Совершенствование бухгалтерского учета материалов на предприятии

Экспедитор принимает на станции или непосредственно у по-ставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он при приемке груза от транспортной организации может . потребовать проверку груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют ком-мерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщи-ков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указыва-ют перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие ко-личества и качества материалов данным счета поставщика. Приня-тые кладовщиком материалы оформляют однострочными или мно-гострочными приходными ордерами. Первый из них составляют то-лько на определенный вид материала, во второй записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах изме-рения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается оприходование материалов осуществлять без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия, оформляя акт о прием-ке материалов, который служит основанием для предъявления пре-тензии поставщику. В состав комиссии приглашают представите-ля поставщика или представителя незаинтересованной организа-ции. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные по-ставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспор-тную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания ма-териалов у грузоотправителя; второй - для оприходования матери-алов получателем; третий предназначен для расчетов с автотранс-портной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного доку-мента у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке ма-териалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основ-ных средств и т. п., оформляют однострочными или многострочны-ми накладными на внутреннее перемещение материалов, которые вы-писывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них являет-ся основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного доку-мента.

Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги.

Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарный счет и акт (справка), которые со-ставляет подотчетное лицо с участием других должностных лиц предприятия. В них излагается содержание хозяйственной опера-ции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и иены. Подотчетное лицо отражает в акте (справке) также данные паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Документальное оформление расходования материалов. Материалы отпускают со склада орга-низации на производственное потреб-ление, хозяйственные нужды, на сто-рону для переработки и в порядке ре-ализации излишних и неликвидных материалов. Документальное оформление отпуска материалов покажем на примере крупного производственного пред-приятия с цеховой структурой.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления предприятия осу-ществляют соответствующие организационные мероприятия. Важ-ным условием контроля за рациональным использованием матери-алов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снаб-жения на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на по-лучение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разреше-ния на вывоз с предприятия материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов за-висит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на| один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций; номер склада;

отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенк-латурный номер и наименование отпускаемых материалов; едини-цу измерения и лимит месячного расхода материалов, который ис-числяют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой -- складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установ-ленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену од-ного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При за-мене в лимитно-заборной карте материала делают запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад ма-териалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вы-числительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-за-борных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позво-лит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования выписывают цехи-получатели в двух эк-земплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия при-меняют однострочные или многострочные требования-наклад-ные. Накладные составляют материально ответственные лица уча-стка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или своим хозяй-ствам, расположенным за пределами предприятия, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью предста-вители цехов-получателей расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета, которые становятся в связи с 1тим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземп-ляре, второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организа-ции, ответственным за приемку, хранение и реализацию продук-ции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

1.3. Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Учет материалов на складах. Для обеспечения производственной программы соответствующими матери-альными ресурсами в крупных органи-зациях создаются специализированные

склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топ-лива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных складов в раз-личных структурных подразделениях организации могут быть кла-довые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящих-ся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (в кладовых) любой по размеру организации мате-риальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быст-рую их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером ор-ганизации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответст-венности.

Если в штатном расписании организации отсутствует дол-жность заведующего складом, то его обязанности могут быть воз-ложены на любого работника организации с его согласия с обяза-тельным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товар-но-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик за-полняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование ма-териалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Сортовой учет материалов. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета мате-риалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сор-тным учетом, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следу-ющие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный но-мер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остат-ка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) и лень совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведу-ющий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточка склад-ского учета.

В условиях компьютеризации и автоматизированного склад-ского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Одна-ко в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведо-мости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и со-стоянием материалов на складе и оперативного управления произ-водством.

Первичные документы после записи их данных в карточ-ки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-забор-ные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходи-мость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты ма-териально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движе-нию материалов со складов и подраз-делений организации поступают в бух-галтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за закон-ностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением коли-чества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалте-рии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в кото-рые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ве-дут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составля-ют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости ана-литического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соот-ветствующих синтетических счетах и данными карточек складско-го учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца под-считанные по документам итоговые данные о поступлении и рас-ходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

При втором варианте трудоемкость учета значительно умень-шается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод учета материалов. Более прогрессивным является опера-тивно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдо-ном методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета нив огдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомо-с гих, а использует в качестве регистров аналитического учета карточ-ки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет пра-вильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру матери-алов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков ма-териалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведо-мость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бух-галтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатур-ных групп материалов. По данным контрольной картотеки доку-ментов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картоте-ку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверя-ют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами за-писей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наибо-лее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ве-домости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением средств вычислительной техники можно осуществлять также по-средством составления сортовых оборотных ведомостей по номен-клатурным номерам на основании поступающих первичных доку-ментов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий оста-ток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявля-ются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгал-терского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затруд-няет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета материалов, соче-тающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоем-кость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.

При комбинированном методе осуществляется постоянный конт-роль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остат-ках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6