Документирование управленческой деятельности в финансовом учреждении

Инструкцию оформляют на общем бланке организации. В заголовке обозначают объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее, визируют руководители всех заинтересованных подразделений, юрист, заместитель руководителя, курирующий то направление деятельности, которого касается содержание инструкции, и утверждает руководитель организации.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагают цели и причины издания документа, область его распространения, основания разработки и другие сведения общего характера. В тексте используют слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. д.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правилами», «Положением» и т. д. Порядок их оформления аналогичен порядку оформления инструкций.

2. Конфиденциальные документы и организация их защиты от

несанкционированного доступа.

2.1. Конфиденциальные служебные документы.

К конфиденциальным причисляют документы, которые содержат конфиденциальную информацию.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 и включает в себя:

- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом;

- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются федеральным законодательством);

- сведения, составляющие служебную тайну (определяются федеральным законодательством);

- сведения, связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и др.) тайну (определяются федеральным законодательством);

- сведения, составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным законодательством);

- сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования официальной информации о них в открытой печати.

Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в повседневной деятельности по управлению организацией информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Примерный перечень сведений, составляющих служебную (коммерческую) тайну организации:

1. Производство:

- структура производства, производственные мощности, основное оборудование, текущие запасы сырья, исходных материалов, комплектующих, объем выпуска продукции за период времени.

2. Управление:

- структура управления, в том числе зарубежными филиалами, дочерними предприятиями и пр.;

- специфические методы управления подразделениями организации;

- схема управления организацией в обычном и оперативном режиме;

- содержание закрытых совещаний по вопросам управления.

3. Планирование:

- планы выпуска продукции (деятельности организации);

- планы сотрудничества;

- планы развития;

- планы обеспечения.

4. Маркетинг:

- содержание и направленность маркетинговых исследований;

- содержание оригинальных методик изучения рынка;

- важнейшие результаты (показатели, данные) изучения рынка, включая анализ и оценку реального состояния и перспектив развития рыночной конъюнктуры;

- содержание рыночной стратегии организации.

5. Сотрудничество:

- содержание сведений о заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях (покупателях), спонсорах и иных партнерах организации, поддерживающих с ней постоянные деловые отношения.

6. Переговорная деятельность:

- содержание коммерческих переговоров, их особенности и результаты;

- информация о подготовке к проведению переговоров.

7. Ценовая политика организации:

- данные о методах расчета цен, их структуре;

- данные об условиях предоставления скидок при заключении контрактов.

8. Научно-исследовательская и опытно-конструкторская деятельность:

- приоритетные направления проведения исследований;

- сведения, раскрывающие новации разрабатываемых изделий, процессов (до момента получения патента);

- важнейшие конструкционные характеристики разрабатываемых изделий.

9. Вопросы сохранения государственной (служебной и коммерческой) тайны. Обеспечение безопасности информации:

- сведения об организации работы по обеспечению сохранности государственной тайны (безопасности информации);

- сведения о допуске персонала организации к секретным работам (документам).

10. Прочие сведения:

- сведения, которые могут быть причислены к служебной (коммерческой) тайне на законных основаниях и исходя из специфики деятельности организации.

2.2. Организация работы по защите конфиденциальных документов от

несанкционированного доступа.

Во всех жизненных ситуациях следует неукоснительно выполнять одно правило: содержание служебных документов, тем более конфиденциальных, не подлежит разглашению. Об этом не следует говорить ни с близкими друзьями, ни с домочадцами, ни тем более со случайными людьми - вообще где бы то ни было во внеслужебной обстановке и в нерабочее время. Мотивация здесь проста и понятна. С одной стороны, подобные разговоры могут быть истолкованы окружающими без должного понимания. Но есть и более серьезные доводы. К примеру, распространяясь в неподходящей обстановке о содержании выгодного (или, наоборот, не слишком выгодного) контракта или об особенностях деловых контактов с другими организациями в будущем году, уже заложенных в проекты планов и соглашений, вы тем самым способствуете - пусть невольно - разглашению служебной и коммерческой тайны. Предоставлять информацию о содержании служебных документов лицам не имеющих к разглашаемой информации прямого отношения, рядовым сотрудникам разрешается только с ведома начальника.

