Организация учета и аудита производственных запасов на АО "Уральскоблгаз"

Комиссией осуществляется следующие функции:

- непосредственный осмотр материалов;

- установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.)

- выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;

- определены возможности использования материалов на другие цели или ил продажи;

- составление акта на списание материалов;

- представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;

- осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материалов.

В акте на списание материалов указывается:

Ш наименование списываемых материалов и их отличительные признаки;

Ш количество;

Ш фактическая себестоимость;

Ш установленный срок хранения;

Ш дата (месяц, год) поступления материалов;

Ш причина списания;

Ш информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц;

Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях, или подлежащие сдаче в виде отходов приходуются на склад организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

3.4. Учет материалов в бухгалтерской службе.

Все первичные документы по движению материальных ценностей на складах подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные сроки. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций.

При обнаружении операций (расходов), не соответствующих законодательству РК и правилам бухгалтерского учета, лицо, осуществляющее учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру. По недооформленным документам применяются меры к их дооформлению либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям до их надлежащего оформления. После проверки первичные документы таксируются, то есть определяется сумма ( денежная оценка) операций путем умножения количества на цену.

Обработка первичных учетных документов по учету материалов АО «Уральскоблгаз» ведет с помощью средств вычислительной техники.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом. Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них - в разрезе каждого наименования, групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляется оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указывается:

Ш номенклатурный номер материала;

Ш наименование материала с указанием отличительных признаков;

Ш единица измерения;

Ш цена;

Ш остаток на начало месяца;

Ш приход за месяц;

Ш расход за месяц;

Ш остаток на конец месяца.

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу.

На основе оборотных ведомостей составляется сводная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

В АО «Уральскоблгаз» в ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов, по количеству и сумм. Ведомости составляются в 2 экземплярах для бухгалтерской службы и склада (подразделения).

Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе ведется синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри их по складам и группам материалов.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов ежемесячно, по каждому складу, подразделению. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов.

Ежемесячно составляется сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся все итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям.

В сводных ведомостях движения материалов приводятся так же данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета. Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, то есть с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами).

3.5. Инвентаризация товарно-материальных ценностей средствами «1С: Бухгалтерия» 7.7 на АО «Уральскоблгаз»

Важным средством контроля за использованием товарно-материальных ценностей в бухгалтерском учете является периодическое проведение инвентаризации. Сроки и порядок проведения инвентаризации определяется положением о бухгалтерском учете и учетной политикой предприятия. Смысл инвентаризации сводится к сравнению фактического остатка товарно-материальных ценностей с остатками по учетным документам. В случаях отклонений излишки или недостачи товарно-материальных ценностей учитываются на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Рассмотрим возможность отображения результатов инвентаризации средствами «1С: Бухгалтерии». После проведения инвентаризации её результаты отражаются в инвентаризационной ведомости. Для сверки её результатов с данными учета в программе «1С: Бухгалтерия» предусмотрен специальный документ, в который должны быть внесены данные инвентаризационной ведомости и данные учета.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Шаг 1. Открыть журнал «Инвентаризация» из группы журналов «общего назначения»

Шаг 2. Клавишей Insert вести новый документ. В результате на экран выводится диалоговое окно, в которое необходимо внести необходимые данные.

Шаг 3. В поле «Вид ТМЦ» выбрать из выпадающего списка материалы, товары или фиксированные активы. Следует отметить, что если инвентаризация проводилась комплексная, то её результаты должны быть введены в программу тремя документами «Инвентаризация»- на каждый вид ТМЦ свой документ.

Шаг 4. В поле «Счет учета» из выпадающего списка необходимо выбрать счет учета конкретного ТМЦ или «[(….)] По всем счетам», (если необходимо произвести учет по всем счетам данного вида).

Шаг 5. В разделе «Проводить инвентаризацию» по «в поле Склад» необходимо выбрать склад, по которому производится инвентаризация.

Шаг 6. В разделе «Счет отнесения недостач» необходимо в поле «Счет» выбрать счет бухгалтерского учета, на который необходимо относить недостачи, а так же выбрать конкретное субконто, соответствующие данному счету.

Шаг 7. Аналогично в разделе «Счет оприходования излишков» необходимо выбрать счет бухгалтерского учета и соответствующие этому счету субконто.

Шаг 8. Щелчком мыши переходим во вкладку «Табличная часть».

Шаг 9. Щелкаем кнопку «Записать» в нижней части диалогового окна.

Шаг 10. Щелкаем кнопку «Заполнить». В результате в табличной части появится список ТМЦ по выбранному складу.

Шаг 11. Если фактического количество какого-либо ТМЦ не совпадает с учетным, то следует выделить его и нажать Shift + Enter и вести фактическое значение. Зафиксировать ввод клавишей Enter.

Шаг 12. При необходимости можно вывести на печать Инвентаризационную опись или сличительную ведомость. Для этого щелкнуть кнопку «Печать» и выбрать нужный документ. После чего отправить на принтер из меню «Файл» командой «Печать».

