Специфика бухгалтерского учета и внутреннего аудита в компьютерной среде

Если бы разработчики программ заранее, еще до начала проектирова-ния, имели возможность получить достоверные данные о потребитель-ских свойствах существующих программных продуктов, то вряд ли воз-никла необходимость наводнять рынок слишком большим числом про-грамм одного назначения, несопоставимых по качеству.

При этом если бы покупатель мог сам оценить качество программно-го продукта, сравнить экономическую эффективность предлагаемых про-граммных средств, провести оценку достоверности информации, содер-жащейся в рекламных сведениях, то наверняка было бы меньше разоча-рования после покупки программных продуктов данного направления.

Такая ситуация не выгодна никому: ни самому продавцу, поскольку производить и предлагать рынку программные средства с заведомо худ-шими эксплуатационными возможностями бессмысленно, ибо слишком велики затраты на их разработку и слишком велик риск, что они не оку-пятся; ситуация не выгодна и обществу, которое несет при этом прямые и косвенные убытки. Произведенный, но не востребованный покупате-лем программный продукт, не имеет остаточной потребительской стои-мости, его нельзя продать на запчасти, переплавить и т. д. Общество не получает отдачи от затрат интеллектуальных и финансовых средств, от-влеченных из других сфер.

Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основ-ные показатели потребительского качества программных продуктов. Из-вестно множество показателей, используемых для характеристики каче-ства разрабатываемых программ. Наиболее важные из них следующие:

- функциональная полнота;

- завершенность разработки;

- быстродействие;

- уровень требований к комплексу технических средств;

- возможность перенастройки на новые условия применения;

- возможность работы в сети;

- качество предоставляемой поддержки и сервиса;

- трудоемкость освоения и внедрения;

- качество пользовательского интерфейса;

- требования к уровню квалификации пользователя;

- удобство копирования и вывода информации;

- наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа;

- качество документации.

Каждый из названных показателей в зависимости от вида программ-ного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие.

Наглядное представление о параметрах перехода к компьютеризиро-ванной обработке данных дает рис. 2.

Рис. 2. Основные параметры, учитываемые при выборе информационных технологий

4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета

Автоматизация бухгалтерского учета требует решения следующих за-дач:

- правильно выбрать необходимые программные средства, что весьма сложно в условиях их большого многообразия и отсутствия достаточ-ной информации об их возможностях и достоинствах;

- формирование комплекса необходимых технических средств; опреде-ление их количества, учета технических и эксплуатационных характе-ристик, способа размещения, объема обрабатываемых данных, техно-логии автоматизированной обработки.

Бухгалтерский учет характеризуется рядом особенностей, которые предъявляют свои, специфические требования как к используемым про-граммным средствам, так и к возможностям вычислительной техники. К та-ким особенностям относятся следующие:

- система бухгалтерского учета охватывает весь воспроизводственный про-цесс предприятия, поэтому совокупность учитываемых явлений, факторов и процессов имеет разнообразный характер, а учетные информационные массивы содержат большое количество различных элементов. Это предпо-лагает значительный объем постоянной и переменной информации, сле-довательно, используемые ЭВМ должны обладать большой памятью;

- алгоритмы обработки информации включают как несложные арифмети-ческие действия, так и сложные логические операции;

- между различными учетными объектами существуют сложные связи. Это означает, что осуществляемые хозяйственные операции имеют много измерений, каждое из которых должно своевременно отражаться в учете и быть доступным одновременно для различных структур-ных подразделений предприятия. Следовательно, ЭВМ должны обла-дать системой поддержки и возможностью управления большими ди-намическими массивами;

- система бухгалтерского умета призвана регистрировать все явления и фак-торы, которые вызывают изменения средств предприятия и их источ-ников при условии, что информация возникает в различных местах. Используемые для этого технические средства должны обладать кон-кретными, а не универсальными возможностями; их следует разме-щать в местах возникновения и регистрации информации.

Автоматизация учетного процесса не только обеспечивает ряд общих преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета.

В частности, это проявляется в следующем:

- при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости -- его копия создается на бумажном носителе), появ-ляется возможность одновременно с разработкой документа формиро-вать типовые бухгалтерские проводки, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;

- повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков анали-тики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;

- ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости вы-полнения арифметических расчетов, повышается аналитичность ин-формации калькуляционных листов благодаря одновременному привле-чению большого круга статей;

- быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности и, следовательно, сокращается отчетный период. Баланс, в случае не-обходимости, можно по запросу формировать ежедневно, еженедель-но. Повышается достоверность и аналитичность отчетности.

Перевод бухгалтерского учета на автоматизированную форму одно-временно с увеличением скорости учетного процесса, обеспечением про-стоты и доступности при работе с документами становится важным эле-ментом учетной политики любого предприятия (табл. 1).

