Организация первичного учёта областного управления инкассации и пути его совершенствования

5) участки учёта, где не используются унифицированные первичные учётные документы;

6) участки учёта (в первую очередь - учёт кассовых операций и учёт операций, связанных с движением всех ТМЦ на предприятии), на которых на исполнителей документально не возложена материальная ответственность;

7) участки учёта, где первичные учётные документы создаются и первично обрабатываются вручную;

8) участки учёта, где присутствует высокий риск сбоев и нарушений на стадии первичного сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих учёту;

9) участки учёта, на первичную документацию которых не составлены графики документооборота;

10) участки учёта, для первичной документации которых не определены правила и сроки хранения;

11) круг договоров, контрактов и соглашений, не контролируемых главным бухгалтером;

12) отсутствующие на предприятии нормативные документы, относящиеся к внутренней нормативной базе клиента, регламентирующей организацию системы первичного учёта.

Принимая во внимание все факторы, следует составить таблицу (Приложение 8) 29, с.100, обобщить результаты и сделать один из четырёх ниже перечисленных выводов:

А. Необходим предварительный аудит СОПУ на конкретном участке первичного учёта.

Б. Отсутствует необходимость в предварительном аудите СОПУ, но есть настоятельная необходимость в более тщательной проверке организации первичного учёта при аудите отдельных разделов учёта (или отдельных хозяйственных операций). Как правило, данный вывод будет предполагать увеличение объёма выборки при аудите данного участка учёта.

В. Необходима выдача рекомендаций клиенту по отдельным вопросам организации системы первичного учёта как в целом по предприятию, так и на конкретных участках учёта.

Г. Отсутствует необходимость в тщательной проверке СОПУ на конкретном участке учёта, что предполагает значительное снижение объёма выборки при аудите данных хозяйственных операций.

Каким образом построена предлагаемая таблица? Двенадцать вышеобозначенных факторов разделены на три группы риска следующим образом:

1 группа - факторы 1-4 (как правило, их наличие будет предполагать вывод «А»);

2 группа - факторы 5-8 (предполагают вывод «Б»);

3 группа - факторы 9-12 (предполагают вывод «В»).

Конечно, определить однозначно, какие варианты сочетания факторов (а из 12 факторов возможно более 4000 различных их комбинаций) соответствует одному из четырёх выводов, очень трудоёмкая задача, и в настоящей работе этой цели не преследуется. При определении того, какой вывод сделать о состоянии первичного учёта на конкретном участке учёта, помогут личные опыт и интуиция проверяющего, однако присутствие тех или иных факторов на конкретном участке учёта (аудитор будет просто отмечать их присутствие) уже даёт наглядное представление о состоянии СОПУ. К примеру, если на каком-либо участке учёта аудитором отмечается присутствие фактора 11 (отсутствие контроля со стороны главного бухгалтера или уполномоченного им лица за подписываемыми договорами, соглашениями и контрактами) - это серьёзное основание к тому, чтобы при экспертизе договоров данной тематики, а также при проведении аудита хозяйственных операций по этим договорам проверка проводилась более тщательно.

Следует учесть, что наличие фактора 12 (отсутствие каких-либо документов, регламентирующих СОПУ на предприятии) применительно к использованию в предлагаемой таблице предполагает наличие или отсутствие на данном участке учёта перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов. Все остальные нарушения, относящиеся к фактору 12, аудитор отдельно будет отмечать (и давать рекомендации по исправлению их) в своём отчёте.

Результаты предлагаемой таблицы помогут также аудитору при определении объёма выборки, которая будет присутствовать при аудите каждого конкретного участка (независимо от того, будет ли на этом участке необходим предварительный аудит СОПУ или нет). Определение объёма выборки по участкам учёта представляется возможным вследствие того, что вся проверяемая совокупность данных разбивается в результате на отдельные группы в зависимости от того, какой вывод сделает аудитор, оценив комбинацию предлагаемых 12 факторов риска.

