Организация работы с документами на предприятии, документооборот

· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

· рассчитать численность службы делопроизводства.

Делопроизводство на практике.

1. Характеристика предприятия:

2. Цели и задачи предприятия :

Стратегической целью является :

· достижение лидирующего положения в России в области изготовления и ремонта гидроакустической аппаратуры, аппаратуры систем управления и защиты ЯЭУ, общекорабельных систем и навигационных комплексов на заказах ВМФ ;

· удовлетворение требований и ожиданий потребителей ;

· получение прибыли, обеспечивающей решение социально-экономических задач предприятия.

Этому способствует реализация следующих задач :

§ повышение научно-технического уровня и качества продукции.

§ экономное использование ресурсов, повышение рентабельности, снижение себестоимости продукции.

§ повышение производительности труда, создание благоприятного психологического климата в коллективе.

§ обеспечение безопасных и здоровых условий труда.

§ правильная эксплуатация и своевременное проведение текущего и планово-предупредительного ремонта оборудования.

§ разработка и внедрение новых и совершенствование действующих технологических процессов.

§ подготовка производства и контроль за своевременным обеспечением производства материалами и инструментом.

3. Основной вид деятельности предприятия : производство и ремонт гидроакустических и навигационных систем для военно-промышленного комплекса.

3.1 Подразделение Производство печатных плат (ППП) обеспечивает сборочно-монтажное производство печатными платами и планками, нанесение рисунка на детали внешнего вида методом сеткографии, нанесение гальванических и лакокрасочных покрытий в строго в соответствии с производственным планом.

4 Структура предприятия (см. приложение)

4.1 Структурная схема основного производства № 5 (см. приложение)

4.2 Структурная схема производства печатных плат (см. приложение)

5 Организация делопроизводства в производстве печатных плат:

5.1 Большинство документов, создаваемых в структурном подразделении - производство печатных плат, являются информационно- справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, служебные записки. Так же издаются распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения). Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчинённым структурам, группам или отдельным должностным лицам. Для успешного функционирования подразделения существуют документация по организационно-нормативному регулированию (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о подразделении, должностная инструкция).

5.2 Взаимоотношения структурного подразделения ППП:

