Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии госу-дарственным нормативным актам и корпоратив-ным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользо-вания системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.
Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице:
Критерий
|
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
|
|
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
|
|
1.Делопроизводственные функции
|
|
1.1.Создание документов (использование шаблонов документов).
|
+
|
|
1.2.Регистрация документов.
|
+ -
|
|
1.3.Контроль исполнения документов.
|
-
|
|
1.4.Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки).
|
+ -
|
|
1.5.Подготовка статистических данных о документообороте.
|
+ -
|
|
1.6.Учет передачи подлинников и копий документов.
|
-
|
|
1.7.Ведение номенклатуры дел.
|
-
|
|
1.8.Списание документов в дело.
|
-
|
|
1.9.Обеспечение сохранности конфиденциальной информации.
|
-
|
|
1.10.Наличие справочников-классификаторов.
|
+ -
|
|
Критерий
|
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
|
|
1.11.Учет договорной документации.
|
+
|
|
1.12.Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации.
|
-
|
|
2.Организация электронного архива
|
|
2.1.Ведение баз данных.
|
+ -
|
|
2.2.Архивирование документов.
|
+ -
|
|
2.3.Полно - функциональный поиск.
|
-
|
|
2.4.Безопасность хранения документов.
|
-
|
|
2.5.Организация доступа к архиву.
|
+
|
|
3.Обеспечение задач электронного документооборота:
|
|
3.1.Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
|
+ -
|
|
3.2.Работа с электронными файлами.
|
+ -
|
|
3.3.Средства криптозащиты.
|
+ -
|
|
3.4.Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
|
+ -
|
|
3.5.История работы с документами.
|
+ -
|
|
3.6.Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
|
-
|
|
4.Управление документооборотом:
|
|
4.1.Управление потоками документов внут-ри организации.
|
-
|
|
4.2.Передача документов на испол-нение.
|
+ -
|
|
4.3.Контроль за движения (передачи) доку-ментов.
|
-
|
|
4.4.Определение местонахождения документов.
|
+
|
|
Критерий
|
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
|
|
4.5.Контроль действий пользователей.
|
-
|
|
4.6.Получение сводок по документообороту.
|
+ -
|
|
4.7.Регули-рование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.
|
+ -
|
|
4.8.Маршрутизация документов.
|
+
|
|
4.9.Согласование документов.
|
+ -
|
|
4.10.Возможность использования разных грифов доступа.
|
+
|
|
СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
|
|
1. Программная реализация
|
|
1.1.Технология клиент - сервер.
|
+
|
|
1.2.Технология интернет\интранет.
|
+
|
|
1.3.Наличие электронной почты.
|
+
|
|
1.4.Наличие средств разработки приложений.
|
+ -
|
|
1.5.Наличие средств резервного копирования.
|
+ -
|
|
1.6.Наличие средств сканирования документов.
|
+
|
|
1.7.Интеграция в информационную среду организации.
|
+
|
|
1.8.Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов
|
+ -
|
|
1.9.Удаленный доступ к базам данных.
|
+
|
|
1.10.Протоколирование действий в системе;
совместная работа над документами
|
+ -
|
|
1.11.Территориально-распределенная работа.
|
+
|
|
Критерий
|
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
|
|
1.12.Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.
|
+ -
|
|
1.13.Возможность интеграции в автоматизированную систему.
|
+
|
|
2. Эксплуатационные требования
|
|
2.1.Надежность автоматизированной системы.
|
-
|
|
2.2.Безопасность системы.
|
+
|
|
2.3.Администрирование системы.
|
+
|
|
2.4.Территориально-распределенная работа системы.
|
+
|
|
2.5.Количество одновременно работающих поль-зователей - до 100.
|
+
|
|
2.6.Средний объем документопотока (в год) - до 700000.
|
-
|
|
3. Адаптационные возможности
|
|
3.1.Простота и удобство при внедрении системы.
|
+
|
|
3.2.Обучение сотрудников организации.
|
+
|
|
3.3.Удобство настройки системы.
|
+
|
|
3.4.Возможность развития системы.
|
+
|
|
|
Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.
Одним из путей решения проблемы автоматизации ДОУ является внедрение уже разработанного программного продукта или платформы, что позволяет существенно сократить время и повысит эффективность разработки системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. При проведении сравнения автоматизированных систем удобно использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов.