Таблица 1

Примеры организационных изменений в учете и аудите при переходе к компьютеризированной обработке данных

Наименование	Примеры
Необходимые технические сред-ства	Выбор и приобретение компьютеров и бухгалтерских программ (ППП), наиболее соответствующих потребностям и финансовым возможностям предприятия-клиента
Персонал	Один ППП требует самого минимального обучения бухгалтера, а для экс-плуатации других полномасштабных ППП нужна квалифицированная ко-манда системных администраторов и прикладных программистов, опера-торов, а также операторов по контролю за данными.
Централизация данных и разделе-ние обязанностей	Возможны изменения организационной структуры бухгалтерии. Можно обрабатывать и тщательно контролировать данные в одном отделе, одна-ко это потенциально ослабляет контрольные возможности сотрудников из других подразделений, в том числе для сравнения и анализа результатов
Методы подтвер-ждения	Автоматическое подтверждение (санкционирование) некоторых типовых операций, например, удержания из всех видов заработка и начисления на них взносов во внебюджетные фонды

Процесс создания программного продукта, период обладания правами на него и его модификации, защита от "пиратского" использования в совокуп-ности составляют понятие "жизненный цикл программного продукта", кото-рый вовлекает в себя определенный круг участников. В частности, к ним относятся:

- авторы -- постановщики задания;

- непосредственные исполнители задания;

- инвестор, на чьи средства создается продукт;

- фирма-правообладатель;

- дилеры, копирующие и распространяющие программу;

- конечные пользователи и иные участники;

- налоговые инспекторы;

- таможенники;

- бухгалтеры-пользователи.

Каждый из указанных участников обладает или хочет обладать опре-деленными правами на создаваемый программный продукт, в силу чего между ними возникает целая система взаимоотношений, интересов, по-желаний и претензий. В настоящее время в России только начала созда-ваться нормативно-правовая база отношений в сфере интеллектуальной собственности и появился ряд организаций, профессионально занимаю-щихся авторскими правами на программные продукты. Право на резуль-таты интеллектуальной деятельности - это исключительное право. Чтобы некий объект по закону считался объектом творческой деятельности и подпадал под защиту исключительного права, ему должна быть свойст-венна или новизна решения, или оригинальность формы.

Специально для компьютерных программ и баз данных разработана процедура их регистрации. Согласно Закону Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах" от 09.07.93 № 5351-1 (с измен, от 19.07.95) к авторскому праву относятся отношения, возникающие в связи с правами на программные продукты и базы данных, а За-кон Российской Федерации "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных" от 23.09.92 № 3523-1 (с измен, от 24.12.2002) регулирует воз-никающие в этой сфере гражданско-правовые отношения.

Однако существует большой класс объектов интеллектуальной собственно-сти (ОИС), которые оказались "не охваченными" вышеназванными законами. К таким объектам относятся: идеи, принципы, методики обучения, алго-ритмы, принципы организации интерфейса, выбор программного инстру-ментария и др. Законодательством не предусмотрена регистрация этих ОИС, они не охраняются патентами, на них не выдаются свидетельства. Не возбраняются их свободные заимствования и использование.

Тем не менее, в ряде случаев методики, алгоритмы и другие подобные достижения человеческой мысли все-таки можно защитить от незаконно-го использования, создав для них режим "коммерческой тайны". Понятие коммерческой тайны ("ноу-хау", "производственный секрет") присутству-ет с недавнего времени и в российском законодательстве. Оно позволяет авторам не только сохранять свои секреты, но и преследовать по закону тех, кто на них посягает. Одновременное применение норм авторского права и положений о коммерческой тайне помогает защитить программ-ный продукт не только как текст, но и более глубоко - как комплексное интеллектуальное достижение.

Окупаемость и целесообразность приобретения конкретного про-граммного продукта можно оценить, если известны стоимость самого программного средства и затраты на его освоение и эксплуатацию (амор-тизационные отчисления по техническим средствам, амортизация самого программного продукта, затраты на оплату труда операторов и персона-ла, обеспечивающих функционирование программного средства и др.).

Например, если система документооборота на предприятии автоматизи-рована (полностью или частично), необходимо оценить экономический эф-фект от этого мероприятия, проанализировав надежность хранения докумен-тов на магнитных носителях, возникшие дополнительные затраты на осущест-вление документооборота, степень освобождения работников бухгалтерии и других служб от работ по созданию и обработке документов.

В качестве базы для сравнения трудоемкости учетных работ рекоменду-ется использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра-боты по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных ор-ганизациях, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.09.95 № 56. Отдельные нормативы, действующие при условии выполнения учетных работ вручную, приведены в табл. 2.