ППП получает	ППП передаёт
Производственно-диспечерский отдел
-проект квартальных и месячных планов; -утверждённый месячный план; -графики запуска / выпуска изделий; -оперативные распоряжения; -производственные задания; -извещения об изменении плана.	-замечания и предложения по проектам квартальных и месячных планов; -претензии к другим подразделениям; -акты о браке, утере и порче. Для восполнения незавершённого производства; -месячные отчёты о выполнении плана производства по объёму и номенклатуре.
Отдел главного технолога
-график подготовки производства новых изделий; -альбом карт технологических процессов; -решения, распоряжения, касающиеся тех. подготовки производства; -извещения об изменении тех. документов и норм расхода материалов.	-заявки на оборудование; -разработанные тех. процессы; -расчёты потребности ППП по спирту; -тех. отчёты и акты; -график контроля соблюдения тех. дисциплины; -разрешение на временное отступление от тех. документации.
Отдел главного конструктора
-конструкторскую документацию; -КД для согласования; -требования на корректировку КД; -бланочную продукцию; -консультации при освоении новых изделий.	-вопросы по конструкторской документации; -разрешение на временное отступление от КД; -КД для корректировки; -заявки на бланочную продукцию.
Отдел материально-технического снабжения
-материалы, хоз. инвентарь, спецодежду, моющие средства; -карты на замену материалов; -сведения о наличии, поступлении, изменении сроков поставок материалов и комплектующих изделий.	-дефицит материалов; -заявки на спецодежду; -требования на получение материалов, хоз. инвентаря; -тех. акты на списание материалов.
Служба главного энергетика
-нормы расхода и указания по использованию энергоресурсов; -акты приёмки оборудования после кап. ремонта; -приказы, распоряжения, указания, служебную и тех. документацию к исполнению; -утверждённые годовой и месячный план работы; -предложения в план работ; -инструкции по эксплуатации и технике безопасности; схемы коммуникации.	-заявки на запасные части; -заявки на ремонт эл. оборудования; -аварийные и тех. акты; -согласования на производство земляных работ; -приказы и решения по соблюдению правил тех. эксплуатации электроустановок потребителей -проекты планов годовых и месячных планов; -отчёты по выполнению годовых и месячных планов работ.
Служба главного механика
-акты приёмки оборудования после кап. ремонта; -инструкции по эксплуатации оборудования; -акты проверки тех. состояния тех. оборудования.	-заявки на ремонт оборудования, закреплённого за службой главного механика; -заявки на монтаж и демонтаж оборудования по утвержденным планировкам; -приказы, выпущенные на основании аварийных актов.
Экономическое бюро
-штатное расписание руководителей, специалистов, служащих; -распоряжения, указания к исполнению; -приказы по премированию; -отпускные записки; -расчётные листки; -вкладыши, проказы на работу в выходные дни.	-проекты штатного расписания; -приказы по перемещению работников ППП; -график отпусков; данные табельного учёта для сверки; -наряды на повремённую и сдельную работу; -сведения о целосменных и внутрисменных простоев.
Инструментальный отдел
-технологическую оснастку, инструмент, приспособления и материалы; -инструкции по эксплуатации и хранению спец. технологической оснастки и инструмента	-заявки на инструмент, материалы; -карты заказов на изготовление тех. оснастки, приспособлений; -заказы на ремонт, кап. ремонт и изготовление дублёров тех.оснастки; -инструмент, списанный по актам.
Бухгалтерия
-методические указания по организации учёта мат. ценностей;	-акты незавершённого производства; -акты инвентаризации основных фондов, драгметаллов; -отчёты по спирту; -акты на забракованную продукцию.
Служба качества
-предупреждения о браке; -отчёты о результатах внутренних аудитов; -политику предприятия в области качества; -отчёты по качеству продукции -приказы, решения представителя по системе менеджмента.	-цели ППП в области качества; -предложения в план работы ПДКК; -акты приёмо-сдаточных испытаний; -продукцию ППП для проведения тех. контроля; -протоколы «Дня качества» у начальника ППП.
Центральная заводская лаборатория
-протоколы испытания материалов, покрытий и печатных плат; -клеи на эпоксидной смоле; -маркировочные краски на эпоксидной основе; -результаты анализов растворов электролитов и сплавов; -протоколы результатов исследований уровня шума, освещенности, температуры.	-заявки на испытание материалов, покрытий и готовой продукции; -график проведения анализов растворов электролитов; -акты инвентаризации по драгметаллам для согласования; -заявки на приготовление клея, маркировочной краски; -заявки, графики на проведение замеров шума, освещённости.
Бюро стандартизации
-нормативные документы; -перечень вновь поступивших нормативных документов.	-извещения об изменении тех.документации; -акты внедрения нормативных документов.
Юридический отдел
-согласования, приказы, решения.	-приказы для согласования.
Бюро режима
-информацию о нарушениях режима секретности работниками ПП, фактах задержания работников ППП при нарушении пропускного режима и о хищении материальных ценностей.	-материалы о результатах расследования фактов нарушений и о принятых мерах к нарушителям.
Отдел охраны труда
-инструкции по ТБ; -руководящие документы гос. инспекции труда; -приказы ген.директора предприятия по предупреждению несчастных случаев на производстве; -бланки разрешений на проведение огневых и пожароопастных работ.	-карты аттестации раб. мест по условиям труда; -отчёт по загрузке оборудования; -отчёт по характеру сбрасываемых стоков; -инструкции по ТБ; -схемы эвакуации работников ППП; -приказы о создании добровольных пожарных дружин.
Отдел кадров
-приказы ОК по личному составу и об обучении; -график периодической аттестации специалистов и служащих.	-информацию по личному составу; -заявки на работников нужной квалификации и специальности; -информацию о необходимости обучения работников смежной специальности.

