История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации

История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации

Министерство образования и науки РФ

Пензенский государственный университет

Кафедра «Информационное обеспечение управления».

Дисциплина: «Архивоведение»

Курсовая работа

История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации

Выполнил: ст. гр.03 ЗВД2

Борисина Т.Н.

Проверил:

старший преподаватель

О.В. Вовкотруб

Пенза 2007

История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации

В России на протяжении XX в. трижды менялся государственный строй. Историки, анализируя и сопоставляя документальные источники, еще долго будут разбираться в изломах и поворотах ушедшего столетия, тем более что для объективной оценки нужна историческая дистанция. В определенной мере решение этой проблемы зависит не только от состава и содержания документов, особенно последнего десятилетия XX в., которые уже хранятся или еще поступят в государственные и муниципальные архивы, но и от возможности найти в документальных комплексах необходимую информацию. Оперативность и эффективность поиска зависят от качества фондирования архивных документов, т. е. их распределения по классификационным и учетным единицам - архивным фондам и архивным коллекциям.

Кардинальные изменения в политической, экономической и социальной жизни России после августа 1991г. и связанное с ними реформирование органов государственной власти и местного самоуправления, хозяйственных структур с особой остротой поставили перед архивными учреждениями проблему рациональной организации их документов. Но если в первой половине 1990-х гг. значение этих событий не было в полной мере осмыслено, то позднее в исследованиях и российских, и зарубежных историков 1991 год стал датой, разделившей историю России на советский и постсоветский периоды.

Рассматривая эту периодизацию применительно к практике организации архивных документов, напомним, что в советском архивоведении вопросы фондирования решались с учетом принадлежности архивных документов к историческим эпохам - социализма или феодализма и капитализма.

Данный порядок был закреплен в циркуляре ЦАУ СССР от 9 октября 1937г. № К-32/34-1, п. 17 которого гласил: «В некоторых архивах хранятся фонды, относящиеся ко времени как до, так и после Октябрьской социалистической революции. В таких архивах фонды каждой из этих эпох учитывать и нумеровать отдельно. Для этого завести две книги фондов, каждую с самостоятельной нумерацией. К номерам фондов после Октябрьской социалистической революции всегда добавлять спереди букву "Р"».

Это принципиальное положение получило развитие в подготовленном в 1939г. проекте Правил определения архивных фондов и деления архивных материалов по эпохам. Они предлагали делить Государственный архивный фонд СССР на две основные классификационные группы: материалы эпохи Великой Октябрьской социалистической революции и строительства социализма в СССР и материалы феодально-крепостнической и капиталистической эпох. Бесспорно, решение носило идеологический характер, поскольку составители Правил понимали, что при таком подходе в результате деления документов феодально-крепостнической (до 1861 г.) и капиталистической (1861 - 1917 гг.) эпох в архивах могут образоваться не два, а три и более комплексов. Тем не менее, предлагалось «дальнейшее классификационное деление по историческому признаку устанавливать особо по государственному фонду каждой советской республики в соответствии с основными этапами (периодами) исторического развития каждой республики и ее отдельных частей или отдельных народов». В § 20 проекта Правил была включена следующая норма: «Если учреждение-фондообразователь возникло в феодально-крепостническую или капиталистическую эпоху и продолжало свою деятельность в эпоху Октябрьской социалистической революции и строительства социализма как учреждение, вошедшее в систему советских органов, - фонд этого учреждения должен быть разделен на две части, одна из которых включается в состав материалов феодально-крепостнической и капиталистической эпох, другая - в состав материалов Великой Октябрьской социалистической революции».

Однако не все архивисты уже тогда поддержали такой принцип организации архивных документов. В этой связи интересным представляется мнение одного из областных архивов, которым проект Правил 1939г. был направлен на рассмотрение.

Однако идеологические постулаты тогда возобладали, и приказом № 75 от 7 сентября 1939 г. Главного архивного управления НКВД СССР, утвердившего Правила определения архивного фонда, было окончательно закреплено деление фондов на советский и дореволюционный периоды.

