Автоматизация учета операций с денежными средствами

2.5 Система документов

Система документов бухгалтерского учета включает первичные учетные и выходные отчетные документы. Согласно закону о бухгалтерском учете, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. На основании первичных учетных документов и ведется бухгалтерский учет. Формы первичных учетных документов должны соответствовать альбомным формам унифицированных систем документации по учету:

- сельскохозяйственной продукции и сырья;

- труда и его оплаты;

- основных средств и нематериальных активов;

- материалов;

- малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

- работ в капитальном строительстве;

- работы строительных машин и механизмов;

- работ в автомобильном транспорте;

- результатов инвентаризации;

- кассовых операций;

- торговых операций.

В унифицированные форме по учету кассовых операций невозможно вносить дополнительные реквизиты при сохранении всех реквизитов унифицированных форм.

В бухгалтерском учете придается большое значение юридической силе документа. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

По возможности, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции либо непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Все организации составляют на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность, которая состоит из следующих форм:

- Бухгалтерский баланс - форма 1.

- Отчет о прибылях и убытках - форма 2.

- Отчет об изменениях капитала - форма 3.

- Отчет о движении денежных средств - форма 4.

- Приложение к бухгалтерскому балансу - форма 5.

- Отчет о целевом использовании полученных средств - форма 6.

- Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту).

- Пояснительная записка.

Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федерации. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, участникам организации или собственникам имущества, территориальным органам государственной статистики по месту регистрации1. Квартальная бухгалтерская отчетность предоставляется в течение 30 дней по окончании квартала, годовая - в течение 90 дней по окончании года. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной (в СМИ, брошюры, буклеты и другие издания).

На формах бухгалтерской отчетности обязательно наличие следующих реквизитов:

- Наименование составляющей части.

- Указание отчетной даты или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность («на 200 г.», «за 200 г.»).

- Полное наименование организации.

- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

- Государственные и муниципальные унитарные предприятия представляют бухгалтерскую отчетность органам, уполномоченным управлять государственным имуществом.

- Вид деятельности по ОКДП.

- Организационно-правовая форма / форма собственности по ОКОПФ и код собственности по ОКФС.

- Единица измерения числовых показателей по ОКЕИ (тыс. руб., млн. руб.).

- Полный почтовый адрес организации.

- Дата утверждения для годовой бухгалтерской отчетности.

- Дата отправки / принятия почтового отправления бухгалтерской отчетности или дата ее фактической передачи по принадлежности.

В условиях компьютерной системы бухгалтерского учета вышеназванные регламентированные требования к документам реализуются с соблюдением следующих требований:

- Информации первичных учетных документов с использованием Ввод электронных форм документов.

- Максимально возможное использование нормативно-справочной информации базы данных для сокращения затрат на ввод данных.

- Программный контроль достоверности и полноты ввода данных.

- Санкционированный доступ для ввода и редактирования первичных учетных данных.

- Формирование реестра первичных учетных данных и протокола внесения изменений.

Вся первичная учетная информация вводится в базу данных и обеспечивает решение учетных задач. В условиях компьютерных сетей удается существенно сократить время передачи документов на обработку. Отчетные документы являются результатом решения задач, при постановке которых определены требования к формам отчетных документов.

3. Компьютерные системы бухгалтерского учета на базе
1С: Предприятие

3.1 Типовые конфигурации программы 1С: Предприятие

История создания и развития программы 1С: Предприятие служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания развитой КСБУ масштаба среднего предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита Фирма «1С» ежегодно предоставляет на освидетельствование в ГНИВЦ МНС РФ свои программные средства, предназначенные для подготовки и передачи данных в налоговые органы. Программный продукт «1С: Предприятие» версии 7.7 получил сертификат РОСС RU.ME20.H00286 на соответствие требованиям к бухгалтерской и налоговой отчетности..

Для каждого режима существует свой круг пользователей. Так, в режиме конфигуратора работают проектировщики КСБУ, осуществляющие настройку и внедрение программы. Режим отладчика используется программистами, которые модифицируют существующие или создают новые программные модули. Режим предприятия обеспечивает эксплуатацию программы бухгалтерами, менеджерами склада, работниками отдела кадров. Режим монитора используется администратором системы.

Развитие 1С: Предприятие шло в двух направлениях:

- совершенствование инструментальных средств и создание новой оболочки системы;

- разработка типовых конфигураций предметных областей.

Сложилось сообщество «пользователей 1С: Предприятие», насчитывающее сотни тысяч человек, с одной стороны. С другой стороны, к сообществу фирм, связанных с созданием типовых конфигураций, внедрением, сопровождением, обучением пользователей программы, а также с продажей программы 1С: Предприятие принадлежат сотни фирм. Примеры «наполнения» метаданными оболочки 1С: Предприятие приведены в таблице 1.