Критерии
|
Количество баллов
|
|
1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
|
От 0 до 250
|
|
|
|
1.1. Делопроизводство
|
От 0 до 110
|
|
1.1.1.создание документов
|
От 0 до 10
|
|
1.1.2. регистрация документов
|
От 0 до 15
|
|
1.1.3. контроль исполнения
|
От 0 до 15
|
|
1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки
|
От 0 до 10
|
|
1.1.5. подготовка статистических данных
|
От 0 до 5
|
|
1.1.6. учет передачи подлинников и копий
|
От 0 до 5
|
|
1.1.7. ведение номенклатуры дел
|
От 0 до 10
|
|
1.1.8. списание документов в дело
|
От 0 до 5
|
|
1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации
|
От 0 до 15
|
|
Критерии
|
Количество баллов
|
|
1.1.10. наличие справочников-классификаторов
|
От 0 до 5
|
|
1.1.11. учет договорной документации
|
От 0 до 10
|
|
1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации
|
От 0 до 5
|
|
1.2. Управление документооборотом
|
От 0 до 80
|
|
1.2.1. управление потоками документов внут-ри
организации
|
От 0 до 10
|
|
1.2.2. передача документов на испол-нение
|
От 0 до 15
|
|
1.2.3. контроль движения (передачи) доку-ментов
|
От 0 до 15
|
|
1.2.4. контроль действий пользователей
|
От 0 до 10
|
|
1.2.5. получение сводок по документообороту
|
От 0 до 5
|
|
1.2.6. регули-рование доступа к регистрационным
карточкам и файлам документов
|
От 0 до 10
|
|
1.2.7. маршрутизация документов
|
От 0 до 5
|
|
1.2.8. согласование документов
|
От 0 до 5
|
|
1.2.9. возможность использования разных грифов доступа
|
От 0 до 5
|
|
1.3. Организация электронного архива
|
От 0 до 35
|
|
1.3.1. ведение баз данных
|
От 0 до 5
|
|
1.3.2. архивирование документов
|
От 0 до 10
|
|
1.3.3. полно - функциональный поиск
|
От 0 до 10
|
|
1.3.4. безопасность хранения документов
|
От 0 до 5
|
|
1.3.5. организация доступа к документам
|
От 0 до 5
|
|
1.4. Обеспечение задач электронного документооборота
|
От 0 до 25
|
|
1.4.1. технология ЭЦП
- средства криптозащиты;
|
От 0 до 10
|
|
1.4.2. работа с электронными файлами
|
От 0 до 5
|
|
1.4.3. средства криптозащиты
|
От 0 до 5
|
|
Критерии
|
Количество баллов
|
|
1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи
- средства криптозащиты;
- регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
- средства криптозащиты;
- регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
|
От 0 до 5
|
|
2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
|
От 0 до 250
|
|
2.1. Программная реализация
|
От 0 до 150
|
|
2.1.1. технология клиент - сервер
|
От 0 до 20
|
|
2.1.2. технология интернет\интранет
|
От 0 до 15
|
|
2.1.3. наличие электронной почты
|
От 0 до 15
|
|
2.1.4. наличие средств разработки приложений
|
От 0 до 10
|
|
2.1.5. наличие средств резервного копирования
|
От 0 до 10
|
|
2.1.6. наличие средств сканирования документов
|
От 0 до 5
|
|
2.1.7. интеграция в информационную среду организации
|
От 0 до 5
|
|
2.1.8. - интерфейс, взаимодействующий с другими программами
|
От 0 до 15
|
|
2.1.9. удаленный доступ к базам данных
|
От 0 до 10
|
|
2.1.10. протоколирование действий в системе
|
От 0 до 5
|
|
2.1.11. совместная работа над документами
|
От 0 до 5
|
|
2.1.12. территориально-распределенная работа
|
От 0 до 10
|
|
2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.
|
От 0 до 5
|
|
2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему
|
От 0 до 20
|
|
2.2. Эксплуатационные требования
|
От 0 до 60
|
|
2.2.1. надежность автоматизированной системы
|
От 0 до 20
|
|
2.2.2. безопасность системы
|
От 0 до 10
|
|
2.2.3. администрирование системы
|
От 0 до 10
|
|
2.2.4. территориально-распределенная работа системы
|
От 0 до 10
|
|
2.2.5. количество одновременно работающих поль-зователей - до 100 человек
|
От 0 до 5
|
|
2.2.6. средний объем документопотока (в год) - до 700000 единиц
|
От 0 до 5
|
|
2.3. Адаптационные возможности
|
От 0 до 40
|
|
2.3.1. простота и удобство при внедрении системы
|
От 0 до 15
|
|
2.3.2. обучение сотрудников организации
|
От 0 до 10
|
|
2.3.3. удобство настройки системы
|
От 0 до 10
|
|
2.3.4. возможность развития системы
|
От 0 до 5
|
|
|