Рассматривая вопросы организации архивных документов с учетом современной периодизации отечественной истории, необходимо иметь в виду, что после распада Советского Союза практически все производственные структуры, организации и предприятия, учреждения науки, культуры и образования - источники комплектования государственных и муниципальных архивов продолжали свою деятельность, и разделение их документов на два комплекса - советский и постсоветский не проводилось. Механическое повторение прошлого опыта стало бы нарушением прочно вошедшего в теорию архивного дела всех стран мира и оправдавшего себя на практике принципа недробимости архивных фондов, противоречило бы принципу историзма, потребностям архивных учреждений.

Перестройка архивного дела, вызванная преобразованиями в стране в начале 1990-х гг., создание новых систем государственной власти и местного самоуправления, появление разных форм собственности потребовали новых подходов и практических решений по фондированию архивных документов.

Пришедшие на смену Советам и их исполкомам Думы, законодательные собрания, администрации, правительства субъектов Российской Федерации являются новыми фондообразователями. Однако в последнее десятилетие XX в. они претерпели многочисленные реорганизации, и вопрос фондирования их документов требует отдельного рассмотрения.

Наряду с реформированием властных структур всех уровней для постсоветского периода характерна перманентная реорганизация учреждений, организаций, предприятий, т. е. юридических лиц. Обладание указанным статусом является признаком самостоятельности фондообразователя.

Впервые признаки самостоятельности фондообразователя были сформулированы в утвержденных приказом Главного архивного управления НКВД СССР от 7 сентября 1939 г. № 75 Правилах определения архивного фонда: организационно обособленное учреждение, созданное на основании правового акта, определяющего компетенцию и порядок его деятельности, и имеющее самостоятельный бюджет и штатное расписание.

Позднее в Основных правилах фондирования документальных материалов (1958 г.) эти признаки были дополнены наличием гербовой печати и углового штампа; в Основных правилах работы государственных архивов (1962 г.) - банковским расчетным счетом; в Основных правилах работы государственных архивов СССР (1984 г.) «угловой штамп» заменен «собственным бланком», в Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.) наряду с правовым актом об образовании назван документ о регистрации, а фондообразователь, как уже отмечалось ранее, именуется юридическим лицом. В соответствии со ст. 48 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Однако практика оказалась шире. Сегодня самостоятельным фондообразователем может быть организация, не зарегистрированная в установленном порядке и не имеющая статуса юридического лица. Так, не являются юридическими лицами, согласно ГК РФ (ст. 55), представительства и филиалы организаций, однако из их документов формируются самостоятельные архивные фонды. То же можно сказать об отраслевых структурах районных администраций. Другими словами, наличие или отсутствие статуса юридического лица у субъектов хозяйственной, социально-культурной или общественной жизни не является главенствующим признаком.

Наибольшую трудность при фондировании документов вызывает вопрос: новый ли фондообразователь возник в результате происшедших с организацией изменений и из его документов надо создавать самостоятельный архивный фонд - или имела место реорганизация прежнего и его архивный фонд следует продолжить?

До 1990-х гг. при решении вопросов фондирования использовалась следующая типология изменений правового статуса фондообразователей, связанных с их реорганизацией: временное прекращение деятельности и последующее восстановление организации с теми же функциями; переименование организации или частичное изменение ее названия, передача ее из одного ведомства в другое, изменения подчиненности, местонахождения, структуры, не сопровождающиеся изменениями первоначальных функций; расширение или сужение круга ведения, объемов прав, территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения в данной ведомственной или административно-территориальной системе (центральной, краевой, областной, губернской и т. п.). При этом реорганизации указанного характера не влекли за собой создания новых фондообразователей.

В настоящее время реорганизация фондообразователей в большинстве случаев связана с изменением их формы собственности. Поскольку прежде это касалось лишь колхозов (кооперативно-колхозная собственность) и созданных на их базе совхозов (государственная собственность), из документов которых формировались разные архивные фонды, нормативы по архивному делу данному фактору должного внимания не уделяли. Исключение составляли документы досоветского периода. В соответствии с п. 97 Основных правил работы государственных архивов (1962 г.), «документальные материалы капиталистического (феодального) предприятия или какого-либо учреждения до и после смены их владельцев, а также при переходе учреждений в собственность акционерного общества, паевого товарищества или государства составляют единые архивные фонды».

Как известно, в соответствии с Конституцией Российской Федерации в нашей стране признаются частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности. Общероссийский классификатор ОК 027-99 (2004 г.) насчитывает в общей сложности 32 наименования форм собственности. Согласно трудовому законодательству, личный состав работников бывших государственных организаций может не проходить. процедуру увольнения и приема на работу, например, в образованные на их базе акционерные общества.