Критерии оценки размера выборки могут быть разными. В силу того, что возможны более 4000 комбинаций сочетания 12 факторов, конкретной методики определения размера выборки не предлагается, т.к. отдельные сочетания факторов могут предполагать наличие конкретных ошибок (а следовательно, выборка будет нерепрезентативной). Другие сочетания (особенно если среди присутствующих факторов будет находиться фактор 3 - участки учёта с наиболее многочисленным объёмом первичной учётной документации) предполагают обязательное использование представительной (репрезентативной) выборки, которая на каждом конкретном участке в зависимости от количества единиц отбора, их суммового выражения (существенности хозяйственных операций данного участка учёта), предполагаемого аудиторского риска и ряда других причин будет определяться одним из методов аудиторской выборки, предлагаемых стандартом «Аудиторская выборка».

При этом, опираясь на свое профессиональное суждение, аудитор может счесть целесообразным проведение аудита на конкретном участке учёта методом сплошной проверки.

Далее идёт разработка:

· плана предстоящей проверки СОПУ;

· общей программы предварительного аудита СОПУ по отдельным разделам учёта.

Примерный план аудита системы первичного учёта приведён в Приложении 9 29, с.105

В развитие плана аудита первичного учёта составляется программа проведения проверки СОПУ для тех разделов учёта, где необходим предварительный аудит системы первичного учёта. Необходимо отметить, что организацию предварительной проверки состояния первичного учёта по любому разделу необходимо строить по одинаковой схеме. При этом аналитические процедуры разбиваются на три группы, соответствующие трём элементам системы первичного учёта, а именно:

1. проверка организации сбора и регистрации оперативного факта, подлежащего первичному учёту на конкретном участке учёта;

2. проверка массива первичной учётной документации на конкретном участке учёта;

3. проверка организации работы с документацией на конкретном участке учёта.

Результаты анализа четвертого элемента - среды функционирования системы первичного учёта, проведённого во время предплановой подготовке к проверке, также обязательно должны быть учтены при проведении аудиторских процедур. Каждой аналитической процедуре присвоен номер, состоящий их трёх чисел: первое - порядковый номер проверяемого участка учёта, второе - принадлежность к одной из трёх подсистем СОПУ, третье - порядковый номер процедуры.

Примерная программа предварительного аудита первичного учёта приведена в Приложении 10 29, с.111.

Составив план и программу проверки СОПУ на предприятии, а затем разработав общий план и программу аудита всей системы учёта на предприятии, аудитор может приступать к проведению аналитических процедур согласно разработанной программе, в том числе к проведению аналитических процедур по проверке СОПУ.

3.3 Аудит первичного учёта отпуска материалов в производство.

Выбор именно этого раздела учёта обусловлен тем, что:

- высок риск возможных ошибок, нарушений и намеренных искажений в организации СОПУ

- этому участку соответствуют два типа первичной учётной документации (ПУД): создаваемые на предприятии - первый участок и получаемые со стороны - второй участок

Одним из требований Российского правила (стандарта) «Цели и основные принципы, связанные с аудитом бухгалтерской отчетности» является соблюдение на всех этапах проведения проверки принципа профессионального скептицизма с учетом вероятности того, что получаемые аудиторские доказательства могут быть неверными 21, с.147.

Поэтому основная цель предварительной проверки СОПУ на этом участке - установить достоверность фактов списания ТМЦ в производство и гарантировать качество оправдательной первичной документации. Это необходимо для того, чтобы аудитор, проверяющий раздел и участок учёта, мог с уверенностью опираться на данные первичного учёта (в частности, при проверке соответствия корреспонденций счетов, сумм оборотов и остатков в регистрах учёта, способов списания ТМЦ, сумм, списанных на себестоимость производственной продукции, и т.д.).