Исходя из вышесказанного, следует предельно осторожно и внимательно обращаться с документами, содержащими сведения конфиденциального характера. С этой целью в организации планируется и осуществляется комплекс специальных мер, направленных на защиту указанных документов (информации) от несанкционированного доступа (разглашения, утраты и т. п.).

Как правило, подобный комплекс мер включает в себя:

- установление правил причисления той или иной информации (в виде обычных или электронных документов) к конфиденциальной;

- разработку и периодическое уточнение документов, регламентирующих порядок и правила обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;

- ограничение и разграничение доступа различных категорий сотрудников к конфиденциальной информации;

- обеспечение соответствующих условий для учета, хранения, обращения конфиденциальных материалов и повседневной работы с ними, обеспечивающих их надежную сохранность;

- применение и постоянное совершенствование средств защиты конфиденциальной информации;

- осуществление постоянного контроля за состоянием системы защиты конфиденциальной информации и полноты осуществления соответствующих мероприятий;

- периодическое ознакомление сотрудников организации с требованиями руководящих документов по вопросам сохранения в тайне конфиденциальных документов и сведений;

- обучение сотрудников службы обеспечения безопасности наиболее эффективным методам работы.

Большие масштабы «закрытого делопроизводства» порождают ряд проблем, связанных, прежде всего, с разграничением и ограничением доступа должностных лиц к документам конфиденциального характера, организацией особого порядка их учета и хранения, оборудованием специальных помещений для работы с ними. Мировые затраты на обеспечение безопасности конфиденциальной информации ежегодно достигают сотен миллионов долларов, и это - жизненная необходимость.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов и сведений, содержащихся в них, как правило, организуется и осуществляется одним из заместителей руководителя службы документационного обеспечения управления. В его подчинении, в свою очередь, находятся специалисты, отвечающие за отдельные направления в работе по обеспечению сохранности указанных документов и сведений. Специалисты по обеспечению сохранности конфиденциальных документов осуществляют в процессе работы несколько основных функций, в том числе:

- организационную;

- контрольную;

- информационную;

- методическую.

Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где имеют хождение конфиденциальные документы, несут руководители этих подразделений. Именно они следят за созданием и поддержанием нормальных условий работы с конфиденциальными документами на местах. К числу важнейших условий относятся следующие:

- работа с подобными документами должна производится только в специально отведенных для этого и соответствующим образом оборудованных помещениях. Право доступа в эти помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников организации. Работа с конфиденциальными документами, а также их хранение за пределами соответствующих помещений не допускаются, поскольку возникает опасность их порчи или утраты;

- выдачу таких документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) следует производить под роспись. Для передачи документа в другое учреждение (подразделение) следует получить предварительное разрешение соответствующего начальника;

- документы, содержащие конфиденциальную информацию учитываются и хранятся отдельно от прочих документов в специально оборудованных помещениях или в отдельных запираемых на ключ шкафах. Наиболее важные документы, содержащие секретную коммерческую и иную информацию (в том числе данные на извлекаемых компьютерных носителях, фото-, аудио- и видеоматериалы), надлежит хранить в запертых и опечатанных ответственными за их сохранность лицами несгораемых шкафах или сейфах, под охраной и (или) сигнализацией;

- по окончании рабочего дня наличие всех полученных документов следует тщательно проверить, после чего сдать на хранение;

- об исчезновении (утрате) таких документов следует немедленно сообщить руководителю и предпринять все возможные меры к розыску;

- руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами и постоянно контролировать их соблюдение в повседневной деятельности. С этой целью в организации разрабатываются «Памятки о сохранении служебной тайны», содержание которых сотрудники изучают при приеме на работу. Вновь принятые сотрудники, кроме того, подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны». На все документы, содержащие конфиденциальные сведения наносится соответствующая маркировка, как правило, в виде штампа «Конфиденциально». В приложении Д, Е приведены примеры вышеуказанных документов.

Открытое акционерное общество

«Капитал»

ПРИКАЗ

07.04.2007 № 15

г. Челябинск

О создании экспертной комиссии.

В целях ограждения организационной документации от фальшивых документов и в целях совершенствования документационного обеспечения п р и к а з ы в а ю:

1. Заместителю Генерального директора Хомякову Д.А. провести работу по созданию экспертной комиссии во главе с начальником по работе с конфиденциальными документами Пушкиным П. Д. до 14.04.2007.