По классификации компьютерных бухгалтерских систем эта программа традиционно относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем. По составу функций системы управления ее можно отнести к классу информационных систем предприятия.

Таблица 1 - Примеры конфигурации «1С: Предприятие»

Программа	Описание
1C:MS SQL-Предприятие 7.7	Расширение системы «1С: Предприятия», позволяющее организовать работу с большими БД в архитектуре «клиент-сервер»
1С: Аспект	Автоматизация торгового учета на предприятиях оптовой и мелкооптовой торговли, в том числе с упрощенной схемой налогообложения
1С: АФСП	Анализ финансового состояния предприятия на основе данных стандартной бухгалтерской отчетности
1С: Базы данных	БД на CD-ROM: 1С: Гарант, совместим с «Гарант-сервис», программно и информационно интегрирован в 1С: Предприятие; 1С: Кодекс; 1С: Эталон
1С: Бухгалтерия	Универсальная бухгалтерская программа для ведения учета любой сложности на предприятиях различных видов деятельности и форм собственности
1С: Бухгалтерия, типовое решение для строительного комплекса	Автоматизация управления строительным комплексом, разработчик «ИМПУЛЬС-ИВЦ»
1С: Зарплата и Кадры	Автоматизации расчета зарплаты и кадрового учета
1С: Налогоплательщик	Программа подготовки данных на магнитных носителях для передачи в государственные налоговые инспекции согласно закону «О подоходном налоге с физических лиц» в части
1С: Основные средства	Автоматизация учета основных средств для предприятий со сложным учетом
1С: Платежные документы	Программа формирования, учета и вывода на печать первичных документов: платежных поручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, счетов-фактур и т.п.
1С: Предприятие	Интегрированная система управления предприятием, конфигурация «1С: Предприятие» (бухгалтерия + зарплата + кадры + торговля и склад)
1С: «Бухгалтерия для бюджетных организаций»	Автоматизация бухгалтерского учета организаций, финансируемых из средств федерального, регионального или местного бюджетов, а также средств государственных или территориальных внебюджетных фондов
1С: «Войсковая часть»	Автоматизация бухгалтерского учета в войсковых частях и организациях Министерства обороны, состоящих на бюджетном финансировании
1С: «Производство + Услуги + Бухгалтерия»	Автоматизация небольших предприятий, основным видом деятельности которых является производство продукции, оказание услуг, торговля покупными товарами
1С: Торговля и Склад	Автоматизация торгового и складского учета и других видов оперативного учета.
1С-Рарус: Интернет/интранет решения	Интегрирование БД КСБУ в Интернет и интранет (корпоративная информационная система)
1С-Рарус: GAAP	Ведение бухгалтерского учета по международным стандартам финансовой отчетности
1С-Рарус: Автотранспорт	Автоматизация учета на автобазах, в автопарках, в автоподразделениях предприятий (гараж, цех автомобильного транспорта)
1С-Рарус: АЗК	Автоматизация учета автозаправочного комплекса
1С-Рарус: Аптека	Автоматизация розничной торговли фармацевтической продукцией
1С-Рарус: Бэк-Офис	Автоматизация учета операций с ценными бумагами
1С-Рарус: Ваш магазин	Автоматизация предприятий торговли с использованием торгового оборудования
1С-Рарус: Общепит	Автоматизация учета ресторана, бара, кафе, столовой…
1С-Рарус: Производство	Комплексная автоматизация учета на промышленных предприятиях
1С-Рарус: Торговый дом	Автоматизация предприятий торговли с использованием торгового оборудования
1С-Рарус: Фармацевт	Автоматизация оптовой и мелкооптовой торговли фармацевтической продукцией

Программный комплекс 1С: Предприятие используется в нескольких режимах:

- Конфигуратор - настройка типовой или создание новой конфигурации КСБУ.

- Предприятие - функционирование КСБУ (выполнение учетных функций, расчетов и формирование отчетности).

- Отладчик - отладка программных модулей, написанных на встроенном языке программирования системы 1С: Предприятие.

- Монитор пользователей - оперативный анализ работы пользователей в сетевой версии программы 1С: Предприятие.

Типовая конфигурация Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры конфигурация используется для предприятий (компаний), состоящих из нескольких подразделений - «фирм», находящихся на самостоятельном балансе. Между фирмами существуют хозяйственные связи, для фирм ведется независимый бухгалтерский учет и централизованный управленческий учет. Для разделения учета по фирмам служит реквизит «Разделитель учета», входящий в формы документов, состав полей бухгалтерской проводки.