Шаг 13. Закрыть диалоговое окно кнопкой ОК.

Шаг 14. На предложение сохранить документ щелкните «Да»

Шаг 15. В результате документ сформирует бухгалтерское проводки по списанию недостачи в подотчет материально-ответственного лица, или по оприходованию ТМЦ.

3.6 Сущность, цели, источники аудита.

Сущность аудита ТМЗ заключается в экспертизе учета движения ТМЗ на основе проверки соблюдения порядка ведения бухгалтерского учета ТМЗ, соответствие хозяйственных и финансовых операций законодательству, полноты и точности отражения отчетности по учету движения ТМЗ.

Основной целью аудита ТМЗ является установление правильности ведения учета их; получение точных сведений о наличии и движении ТМЗ и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления; выявление и реализация ненужных предприятию ТМЗ с целью мобилизации материальных ресурсов.

Программа аудиторской проверки ТМЗ состоит из нижеперечисленных пунктов:

1. Проверка правильности отражения в балансе;

2. Проверка наличия и сохранности ТМЗ;

3. Проверка складского учета и обеспеченности предприятия ТМЗ на последнюю отчетную дату.

4. Проверка правильности оформления первичных документов по движению ТМЗ;

5. Проверка полноты и своевременности оприходование поступивших ТМЗ и правильности произведенных при этом бухгалтерских записей.

6. Проверка обоснованности операций по отпуску ТМЗ на изготовление готовой продукции и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета.

7. Определение метода оценки ТМЗ

8. Проверка правильности документального оформления и осуществления бухгалтерских записей по операциям, связанных с передачей на переработку и реализацией ТМЗ сторонним организациям.

9. Проверка своевременности и правильности проведения инвентаризации ТМЗ.

10. Изучение актов, решений администрации и других документов на списание недостач ТМЗ сверх установленных норм естественной убыли, в следствии их порчи и уценки из-за снижения цен.

Источниками аудита являются - баланс, главная книга, журналы - ордера №6, №7, № 10 и другие учетные регистры. Необходимо установление тождества между вышеперечисленными регистрами, а также важно убедиться в соответствии синтетической и аналитической информации.

При проверки соответствии фактического наличия ТМЗ учетным данным необходимо, во-первых, обратиться к данным годовой инвентаризации, во-вторых, выбрать группы ТМЗ по которым следует провести сплошную проверку в местах хранения (например, наиболее дорогостоящие или дефицитные), и группы для выборочной проверки.

Важно обратить внимание на соблюдение порядка хранения товарно-материальных запасов на складах, на соответствии мест хранения условиям сохранности отдельных видов ТМЗ.

Поскольку отдельные виды ТМЗ имеют свои особенности как в натуральной форме, так и в осуществлении их учета.

3.7. Порядок проведения аудита

Чрезвычайно велико значения аудиторской проверки ТМЗ.

Проверку наличия и сохранности ТМЗ аудитор следует начать с обследования складского хозяйства и проведение их инвентаризации.

При обследовании складского хозяйства необходимо обратить внимание на состояние и правильное использование складских помещений и измерительных приборов; эффективность работы контрольно-пропускного пункта; наличие пожарной и охранной сигнализации; соблюдение установленных правил приемки, отпуска и хранение ТМЗ; подбор и расстановку материально ответственных лиц, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, наличие залежных, некомплектных и испорченных материалов; правильность оформления приходных и расходных документов.

Важным условием обеспечения сохранности материальных ценностей является правильно организованная охрана. Контроль ее состояния начинается с внезапной проверки внутреннего контроля за ввозам и вывозам ТМЗ на предприятии, чтобы избежать фальсификации документов, вывоза ТМЗ дважды по одним пропускам, вывоза по устным разрешениям и запискам и т.д.

Обследовав складское хозяйство, аудитор должен произвести инвентаризацию.

Аудитор должен уточнить наличие заключенных письменных договоров с кладовщиками о полной индивидуальной материальной ответственности, состояния контроля за деятельностью их, наличие номенклатуры соблюдение режима работы складов. Основное внимание его должно быть уделено проверке соблюдения правил хранения ТМЗ на складах и состоянию ведения складского учета.

Перед началом инвентаризации аудитор договаривается с руководителем о создании инвентаризационной комиссии. Руководитель издает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир.

В состав инвентаризационной комиссии помимо материально-ответственных лиц, обычно включается представители руководства предприятия, а также соответствующие специалисты и работники бухгалтерии. Присутствие, при проведении инвентаризации материально-ответственное лицо обязательно.

Результаты инвентаризации фиксируется в инвентаризационных описях, составляемых аудитором. Опись применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных запасов и составляется в одном экземпляре на основе пересчета, взвешивания, перемеривание запасов отдельно по каждому местонахождению и материально - ответственному лицу или группе лиц, на которых находятся ТМЗ.