Таблица 2

Наименование видов работ	Содержание работ	Единица измерения	Нормативы времени, мин.
1	2	3	4
Учет наличия основных средств при проведении инвентаризации	Выписка данных о наличии основ-ных средств в инвентаризацион-ной ведомости основных средств	Инвентаризаци-онная ведомость или инвентарная карточка учета, одна позиция	3
Учет движения основных средств: а) вновь выстроенных; б) безвозмездно полу-ченных; в) изготовленных хозяй-ственным способом	Ведение картотеки основных средств и учет их движения в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов в мемориальном ордере соответст-вующей формы	Карточка, одна запись в ведомость, ме-мориальный ордер	10-25
Учет операций по выбы-тию и перемещению основных средств	Запись в накопительную ведо-мость (мемориальный ордер) по каждому документу	Ведомость, одна позиция	15
Учет амортизации ос-новных средств	Составление оборотной ведомо-сти по износу основных средств. Запись суммы износа в мемори-альном ордере, в книге Журнал-главная"	Запись в книгу, одна позиция	15
Учет оприходования готовых изделий и про-дукции, переданной из производства на склад	Отражение поступления готовых изделий и продукции, переданной из производства на склад. Веде-ние книги складского учета гото-вых изделий. Сверка данных бухгалтерского и складского учета	Книга учета, одна позиция	20
Учет реализации готовых изделий и продукции подсобных хозяйств	Оприходование готовых изделий и продукции подсобных хозяйств с помощью актов приемки или дру-гих документов. Аналитический учет по наименованию, количеству, стоимости и местам хранения на карточках соответствующих форм	Карточка, одна позиция	15
Учет корректировки разницы между плановой и фактической себестоимостью	Корректировка плановой себе-стоимости в конце года до фактиче-ской себестоимости на сумму реа-лизованной продукции. Расчет экономии плановой себестоимости	Карточка, одна позиция	15
Учет получения от поставщика оборудования и строительных материалов для строительст- ва, приобретения живот- ных для откорма, мате- риалов и продуктов пи- тания	Аналитический учет оборудования и строительных материалов по наименованиям материалов, количеству и стоимости на карточках соответствующей формы, приобретенного молодняка по видам и возрастным группам в книгах учета животных соответствующей формы, продуктов питания в оборотных ведомостях	Журнал, одна позиция	4-6
Учет списания оборудо-вания, строительных материалов, материалов длительного пользова-ния; списание недостач и потерь материалов за счет учреждения	Списание оборудования, строи- тельных материалов, материалов длительного пользования. Учет недостачи и потерь материалов и продуктов питания согласно актам списания	Карточка, книга учета, одна позиция	6
Учет прямых расходов по производству продукции и по выполнению научно-исследовательских и конструкторских работ	Аналитический учет по научно-исследовательским и конструкторским работам ведется по темам и статьям расходов на многографных карточках	Многографные карточки, одна позиция	20
Учет выдачи со склада материалов и спецобо-рудования на производ-ство продукции и выпол-нение научно-исследова-тельских работ по хоздо- говорен	Регистрация документации на отпуск со склада материалов и спецоборудования на производство продукции и выполнение научно-исследовательских работ. Отраже-ние отпуска материалов в журнале учета материалов. Сверка данных бухгалтерского и складского учета	Журнал, одна позиция	5
Учет начисления зара-ботной платы производ-ственному персоналу, административно- управленческому и обслу-живающему персоналу	Обработка первичных документов. Удержание начисленного аванса, составление расчетных ведомостей заработной платы по всем категориям промышленно-производственного персонала: начисление премий, расчет оплаты отпусков, расчет листков не-трудоспособности, учет удержа-ний по исполнительным листам, учет выдачи депонированной заработной платы, учет фонда заработной платы	Ведомость, одна позиция Форма отчетности, одна позиция	3-30 30
Учет распределения накладных расходов по отдельным видам произ-водства и заказам	Расчет суммы накладных расхо-дов, отражение бухгалтерских операций по учету и распределе-нию накладных расходов в ведо-мостях и мемориальных ордерах соответствующей формы	Ведомость, одна позиция	15
Учет реализации услуг, оказанных производст-венными мастерскими	Отражение бухгалтерских опера-ций по учету реализации услуг, оказанных производственными мастерскими, в ведомостях и мемориальном ордере соответст-вующей формы	Ведомость, мемориальный ордер, одна позиция	5
Учет счетов на оплату поставщику за матери-альные ценности, обору-дование, строительные материалы для нового строительства и оказа-ния услуг	Обработка документов, служащих основанием для осуществления различных операций с поставщи-ками за материальные ценности, оборудование, строительные материалы для нового строитель-ства и оказание услуг. Формиро-вание оборотов по счетам и рас-четов с дебиторами и кредитора-ми в мемориальном ордере соот-ветствующей формы	Мемориальный ордер, одна позиция	10
Учет счетов, отражаю-щих удержание налогов в бюджет	Формирование оборотных ведо-мостей по счетам, отражающим расчеты с бюджетом по удержан-ным суммам налогов	Ведомость, одна позиция	5
Учет поступления средств на расчетные счета	Аналитический учет поступлений средств на текущие счета организации	Карточка, одна позиция	10
Учет расчетов с постав-щиками, подрядчиками и заказчиками за выпол-ненные работы и оказан-ные услуги	Обработка документов, служащих основанием для осуществления расчетных операций с поставщи-ками, подрядчиками, заказчиками за выполненные работы и оказан-ные услуги. Формирование оборо-тов по указанным счетам. Веде-ние учета расчетов с поставщика-ми, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказан-ные услуги в мемориальном орде-ре соответствующей формы	Ведомость, Мемориальный ордер, одна позиция	7
Учет расчетов с подот-четными лицами	Обработка документов, служащих основанием для осуществления расчетных операций с дебиторами и кредиторами. Формирование оборотов по счетам, отражающим расчеты с дебиторами и кредито-рами. Ведение учета в мемори-альных ордерах соответствующей формы	Мемориальный ордер, одна позиция	8
Учет расчетов с рабочи-ми, служащими и сти-пендиатами	Составление ведомостей по на-числению взносов, пособий, сти-пендий в установленном порядке, в установленные сроки. Учет расходов в мемориальных орде-рах соответствующей формы	Мемориальный ордер, одна позиция	5
Учет реализации продук-ции, изделий и выпол-ненных работ: а) производственных (учебных) мастерских; б) подсобных (учебных) сельских хозяйств; в) научно-исследова-тельских работ по дого-ворам	Обработка соответствующей документации по сдаче продук-ции. Отражение бухгалтерских операций по учету реализации продукции. Сверка бухгалтерского и складского учета	Мемориальный ордер, одна позиция	6 4
Учет прибылей и убытков	Формирование данных по расчету сумм прибылей (убытков). Подготовка данных ж заполнению форм отчетности	Ведомость, одна позиция	6
Учет забалансовых счетов		Ведомость, одна позиция	20
Оформление платежных документов в банке	Сдача платежных документов, соответствующая их: обработка, получение копий из отделений банка	одно оформле-ние платежных документов в банке	20
Составление ежедневно-го кассового отчета	Внесение в данную форму отчета всей необходимой информации	один кассовый отчет	30
Бухгалтерская отчетность	Составление отчета по соответст-вующей форме	одна страница	15
Составление Главной книги	Составление Главное книги за отчетный период	одна страница	20

