Автоматизированные системы контроля за исполнением

- сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);

- управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических ре-дакторов;

- управление мультимедиа-данными - извлече-ние информации из неструктурированных дан-ных, например, текста из изображения;

- печать с поддержкой цифровых водяных зна-ков и временных меток;

- потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документо-оборота Documentum является самой дорогой ориентирована на очень крупные внедрения.

1.6. LanDocs, разработчик - компания Ланит

Система LanDocs [15, 29] предназначена для автома-тизации процессов управления документами, до-кументооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного про-филя и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (прог-раммное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию ва-риант (базовый набор CASE-моделей, специали-зированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обуче-ние пользователей, разработчиков и специалис-тов группы поддержки).

Основные параметры системы:

1) ввод, регистрация, рассылка, отправка зада-ний, контроль;

2) настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

Программный комплекс LanDocs позволяет реа-лизовать в автоматизированном режиме следую-щее множество операций по работе с документами:

1. Регистрацию входящих, внутренних и исходя-щих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраня-ет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука.

2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с по-мощью механизма электронной почты;

3. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука).

4. Контроль за прохождением и исполнением до-кументов и поручений. Система LanDocs обес-печивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет воз-можность отслеживать движение каждого до-кумента по исполнителям. Контроль версий до-кумента осуществляется с помощью механиз-ма контрольных карточек. Все данные о заре-гистрированных документах и ходе их исполне-ния могут быть отпечатаны в виде отчетов.

5. Поиск документов с возможностью сохране-ния поисковых запросов, просмотр и редакти-рование документов.

6. Поддержку нескольких версий одного доку-мента.

7. Сканирование бумажных документов и рас-познавание текстов (OCR).

8. Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати доку-ментов.

9. LanDocs сохраняет документы, созданные раз-личными приложениями в виде файлов - текс-тов, таблиц, изображений, звука.

10. При включенной функции безопасности (пос-тавляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи.

11. Организацию архивирования документов.

12. Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

13. Возможность доступа к информации через сеть Internet.

Каждому пользователю системы LanDocs пре-доставляется три почтовых ящика:

- входящий, в который помещаются все изве-щения и задания, ему адресованные;

- исходящий, в котором содержится информа-ция об отправленных пользователем извеще-ниях и заданиях;

- на контроле, в котором содержится информа-ция о заданиях, по которым сотрудник являет-ся контролером.

Следовательно, для работы в системе пользователь дол-жен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

Система LanDocs соответствует стандарту ГСДОУ [4]. Компания Ланит имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.

1.7. ДЕЛО, разработчик - компания Электронные Офисные системы

Система «ДЕЛО» [4, 16] разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Преимущества системы:

Для руководителей различных уровней:

- быстрый поиск документов;

- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

- эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

- сокращение сроков подготовки и согласования документов;

- удобная работа над проектами документов;

- получение сводных отчетов и журналов;

- возможность делегирования полномочий.

- Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- отслеживание хода исполнения резолюций;

- удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и их проектов;

- журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

- формирование отчетности.

Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). [11, 13]

Автоматизированная система «ДЕЛО»:

1. Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

2. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

3. Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

4. Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

5. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» - тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

1.8 Система автоматизации делопроизводства на базе "АС-Архив",

разработчик - компания «АС»

Система предназначена для автоматизации регистрации, обработки и контроля исполнения документов для организаций различных сфер деятельности, в том числе и государственных структур.

«АС-Архив» [4] обеспечивает решение следующих основных задач:

1. Ввод документов. Возможность сканирования бумажных документов из рабочего окна программы и ввод его электронной копии документов в хранилище электронного архива; пакетный ввод документов из файловой системы.

2. Регистрация и учет документов. Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов с использованием системы атрибутов и правил каталогизации документов в соответствии с нормативами организации делопроизводства. Единая система учета бумажных и электронных документов.

3. Ведение номенклатуры дел. Создание и оформление номенклатуры дел организации, формирование описей дел; учет местонахождения и выдачи дел и бумажных документов.

4. Хранение и учет электронных документов. Подключение к архиву электронных документов любых форматов; многопользовательский доступ к документам.

5. Систематизация документов в электронном каталоге. Управление взаимосвязями между документами на основе иерархии и ссылок между документами; работа со сложно-структурированными документами и комплектами документации.

6. Контроль исполнения. Обеспечение возможности назначения заданий для карточек документов, определения исполнителей документов, регистрации информации о текущем исполнении документа, построение отчетов по контролю исполнения.

7. Гибкий поиск. Быстрый поиск с использованием универсального визуального механизма; поиск по тексту документов; комбинирование условий и видов поиска с использованием логических операторов, возможность сохранять запросы и выполнять печать результатов поиска.

8. Защита документов. Обеспечение конфиденциальности документов, атрибутивной и служебной информации; - разграничение прав доступа к документам, карточкам документов и действиям, защита от непреднамеренного удаления, протоколирование работы пользователей.

9. Организация электронного делопроизводства. Электронное делопроизводство позволяет существенно повысить степень централизации информационных ресурсов предприятия. Не просто автоматизировать, а провести унификацию и синхронизацию наиболее трудоемких и рутинных операций по обработке потоков документов.

Организация электронного делопроизводства и документооборота [18] позволяет обеспечить такие преимущества как:

- существенное ускорение поиска документа по любым параметрам, поиск по тексту документа;

- сохранность документов благодаря централизованному хранению электронных версий, исключение потери документов;

- многопользовательский доступ к документам;

- сохранность документов.