До начала инвентаризации материально-ответственные лица должны предоставить расписку о том, что все первичные документы оформлены, а все поступившие и выбывшие ТМЗ также оформлены.

ТМЗ заносятся в инвентаризационную опись по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества.

На выявленные в результате инвентаризации негодные или испорченные материалы составляются соответствующие акты.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

Инвентаризация ТМЗ должна производится в порядке расположения ТМЗ в данном помещении. Не следует допускать беспорядочного перехода от одного вида ТМЗ к другому.

Председатель инвентаризационной комиссии или по его поручению, члены комиссии в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие ТМЗ лично, ни в коме случае не допускаются вносить в описи данные об остатках ТМЗ со слов материально-ответственного лица или по данным учета.

На последней странице описи перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения товарно-материальных запасов в ходе инвентаризации.

ТМЗ, поступившие на время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЗ заносятся в отдельную опись с наименованием «ТМЗ, поступившие во время инвентаризации», с указанием кода, от кого поступили ТМЗ, дата и номер приходного документа, наименование, количество и сумма. На приходном документе за подписью председателя делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которые записаны эти ТМЗ.

При длительном проведении инвентаризации только с разрешения (письменного) руководителя и главного бухгалтера, товарно-материальные запасы могут отпускаться в процессе инвентаризации материально-ответственными лицами в присутствии членов комиссии. Эти ТМЗ заносятся в отдельную инвентаризационную опись «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации» оформляется эта опись аналогично описи по поступившим ТМЗ.

ТМЗ принадлежащие другим предприятиям и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются одновременно с собственными ТМЗ, на них составляется «Инвентаризационная опись ТМЗ, принятых (сданных) на ответственное хранение», с ссылкой на соответствующие подтверждающие документы.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). Перед проверкой тара должна быть подобрана по видам: из древесины, из металла, аз картона, из пластмассы, из ткани, из нетканых материалов.

Для определения результатов инвентаризации, инвентаризационная опись сдается в бухгалтерию, на основании которой составляется «Сличительные ведомости результатов инвентаризации ТМЗ». В них вносят только те ТМЗ, по которым выявлены расхождения. В ведомостях указывается наименование ТМЗ: и их характеристика, результаты инвентаризации (излишек, недостача), отрегулирование за счет уточнения в учете (излишков, недостачи), пересортицы, оприходование излишков, списания недостачи. Описи подписывает бухгалтер; материально-ответственное лицо своей подписью подтверждает согласие с результатами инвентаризации.

Недостачу ТМЗ списывает в пределах норм естественной убыли на издержки производства, сверх норм на виновное лицо, если таковое имеется, если же нет, то на общеадминистративные расходы.

При этом НДС ранее отнесенный в зачет подлежит исключению из зачета.

По завершению аудиторской проверки аудитор составляет «Аудиторское заключение», в котором отражает все этапы проведения аудита с указанием замечаний и внесением поправок, как в хозяйственной деятельности предприятия, так и в бухгалтерском учете.

Также аудитор составляет «Акт аудиторской проверки финансово хозяйственной деятельности» и «Аудиторский отчет».

3.8 Проверка законности движения и аудиторское заключение товарно-материальных запасов

Важным направлением работы аудитора является анализ ТМЗ, определение обеспеченности предприятия предметами труда для осуществления его бесперебойной деятельности.

Проводя аудит ТМЗ, следует иметь в виду, что первичные документы по приходу и расходу ТМЗ играет важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием ТМЗ.

Первичные документы по движению ТМЗ должны тщательно оформляться.

Поступающие на предприятие ТМЗ оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой ТМЗ поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование (2 экземпляра), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и другие. Все эти документы поступают в бухгалтерию и проверяются на правильность оформления и затем передаются снабжению.

В отдел снабжения производится проверка соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества ТМЗ договорным условиям. Если все данные соответствуют отдел снабжения осуществляет контроль за поступающим грузом, а также при необходимости их розыск.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - ответственному для получения и доставки ТМЗ.

Принимаются ТМЗ на станции по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи или повреждений, составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий поставщику или транспортной организации.

Принятые ТМЗ доставляются на склад предприятия и сдаются заведующему складом и оформляются приходной накладной.

В случае, когда количество и качество прибывших ТМЗ на склад не соответствует данным счета поставщика, приемку ТМЗ производит комиссия и оформляется акт о приемке ТМЗ, который служит основанием для предоставления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика.

Акт также составляет при приемке ТМЗ, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Поступление ТМЗ собственного изготовления , отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и тому подобное оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение ТМЗ, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах (один остается в цехе, а второй сдается на склад).

Подотчетные лица приобретают материалы у предприятий торговли, и других предприятий и кооперативов, на рынке или у населения за наличный расчет. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных ТМЗ, является товарный счет, чек контрольно-кассового аппарата или акт закупа, составляемый подотчетным лицом с указанием даты, места покупки, наименования и количества ТМЗ, и цены, а также реквизитов продавца (РНН, фамилия, имя, отчество, номер удостоверения и паспорта).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6