Інформаційні зв'язки переслідують ціль інтеграції людей в суспільстві, об'єднання їх зусиль на досягнення конкретних цілей, програм, змін у соціальному упорядкуванні. Це дуже важлива своєрідна форма соціальної взаємодії. І зрозуміло, що управління різними сферами найбільш ефективне тоді, коли раціонально організовано інформаційне спілкування, обмін знаннями, цінностями культури та мистецтва, коли існує високий рівень поінформованості людей.

Інформаційні процеси ми можемо спостерігати ще й тоді, коли вирішуються великомасштабні задачі управління суспільством, державою, і навіть тоді, коли намагаємося управляти самі собою. Людині необхідно постійно знати про дію навколишнього середовища, щоб своєчасно реагувати на ті чи інші події, належним чином оцінити їх та прийняти необхідні рішення.

Переосмислюючи інформацію, що надійшла, людина збільшує своє внутрішнє багатство. Це викликає потребу в ще більшому збагаченні інформацією із навколишнього середовища, необхідної умови процесу його удосконалення й розвитку. Тому, на основі цього спостереження, говорять, що орган управління повинен бути добре поінформованим, щоб успішно виконувати свої функції.

Управління та інформація безперервно взаємодіють один з одним, вони знаходяться в постійному русі та зміні.

Після отримання інформації, її аналізу та відповідній обробці виробляється рішення, яке приймає суб'єкт управління для подальшого впливу на систему. Під впливом управлінських рішень система знову змінюється, про що надходить відповідна інформація. Такий плин подій являється об'єктивним, це відбувається безперервно. Інша справа - якою інформацією наділений суб'єкт управління. Якщо цієї інформації недостатньо, якщо вона необ'єктивна або поверхова, не глибоко відображає процеси, які відбуваються в суспільстві, то управлінське рішення може бути необґрунтоване, тобто не мати належної наукової основи.

Науковці відмітили цілий ряд структур, що функціонують в суспільстві. Перш за все виділяють управління місцевого типу. Воно здійснюється в тих організаціях, де особа, наділена функціями управління, підпорядковується вище стоячій організації, а в його розпорядженні знаходяться декілька виконавців. У цьому випадку інформація рухається зверху вниз, і вся вона проходить через керівника, який одразу відчуває перевтому, як тільки задачі ускладнюються. Але при невеликому об'ємі інформації, достатньому для вирішення нескладних питань, дана система управління і інформації діє нормально.[15, с.56-58]

§3 Джерела інформації в системі інформаційної діяльності

Для задоволення своїх інформаційних потреб суб'єкти інформаційної діяльності використовують певні джерела інформації.

Джерелами інформації є передбачені або встановлені Законом України „Про інформацію” носії інформації: документи та інші носії, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи. Але на практиці в поняття „джерела інформації” входять об'єкти не передбачені Законом. Це можуть бути різноманітні повідомлення, чутки, що не зафіксовані на матеріальних носіях, або повідомлення з використанням не передбачених законом носіїв тощо.

Таким чином, у системі суб'єктно-об'єктних відносин інформаційної діяльності джерелом інформації є будь-який об'єкт, де нагромаджуються повідомлення, дані, що в подальшому використовуються суб'єктами інформаційних відносин та впливають на їх поведінку.

Якщо проаналізувати значення, в якому на практиці вживається термін „джерело інформації”, то його тлумачення ближче до того, що подається в законі, тоді як канал надходження інформації до користувача (канал зв'язку) не впливає на зміст повідомлення, що несе в собі це джерело інформації. На практиці ж джерело інформації часто розглядається як єдине ціле з відправником інформації та каналом зв'язку. Наприклад, чутки й компромати. Чутки передаються у приватному порядку і до їх сприйняття схильна та чи інша аудиторія. Компромат, в свою чергу, надходить від відправника до отримувача інформації по каналу зв'язку, недоступному для третіх осіб.

Отже, підсумовуючи все наведене, слід зазначити, що джерело інформації, орієнтоване на масового споживача, еквівалентне повідомленню. Проте варто сказати, що механізм управління поширенням масової та індивідуально орієнтованої інформації різні, що, в свою чергу, впливає на механізми функціонування джерел інформації і певною мірою - на зміст повідомлень.

Як відомо, аналіз джерел інформації потрібно здійснювати як з позиції відправника (адресанта), так і отримувача інформації (адресата). Адже мета та підходи до використання джерел інформації як повідомлення або каналу зв'язку протилежними учасниками комунікаційного процесу можуть помітно різнитись між собою.

Розглянуті джерела інформації - є зовнішніми, тими, що несуть суб'єктну інформацію ззовні. В процесі переробки суб'єкт (організація) створює нову, вже внутрішню інформацію, що призначена для власного споживання. [9, с. 70-73]

Класифікують джерела інформації через необхідність їх раціонального використання, бо для підготовки та прийняття управлінських рішень доводиться користуватися найрізноманітнішими джерелами інформації. Мета будь-якої класифікації - адекватно відобразити головні, найсуттєвіші ознаки об'єкта, який класифікується, та полегшити умови його аналізу та використання.

3.1 Електронні джерела інформації

Швидкий ріст населення нашої планети і безумовно зв'язане з цим збільшення використання ресурсів, вчинить в наступному сторіччі безпрецедентний тиск на навколишнє середовище, економічну та політичну системи. результат конфронтації між збільшенням чисельності людства та обмеженими ресурсами планети, з рештою, залежатиме від соціальної поведінки суспільства, яке в значній мірі буде виявлятися з розвитком нових комунікаційних технологій та рівнем їх використання в повсякденному житті багатомільярдним населенням.