Хозяйственные операции по списанию ТМЦ в производство относятся к операциям с повышенным уровнем риска. Это объясняется такими причинами, как:

1. вероятность хищения ТМЦ;

2. огромный объём совершаемых операций и соответственно большой массив ПУД, следствием чего могут стать:

- отсутствие оправдательных документов;

- несанкционированное списание ТМЦ (отсутствие реквизитов, придающих документам юридическую силу);

- утеря документов;

3. искажение фактов списания ТМЦ.

Процедура 1.1 Проверка достоверности (полноты и точности) фатов списания ТМЦ в производство.

На данном этапе необходимо убедиться в том, что при списании ТМЦ в производство подсчёт количественных показателей проводится с достаточной степенью точности и подсчёту подвергаются все без исключения ТМЦ, списываемые в производство. Процедура проводится с помощью методов наблюдения и пересчёта.

Необходимо выяснить, какие способы, приёмы и технические средства используются на предприятии при измерении ТМЦ, оценить состояние весового хозяйства и измерительных приборов, в том числе проверить, как часто должны проверяться приборы и когда проверка проводилась в последний раз.

На складе Тверского управления инкассации в весовом хозяйстве нет необходимости. Подсчёт количественных показателей производится с достаточной степенью точности.

Процедура 1.2 Проверка оперативности регистрации фактов списания ТМЦ на носителях информации. При проведении этой процедуры следует выяснить, всегда ли данные о совершении хозяйственной операции фиксируются либо на носителе в момент совершения операции, либо сразу после её окончания. Получить такую информацию возможно, только используя устный опрос получателей товарно-материальных ценностей.

Задавая такой вопрос о том, каким образом (заполнение бланков вручную, создание документа с помощью вычислительной техники и проч.) и когда происходит фиксация факта отпуска материалов в производство можно составить определённое мнение об уровне оперативности фиксации факта и о том, какова вероятность того, что такой уровень оперативности на данной стадии учётного процесса присутствует всегда.

При опросе было выявлено, что регистрация фактов списания происходит не своевременно, т.е. бывают случаи регистрации фактов списания через день, после списания, поэтому существует возможность упущения регистрации какого-либо факта.

Процедура 1.3. Проверка законности первичной учетной документации (ПУД), оформляющей списание ТМЦ в производство.

Проведение этой процедуры обязательно, цель её - получение достаточных доказательств того, что весь массив ПУД по списанию ТМЦ в производство имеет юридическую силу. В ходе проведения процедуры используются следующие источники информации:

- требования-накладные (№М-11)

- карточки учёта материалов

- приказы об утверждении лиц, имеющих право подписи первичных документов.

К проверке документации, оформляющей операции, по которым обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью. Выявленные ошибки и нарушения в оформлении первичной документации по этим операциям следует свести в табл. 3.1.

Табл. 3.1 Проверка законности ПУД по списанию ТМЦ в производство

№ п/п	Позиция ТМЦ, по которой обнаружены расхождения	Наличие ПУД по этой операции	Объяснения отвеств. работников	Выводы аудитора
		нет	есть	Наличие необходимых реквизитов*
				Наименование документа	Код формы	Дата составления	Содержание хоз. операции	Измерители хоз. операции	Наименование должностей	Личные подписи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1	Пломбир	+	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
2	Куртка зимняя чёрная		М-17 от 05.12.04	+	+	+	+	+	-	-

По результатам проведения процедуры необходимо выявить общий уровень соблюдения правил оформления документов по данной операции и, выявив нарушения, отобрать их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет, либо они оформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена при проверке бухгалтерского учёта данного раздела. Особенно следует обратить внимание на документы, в которых отсутствуют или исправлены следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения-получателя;

- наименование вида деятельности (вида работ), для которого затребованы ТМЦ;

- количество затребованных и особенно отпущенных ТМЦ;

- личные подписи участников операции.