5.3 Учёт и регистрация входящих документов в подразделении:

· при приёме документов (ежедневно) секретарь - делопроизводитель проверяет наличие документов и приложений к ним, ставит подпись в графе «Расписка в получении» листа «Расписка»;

· документы в день получения регистрируют в подразделениях в журналах регистрации входящих документов, делают отметку о поступлении документа в подразделение по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) и передают на резолюцию руководителю;

· документ с резолюцией руководителя передают для исполнения;

· руководители бюро, групп, исполнители получают документы у секретаря-делопроизводителя под расписку в журнале регистрации;

· документы подлежат исполнению в соответствии с поручениями руководителя в указанные в резолюции сроки или установленные в документе.

Если сроки исполнения не определены в тексте документа и в резолюции, то срок исполнения

не должен превышать 10 дней. Срочные документы исполняют в течение двух-трёх дней.

· срок исполнения документа исчисляется со дня поступления его в подразделение-исполнитель. Продлить срок исполнения документа может только руководитель, его установивший;

· на документах исполнитель или руководитель подразделения обязан сделать отметку об исполнении документа.

Отметку об исполнении документа оформляют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 (пункт 3.28).

· документы, с отметкой об исполнении хранят в деле подразделения.

5.4 Порядок отправления исходящих документов:

· секретарь-делопроизводитель, проверив правильность оформления реквизитов исходящего документа (не выходящего за пределы предприятия), наличие виз, подписи руководителя подразделения, количества листов документа и приложений к нему (если они упомянуты в тексте документа), регистрирует его в журнале исходящих документов по 6.1.8. и помещает документ в папку подразделения в канцелярии, указать дату передачи и регистрируют номер документа в графе «Регистрационный номер документа» в листе «Расписка»;

· зав. канцелярией проверяет правильность оформления реквизитов документа на соответствие требованиям раздела 6, сведения об адресате, наличие подписи, наличие даты документа, наличие указанных в документе листов и приложений, отправляет документ адресату, возвращает в подразделение оформленные копии отправленных документов

5.5 Жизненный цикл прохождения внешних и внутренних документов:

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка ) документов	Секретарь	Ответственный за делопроизводство
2	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
5	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
6	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
7	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
8	Возврат документов	Ответственный за делопроизводство	-
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
2	Тиражирование документов ( при Необходимости )	Ответственный за делопроизводство	-
3	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Секретарь
5	Отправка документов	Секретарь	-
6	Помещение контрольных экземпляр- ров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Оформление документа	Исполнители	Директор
2	Утверждение(подписание) документа	Директор	Исполнители
3	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
4	Тиражирование документа (при не-обходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
5	Выдача документа в работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
6	Помещение контрольных экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
7	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-

5.6 В подразделении «Производство печатных плат» документооборот обеспечивается такими техническими средствами, как ЭВМ, принтер, ксерокс. Обработка документов производится в ручную.

5.7 На предприятии разработан «Стандарт предприятия». В котором устанавливаются виды организационно-распорядительных документов (ГОСт Р 51141), создаваемых и используемых в текущей деятельности предприятия- приказы, распоряжения, акты, служебные записки, решения и т.д. Настоящий стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30, ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 15.002.

Построение, изложение, оформление и обозначение настоящего стандарта- по СТП 1.007.

Требования настоящего стандарта обязательны для всех структурных подразделений предприятия.

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации.

ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации.

ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения.

ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело и т.д.

Ответственность за соблюдение требований настоящего стандарта несут исполнители документов, руководители подразделений, должностные лица, служба качества при проведении внутренних аудитов (проверок), начальник бюро стандартизации при проверке проектов организационных документов и изменений к ним, от координации действий которых зависит выполнение указаний в установленные организационно-распорядительными документами сроки, а также ответственные за делопроизводство в подразделениях в соответствии с 6.3.16, 6.3.24, 6.4.19, 7.18, 7.19,7.27,7.30.

Вывод: Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлена на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет делопроизводителя оснащён необходимыми техническими средствами, созданы все условия для комфорта работающего.

Список литературы

1. М.Ю. Рогожин «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера»,2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.

2. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.

4. М.В.Ларин «Управление документацией и новые информационные технологии» -М., 1998.

5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России, 1998.

6. В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. - М.: МГИАИ, 1983.

Страницы: 1, 2, 3