Якість цивілізації, безперечно, все більше й більше залежатиме від розвитку комп'ютерних комунікацій. Історія тріумфу Інтернет ще дуже коротка, але вже зараз Інтернет становиться нервовою системою сучасної цивілізації, створює якісне перетворення економічної, соціальної й політичної структур суспільства. Нові комунікаційні технології істотно розвивають індивідуальну свідомість, будучи соціально-інтеграційною силою, й виграють суттєву роль в взаємодії людей.

Обличчя ХХ століття багато в чому виділилося розвитком таких односторонніх систем електронних комунікацій, як радіо і телебачення. Інтернет, який об'єднує мільйони людей в усіх частинах світу та стрімко збільшує кількість своїх абонентів, забезпечуючи можливість двостороннього інтерактивного спілкування, являється революційним методом комунікації. Вважається очевидним, що Інтернет як нова двостороння інтерактивна система комунікації суттєво змінить форми соціальної організації суспільства, оскільки інформаційна насиченість глобальних мереж, порівняно недорогий доступ до них та простота взаємодії залучають в Інтернет кожного дня тисячі людей в усьому світі. Інтернет слугує становленню нової форми існування людини - віртуальних соціумів. У зв'язку з цим, важно адекватно оцінювати вплив комп'ютерних комунікацій на соціальну організацію, персональну ідентифікацію та на зв'язки між "реальним" світом та "віртуальним".[15, с.12] Основною перевагою електронних джерел інформації є оперативність. Але, як відомо, розповсюдження інформації через Інтернет значно менше ніж по радіо та телебаченню. Однією з переваг телебачення та Інтернет є можливість трансляції не лише аудіо-, а й візуальної інформації. У свою чергу можливість одночасного сприйняття інформації адресатом по аудіо- та візуальних каналах суттєво підвищує ефективність її засвоєння, оскільки посилює перш за все емоційні, підсвідомі механізми сприйняття інформації.

Але в усьому є свої недоліки. Отримавши інформацію, суб'єкт інформаційної діяльності використовує її в своїх цілях. Оскільки телебачення, як найбагатший повідомленнями канал, може подати нечітке або зайве повідомлення, то це дуже часто впливає на діяльність різних систем, які використовують недостовірну інформацію у своїй роботі.

3.2 Друковані видання як джерело інформації для підготовки управлінських рішень.

Окремі індивіди та організації одержують найрізноманітнішу інформацію з друкованих видань. Причому властивості отриманої інформації розрізняються залежно від типу видань.

При ознайомленні з газетно-журнальною інформацією досягається кумулятивний ефект сприймання вербальної та візуальної інформації, який може відбуватися одночасно, індивідуально або колективно, але у різних місцях, при різних обставинах і при неможливості безпосередньої реакції на прочитане.

Одне з провідних місць серед друкованих джерел інформації, що використовуються при підготовці управлінських рішень, перш за все належить науковим і аналітичним виданням. Ознаки наукових та аналітичних видань, що виділяють їх з-поміж інших типів, такі:

1. тематика публікацій, що мають проблемний або інформаційно-оглядовий характер, визначається широтою і часто стосується питань, яким мало приділяють увагу інші типи видань;

2. вищий рівень висвітлення проблеми у порівнянні з іншими типами видань. Застосування спеціальних термінів;

3. вищий рівень кваліфікації авторів.

Регулярність виходу аналітичних видань та їх тираж у певному регіоні чи країні залежить від накопиченого інтелектуального потенціалу, а також від попиту на ці видання. В нашій країні, на жаль, відсутнє щоденне ділове видання національного походження. Що ж стосується щоденної перси, то вона всюди представлена перш за все громадсько-політичними газетами, більша частина яких заповнена повідомленнями фактів, а не аналізом подій.[9, с.82-83]

Щоденне подання інформації в друкованих виданнях формує віртуальну модель картини світу, мозаїчна подача інформації, характерна для масових видань. Двоїстий характер одночасно створює ефект сформованості оточуючого світу та негативний ефект сучасного, що розпадаються на безліч картинок, які читачеві важко об'єднати. У зв'язку з цим у пресі домінують два напрями подачі змісту або інформації:

v фактичний - подаються факти без коментарів;

v авторський (аналітичний) - коли факт є приводом для роздумів автора.

Обидва напрямки використовують велику кількість різноманітних прийомів привертання уваги, формування негативних реакцій суб'єкта.

До основних переваг від використання друкованих видань порівняно з іншими джерелами інформації належать такі:

1. широта змістовної різноманітності повідомлень;

2. подача великих обсягів повідомлень;

3. можливість повторного використання повідомлення адресатом;

4. можливість швидкого копіювання;

5. доступність великих масивів друкованої інформації, у тому числі завдяки наявності розвинутої мережі різноманітних посередників;

6. дешевизна.

Недоліки пов'язані з оперативністю подачі інформації, яка у друкованих виданнях нижча ніж в електронних ЗМІ, і з одно канальним сприйняттям повідомлень адресатом, але позитивні сторони друкованих видань суттєво переважають їх недоліки, що робить видання провідними джерелами інформації для підготовки управлінських рішень.

3.3 Реклами, виставки та конференції як джерело інформації

Важливими джерелами інформації можуть слугувати реклама, виставки та конференції. Вони передбачають використання вербальних, візуальних засобів, а також ЗМІ. Основними завданнями є: привернути увагу до рекламного явища, спонукати масу до прийняття рішення та відповідного вибору. Специфікою їх є те, що все спрямовується на продаж типових психологічних уподобань, гедоністично-рекреативних ситуацій творчості. Створюється ситуація, коли людина підсвідомо обирає запропоноване.

Страницы: 1, 2, 3