Кроме того, на данном этапе можно также отдельно отмечать документы, на которых отсутствует котировка бухгалтера, чтобы затем учесть эту информацию при проверке правильности оценки ТМЦ, списываемых в производство.

При проведении данной процедуры было выявлено отсутствие необходимых реквизитов в карточке ф.№ М-17 от 05.12.2004г.

Процедура 1.4. Проверка соблюдения графика документооборота

Цель процедуры - установить наличие или отсутствие графика документооборота по операциям списания ТМЦ в производство, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности, поскольку правильное составление графика и его соблюдение способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчётности.

По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не прописаны или прописаны формально, есть риск того, что:

- некоторые первичные документы могут отсутствовать;

- некоторые первичные документы могут быть утеряны:

- некоторые первичные документы будут приняты к учёту (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно;

- в некоторых документах будут содержаться приписки и прочие злоупотребления (ибо отсутствие контроля способствует подобным ситуациям).

Исходя из этого на документацию, на которую нет графиков документооборота или имеющиеся графики реально не работают, при проведении следующей процедуры аудитор должен обратить особое внимание.

В управлении инкассации наблюдается отсутствие графика документооборота.

Процедура 1.5. Проверка полноты и точности регистрации документа в учётных регистрах

Цель проведения процедуры - получить достаточные доказательства того, что при принятии к учёту соблюдены шесть следующих основных принципов.

1. Было достаточно оснований для регистрации документа.

2. Все документы по оформлению проверяемых операций зарегистрированы полностью.

3. Все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и все данные полностью перенесены в систему учёта.

4. Все документы зарегистрированы своевременно.

5. Все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учётных регистрах.

6. Документ принят к учёту единожды.

Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна проводиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особо внимательно следует подойти к:

- документам на которые не составлены графики документооборота (процедура 1.4)

- операциям, где первичные документы отсутствуют либо в первичных документах отсутствуют определённые реквизиты (процедура 1.3);

- операциям, где вероятен риск несвоевременной регистрации оперативного факта на носителе (процедура 1.2);

- документам, которые отражают неправомерное списание ТМЦ в производство (процедура 1.1)

Информацию о том, каким образом все эти документы приняты к учёту, следует свести в табл. 3.2 К примеру:

Табл. 3.2

№ п/п	Наименование хоз. операци, дата, основные характеристики операции	Наличие оправдательного документа	Регистрация в учётном регистре	Отклонения, выводы, замечания аудитора
			В каком регистре надлежит отражать операцию	В каком регистре операция фактически отражена	Дата регистрации документа в учётном регистре	Соответствие данных учётного регистра данным первичного документа
1.	Поступили канцтовары на склад	Ав. отчёт № 74 от 12.04.2004	Книга регистрации авансовых отчётов	Книга регистрации авансовых отчётов	22.05.2004	полное соответствие	не своевременная регистрация авансового отчёта в учётном регистре

В результате заполнения данной таблицы сгруппируется информация обо всех отклонениях между фактически совершённой операцией, первичным документом, её отражающим, и учётной записью, произведённой в конкретном учётном регистре.

Процедура 1.6. Проверка регистрации хранения документов и организации доступа к ПУД.

Цель процедуры - установить соблюдение на предприятии правил хранения документации в процессе текущей деятельности и правил хранения документов в архиве. Если на предприятии нет чётко установленного порядка хранения документации в период исполненных документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, то присутствует большой риск возможности несанкционированного доступа к ПУД. Это в свою очередь может привести как к утере документов, так и различного рода злоупотреблениям с первичной учётной документацией (припискам, исправлениям, уничтожению или подлогу документов).

Применительно к операциям списания ТМЦ в производство соблюдение правил хранения и ограничения доступа к ПУД приобретает очень важное значение вследствие того, что вся первичная документация по списанию ТМЦ создаётся внутри предприятия и осуществить замену документа в условиях бесконтрольности чрезвычайно легко.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7