Указанные обстоятельства также являются аргументами в пользу создания единых, а не объединенных архивных фондов из документов организаций, сменивших форму собственности, что исключит в дальнейшем сложности, связанные с оформлением учетных документов.

Именно такой подход практикуется в архивных учреждениях Алтайского края, Владимирской, Нижегородской, Орловской, Пензенской, Тверской, Челябинской областей и многих других регионов России.

Определяющее значение для положительного решения вопроса о создании нового архивного фонда из документов реорганизованного учреждения имеет изменение первоначального характера (предмета) деятельности, задач, функций, объема прав фондообразователя (например, на базе чисто управленческих или научных структур создаются организации по производству продукции, ее сбыту и т. д.).

Не является новой проблема фондирования документов действующих при общественных организациях редакций газет, кооперативов, малых предприятий. Следует учитывать, является ли такая организация источником комплектования архива или нет. В зависимости от этого документы принимаются на хранение в качестве самостоятельного фонда или включаются в состав объединенного архивного фонда вместе с документами общественной организации. Однако наиболее рациональным решением следует признать такое, когда на стадии подготовки номенклатуры дел общественного объединения в ней предусматриваются постоянные сроки хранения отчетных и других материалов, представляемых подчиненными организациями, для того чтобы их деятельность была отражена в составе Архивного фонда Российской Федерации.

Специального рассмотрения заслуживают вопросы фондирования документов первичных профсоюзных организаций, формально являющихся самостоятельными фондообразователями. Именно такая норма включена в Основные правила работы государственных архивов (1962 г.). Правда, в Основных правилах работы государственных архивов СССР (1984 г.) этот вопрос обойден молчанием, но на практике документы первичных профсоюзных организаций включались в один архивный фонд с документами организаций, при которых они действовали. По данным архивных учреждений, особенно с конца 1980-х гг., объемы документов первичных профсоюзных организаций в составе подобных архивных фондов весьма незначительны, так как отчеты, сметы, планы передавались в вышестоящие организации, а протоколы заседаний профкома зачастую не велись. Отражение в составе Архивного фонда Российской Федерации деятельности первичных профсоюзных организаций представляется целесообразным решать путем концентрации их документов в фондах отраслевых органов Федерации профсоюзов. В пользу такого подхода говорит и то, что первичные общественные организации никогда не были самостоятельными источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Исключение могут составлять лишь крупные по численности и активно действующие профсоюзные организации, созданные в негосударственных структурах.

Предлагая конкретные решения вопросов фондирования документов общественных объединений, следует иметь в виду, что традиционная архивная практика ориентирована на создание объединенных архивных фондов уже после приема документов на хранение. Поэтому проведение этой работы на стадии ведомственного хранения требует дополнительных усилий в тесном контакте с организациями.

Здесь были рассмотрены далеко не все вопросы практики фондирования архивных документов современных организаций, некоторые только обозначены. В течение многих лет они разрабатывались лишь на уровне методических пособий для отдельных государственных или муниципальных архивов конкретного региона. До сих пор нет ни одной отраслевой разработки, подготовленной на основе анализа деятельности организаций последней четверти XX в. и опыта фондирования их документов, работы, в которой бы конкретизировались, развивались, а в ряде случаев и корректировались подходы, выработанные отечественным архивоведением в 1930 - 1960-е гг. Совершенно очевидно, что глубокого исследования требуют признаки самостоятельности организаций-фондообразователей в современных условиях. В дополнительном изучении нуждаются вопросы создания объединенных архивных фондов, ведь после выхода в свет Методических указаний по созданию в государственных архивах объединенных архивных фондов из материалов учреждений, организаций и предприятий (1963 г.) методика и практика этой работы развивались. Нет полной ясности при фондировании документов системы избирательных комиссий всех уровней, начиная с выбора сельского схода.

Решение вопросов фондирования неразрывно связано с практикой комплектования, поэтому уже на стадии включения фондообразователя в список источников комплектования следует продумывать порядок организации его документов в архиве. Необходимо, чтобы этой проблематике больше внимания уделяли архивные структуры, работающие с ведомствами. Они первыми получают информацию о происходящих с фондообразователями изменениях и должны оперативно ставить и решать эти вопросы совместно с ВНИИДАД и научно-совещательными органами архивных учреждений.

Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России

Восстановление государственности России, социально-политические и экономические изменения в нашей стране в последние годы поставили перед архивоведением и архивным делом ряд вопросов, требующих новых решений. К их числу относится фондирование документов, т. е. организация хранения и учета документации государственных и общественных организаций, существенно отличающаяся от ранее существовавшей системы советских органов власти, организаций, предприятий и учреждений. Отечественная теория фондирования имеет свою историю. Уже в 1922г. Центрархив РСФСР установил требование организации выявления, хранения и учета документов в архивах по архивным фондам, что в лекции, перефондированию не подлежат, за исключением случаев грубых ошибок фондирования. Поэтому изложение вопросов фондирования касалось лишь документов новых, постсоветских организаций. Для них составители правил установили следующий порядок: в зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве и продолжающейся части уже сформированного архивного фонда, и нового архивного фонда. Сохранялась также полностью оправдавшая себя практика создания в ряде случаев объединенных архивных фондов.

В Основных правилах перечислены пять факторов, определяющих характер фондирования, - это изменения конституционных основ государства, административно-территориального деления, формы собственности организаций-фондообразователей, их реорганизация и ликвидация. Нетрудно заметить, что среди перечисленных факторов принципиально новыми для периода после 1917г. являются два - изменение конституционных основ государства и формы собственности организаций-фондообразователей, в теории архивоведения столь определенным образом ранее не формулировавшиеся и по завершении фондирования документов дореволюционных организаций практически не применявшиеся вплоть до постсоветского времени.

За последние десять лет архивы России накопили опыт фондирования документов новых организаций, который следовало изучить при разработке специалистами ВНИИДАД проекта соответствующих методических рекомендаций, направленных на развитие и углубление положений Основных правил. С этой целью помимо непосредственного ознакомления с практикой формирования современных архивных фондов в таких федеральных архивах, как ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ, при участии Росархива была разработана специальная анкета, разосланная на места. Ответы представили 71 архивное учреждение, в том числе 16 республиканских архивов, 55 архивных учреждений других субъектов Российской Федерации.

Собранный материал позволяет объективно оценить состояние фондирования документов современных органов и организаций и высказать некоторые соображения по ведению этой работы.

Федеральные архивы во взаимоотношениях с источниками комплектования уже приняли ряд решений, касающихся фондирования документов федеральных органов исполнительной власти, в том числе о создании новых архивных фондов из документов министерств, возникших на базе бывших ведомств СССР или РСФСР, и о создании объединенных архивных фондов из документов одноименных министерств РСФСР в составе СССР и Российской Федерации как независимого государства. Эти решения могут послужить примером фондирования документов аналогичных республиканских министерств, комитетов, краевых, областных, окружных управлений и департаментов в практике региональных архивов.

Так, фонд Министерства финансов РСФСР (1917 - 11 ноября 1991 г.) считается закрытым, а документы Министерства финансов Российской Федерации с 11 ноября 1991г. образуют новый фонд. Документы Министерства просвещения РСФСР (1917 - 1988 гг.) образуют самостоятельный архивный фонд, а документы Министерства народного образования РСФСР (1988 - 1990 гг.), Министерства образования РСФСР - Министерства образования Российской Федерации (1990 - 1996 гг.) - объединенный архивный фонд (с названием по последнему наименованию), документы же вновь образованного Указом Президента России от 14 августа 1996 г. Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации составляют самостоятельный архивный фонд.

Подобные решения обеспечивают поиск документов соответствующих государственных органов и государственный учет архивных документов, не усложняя его.

Законодательством установлено, что в форме унитарных могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия. Создание федеральных государственных унитарных предприятий (в том числе федеральных казенных) на базе предшественников не меняет кардинально характера их деятельности, поэтому эти документы можно включать в состав архивных фондов предшественников. Так же фондируются документы государственных предприятий. Например, документы издательства «Советская энциклопедия» (1925 - 1991 гг.) и научного издательства «Большая российская энциклопедия» (с 1992 г.) вполне обоснованно составляют единый архивный фонд с названием по последнему наименованию организации.

Аналогично документам государственных унитарных предприятий фондируются документы федеральных и региональных государственных учреждений.

Страницы: 1, 2