Заключение

Задачи бухгалтерских информационных систем: обеспечение автоматизированного решения всего комп-лекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутрен-него аудита; получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений; интеграция оперативного, бухгалтерского, статистичес-кого учета на основе единой первичной информации; получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений; автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

Бухгалтерский учет имеет сложную информационную сис-тему, состоящую из комплексов учетных задач, имеющих внут-ренние и внешние связи. Изучение этих связей необходимо при разработке комплексных систем компьютерной обработки учет-ных задач, основанных на организации вычислительных сетей.

Разработка информационного обеспечения бухгалтерского учета включает определение состава учетных показателей, вне-дрение унифицированной системы документации, использова-ние общегосударственных, отраслевых и локальных классифи-каторов.

Основой типовых проектов компьютеризации бухгалтер-ского учета является создание базы данных в ПЭВМ, файлов справочной, условно-постоянной и переменной информации.

Технология децентрализованной обработки учетных дан-ных включает этапы: подготовительный, начальный и основной, каждые выполняются последовательно, в соответствии с меню программы.

Функциональные пакеты бухгалтерского учета можно клас-сифицировать по ряду признаков. В основе классификации раз-деление пакетов, ориентированных на малые, средние и круп-ные предприятия. Особое место занимают сетевые верс

ии про-грамм.

Технология обработки учетных задач имеет свои особенно-сти на малых, средних и крупных предприятиях.

Список литературы

1. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. Издательский центр «МарТ».- Ростов-на-Дону 2001.

2. Положения по бухгалтерскому учету. - М.: «Проспект», 2001.- 128с.

3. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие., М., Инфра - М, 2002 г.

4. Безруких П. С., Кондраков Н. П., Палий В. Ф. и др. Бухгалтерский учет. Учебник/ под ред. Безруких П. С. - М.: Бухгалтерский учет, 1998 г.

5. Н.А. Бреславцева, О.В. Медведева, Г.Г. Нор-аревян Бухгалтерское дело: Учебное пособие. М.: «Приор-издат», 2004. - 160с.

Страницы: 1, 2