1.9. Гран-Док, разработчик - Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр»

«Гран-Док» [27] - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства. Система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов. Система имеет сертификат ГОССТАНДАРТА РОССИИ №РОСС RU.ME. 20.H00409 и экспертное заключение Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в котором отмечено ее высокое качество.

Назначением системы «Гран-Док» является автоматизация процессов работы с документами:

- учет всех деловых документов;

- хранение и работа с текстами документов;

- контроль каждого этапа рассмотрения;

- фиксация пути прохождения от поступления документа до списания его в дело;

- получение справочной информации о документах;

- отбор и хранение документов в папках;

- анализ документооборота.

Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр» предлагает своим заказчикам три версии системы автоматизированного документооборота и делопроизводства «Гран-Док»:

1.9.1 Гран-Док - Lite

Гран-Док - Lite - однопользовательская версия системы - предназначена для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота.

Однопользовательский вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В состав системы входит облегченная версия Microsoft SQL сервера - MSDE и универсальное рабочее место пользователя. Пользователь обладает правами на работу со всеми документами и классификаторами системы.

Функциональные возможности системы:

1. Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, устных обращений граждан и представителей организаций.

2. Ведение жизненного цикла документа от регистрации до списания в дело.

3. Хранение документов в электронном виде (текст, аудио, видеоматериал). Интеграция с Microsoft Office - печать контрольно-регистрационных карточек, сопроводительных материалов, напоминаний.

4. Поиск: по любым реквизитам документа, контекстный поиск.

5. Отбор и хранение документов в папках (поисковые, статические, динамические).

1.9.2 Гран-Док - сетевая версия системы

Гран-Док - сетевая версия системы - предназначена для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год. Необходимо наличие локальной вычислительной сети и большое количество рабочих мест. Количество пользователей системы в каждой организации колеблется от 20 до 150.

Сетевая версия системы предоставляет распределенную среду для ввода, хранения и обеспечения доступа к информации. Эта версия системы успешно эксплуатируется с 1997 года. Три префектуры города Москвы используют сетевую Windows - версию системы «Гран-Док» в своей работе.

Функциональные возможности системы:

1. Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, устных обращений граждан и представителей организаций.

2. Распределенная среда для ввода документов.

3. Ведение жизненного цикла документа от регистрации до списания в дело.

4. Хранение документов в электронном виде (текст, аудио, видеоматериал).

5. Интеграция с Microsoft Office - печать контрольно-регистрационных карточек, сопроводительных материалов, напоминаний.

6. Поиск: по любым реквизитам документа, контекстный поиск.

7. Отбор и хранение документов в папках (поисковые, статические, динамические).

8. Контроль и анализ исполнения всех этапов работы с документом.

9. Формирование типовых отчетов.

10. Обмен сообщениями между пользователями системы.

11. Разграничение доступа к информации (вид документа, документ, зона документа, поле документа).

12. Резервное копирование.

1.9.3 Гран-Док - корпоративная версия системы

Гран-Док - корпоративная версия системы - имеет название «Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа» (ЕС ЭДДО). В апреле 2001 года система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов.

Цели создания ЕС ЭДДО:

1. Качественное улучшение исполнительской дисциплины за счет:

- организации индивидуальной и совместной подготовки документов в подразделениях и муниципальных структурах управления;

- обеспечения руководства организаций полной, точной и достоверной информацией о подготовке и исполнении документов и поручений;

- контроля со стороны префектуры за исполнительской дисциплиной по документам, поступающим непосредственно в муниципальные структуры управления округа.

2. Совершенствование документооборота и делопроизводства округа путем:

- создания единого электронного документооборота и делопроизводства муниципальных служб управления;

- сокращения времени на регистрацию документов и поручений, поступающих из префектуры в районные управы;

- сокращения времени на регистрацию и согласование ответов, поступающих из районных управ в префектуру;

- использования единых справочников, классификаторов и форм отчетности;

- развития комплексной инфраструктуры;

- создания единого архива распорядительных документов округа;

- централизованного управления единой системой электронного документооборота и делопроизводства.

Основные функции ЕС ЭДДО:

1. Создание единой системы документационного обеспечения управления как составляющей информационной инфраструктуры административного округа.

2. Формирование информационных ресурсов документирования как основных ресурсов управленческой деятельности муниципальных структур управления административного округа.

3. Единый порядок работы с документами во всех муниципальных управлениях округа.

4. Единые унифицированные технологические процедуры прохождения и обработки документов.

5. Единая система индексации (регистрации) и учета документов в префектуре и муниципальных структурах управления округа.

6. Совмещенный (бумажный и безбумажный) документооборот, в котором каждому электронному документу, имеющему юридическую силу, обязательно соответствует бумажный документ. Смешанная электронная система делопроизводства предусматривает централизованную работу с документами префектуры и децентрализованную работу с документами районных Управ районов округа, исключает повторную ручную регистрацию документов и поручений, пересылаемых из префектуры в районные Управы районов округа.

1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12, разработчик -

компания Cognitive Technologies

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» [25] разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.

Система позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

- повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

- создание единого информационного пространства предприятия;

- обеспечение надежности учета и хранения документов;

- организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

- автоматизировать регистрацию документов и заданий;

- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

- осуществлять мгновенный поиск информации;

- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

- организовать долговременное хранение документов организации;

- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

С помощью системы можно полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

Страницы: 1, 2, 3