2. Заместителю руководителя службы документационного обеспечения управления Пушкину П.Д. провести экспертизу ценности документов организации до 30.04.2007.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор подпись И.А. Орлов

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Генерального директора подпись Д.А. Хомяков

08.04.2007

Заместитель руководителя службы

документационного обеспечения управления подпись П.Д. Пушкин 10.04.2007

Открытое акционерное общество

«Капитал»

ПРОТОКОЛ

27.03.2007 № 17

г. Челябинск

общего собрания работников предприятия

Председатель - Кузнецов В.М.

Секретарь - Пушнова К.М.

Присутствовали: PR-менеджер рекламного отдела Безрядин В.Д., менеджер

торгового отдела Бородин В.Л., гл. бухгалтер финансового

отдела Булкина М.П., начальник производственного отдела

Исенко О.Г., кассир финансового отдела Комлева Н.Т.,

заведующий отделом кадров Королев Н.Т., зам. заведующего

отделом кадров Короткова К.С., начальник технического отдела

Котов И.Т., зам. начальника производственного отдела

Крупица П.Р., гл. инженер технического отдела Милюков Г.Д.,

помощник менеджера торгового отдела Склюев С.М.,

инженер-электрик Шакиров А.А.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О предоставлении детям работников предприятия путевок в детские оздоровительные лагеря.

Доклад заведующего отделом кадров Королева Н.Т.

СЛУШАЛИ:

Королев Н.Т. - в связи с приближением летнего сезона, предоставить работникам предприятия путевки в детские оздоровительные лагеря, принадлежащие предприятию, со скидкой в 30%.

ВЫСТУПИЛИ:

Короткова К.С. - поддержала предложение о предоставлении путевок со скидкой.

ПОСТАНОВИЛИ:

Поручить оформление путевок на имена работников Королеву Н.Т.

В голосовании приняли участие 14 работников предприятия.

«За» - 14 голосов.

«Против» - 0 голосов.

«Воздержалось» - 0 голосов.

Решение принято 14 числом голосов.

Председатель личная подпись В. М. Кузнецов

Секретарь личная подпись К. М. Пушнова

Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

«Капитал» Генеральный директор

И.А. Орлов

А К Т 10.04.2007

09.04.2007 № 7

г. Челябинск

испытания нового оборудования

Основание: приказ генерального директора ОАО «Капитал» от 29.03.2007 № 9 «О закупке и испытании нового оборудования»

Составлен комиссией:

председатель - зам. Генерального директора К.П. Соболев;

члены: начальник технического отдела И. Т. Котов, зам. начальника производственного отдела П.Р. Крупица, главный инженер Г.Д. Милюков.

Комиссия 09.04.2007 провела работу по установке и проверке качества работы нового оборудования. В результате испытания комиссия обнаружила, что оборудование «Витязь-55» является непригодным для эксплуатации.

Непригодное для эксплуатации оборудование следует вернуть или обменять на другое в месте его приобретения.

Председатель личная подпись К.П. Соболев

Члены комиссии: личная подпись И.Т. Котов

личная подпись П.Р. Крупица

личная подпись Г.Д. Милюков

Открытое акционерное общество Вице-президенту

«Капитал» ОАО «Капитал»

Отдел по сбыту товаров И.П. Казакову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

__ __

13.03.2007 № 02-03/12 | Перову Л.К. |

Прошу подготовить проект договора

c сетью магазинов «Закат +»

к 15.03.2007

подпись 14.03.2007

О проблеме сбыта

В связи с перепроизводством, предприятию необходимо увеличить объем продаж. Для этого необходимо рассмотреть предложение о заключении контракта с сетью магазинов «Закат +», а также снизить цены на некоторые виды товаров.

Заведующий отделом по сбыту товаров подпись Л.К. Перов

ООО «Луч» Генеральному директору

коммерческого предприятия

Ленинский пр., 15, «Альфа»

Челябинск, 454000 О.Р. Машкову

Телефон/факс: (351) 265-50-76 Свердловский тракт, 10,

ОКПО 05637418, ОГРН 1894024563701, Челябинск, 454000

ИНН/КПП 55620817/559351406 __ __

| Сорокиной О.Л. |

11.04.2007 № 01-05/25 Прошу подготовить документы

На № _______ от _________ для ООО «Луч»

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5