В типовой конфигурации выделяются функциональные подсистемы управления предприятием:

- Бухгалтерский учет, ведется по участкам: основные средства и нематериальные активы, материалы, денежные средства, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет зарплаты. Контур «Бухгалтерский учет» используется работниками бухгалтерии.

- Кадровый учет, ведется работниками отдела кадров.

- Торговля товарами, ведется в различных формах (оптовая, розничная торговля), на оптовом складе или в магазине.

- Складской учет товарно-материальных ценностей, ведется на складе.

3.2 Операция

Операция является ключевым понятием 1С: Предприятие. Каждая операция связана только с одним бухгалтерским документом, отражается в журнале операций. Операция может «разворачиваться» в бухгалтерские проводки, отражаемые в журнале проводок.

Шапка документа «Операция» содержит реквизиты, описывающие операцию документа:

- ДатаОперации - дата совершения операции;

- НомерДок - номер оправдательного документа для операции;

- СуммаОперации - общая сумма по документу;

- Фирма - принадлежность к учету по определенной фирме;

- Содержание - краткое описание операции.

Табличная часть документа «Операция» включает реквизиты:

- НомерПроводки - системный код проводки (номер корреспонденции);

- ПланСчетов - если в конфигурации существует несколько Планов счетов;

- СчетДебета; СчетКредита; СубконтоДт; СубконтоКт - составляющие бухгалтерской проводки;

- Валюта - выбор вида валюты при установке валютного учета;

- Курс - значение курса валюты для проводки;

- Количество;

- ВалСумма - значение суммы проводки в валюте;

- Сумма - значение суммы проводки;

- НомерСтроки документа, сформировавшего проводку;

- Содержание проводки;

- Номер журнала и др.

- В свойствах метаданных операции задается длина и точность представления суммы операции, варианты расчета суммы операции:

- Не рассчитывать - только ручной ввод суммы;

- По всем проводкам - сумма операции вычисляется путем суммирования всех проводок;

- По первой проводке.

Сумма может иметь валютное представление.

3.3 Отчеты

Отчеты являются средством вывода результирующей информации для задачи. Для отчета разрабатывается выходная форма в виде табличного документа, алгоритм обработки данных, панель инструментов, содержащая кнопки для работы с отчетом.

Форма отчета имеет, как правило, табличное представление. Структурно отчет состоит из «горизонтальных» и «вертикальных» секций, которые содержат строки, столбцы или отдельные ячейки таблицы. В ячейках отчета содержатся константы, поля БД, вычисляемые выражения, итоги для различных секций. Если формированию отчета предшествует ввод значений параметров в режиме диалога, разрабатывается форма ввода параметров - диалог.

Отчеты Ю. Предприятие для типовой конфигурации Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры соответствуют требованиям бухгалтерского учета («Шахматка», «ОборотноСальдоваяВедомость», «ЖурналОрдер» и др.).

3.4 Регистры

Регистры обеспечивают ведение оперативного (управленческого) учета как в стоимостном, так и в натуральном выражении, отражают итоговые данные определенной структуры данных. Структура данных регистра представлена составом реквизитов и их «ролью».

Кадры использует следующие регистры: «ОстаткиТоваров», «РезервыТоваров», «ПартииТоваров», «ВзаиморасчетыПокупателей», «ВзаиморасчетыПоставщиков», «Касса», «НДСПриобретенных товаров».

«ВзаиморасчетыПокупателей»: Регистр поддерживает управленческий и финансовый учет для взаиморасчетов с покупателями. Регистр изменяет состояние на основе документов движения товаров. Регистр является основой для формирования книги продаж.

«ВзаиморасчетыПоставщиков»: Регистр поддерживает управленческий и финансовый учет для взаиморасчетов с поставщиками. Регистр изменяет состояние на основе документов на движение товаров. Регистр используется для формирования книги покупок.

«Касса»: Учет наличных денег по каждой валюте в кассе.

4. Учет операций с денежными средствами

4.1 Касса

4.1.1 Для регистрации поступления наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер» (Приложение 1): меню «Касса» - «Приходный кассовый ордер» или меню «Касса» - «Кассовые документы» (рисунок 4.1).

Рисунок 4.1 - Приходный кассовый ордер

Этим документом отражаются следующие виды хозяйственных операций:

- Оплата от покупателя.

- Оплата поставщику. Операция предназначена для отражения денежных расчетов с поставщиком. Договор надо выбрать тот, в котором установлен вид «с поставщиком», «с комитентом» или «с комиссионером». При проведении документа будет определено состояние расчетов по договору и поступившая сумма автоматически разделится на аванс и оплату.

- Возврат денежных средств покупателю. Данная операция используется при регистрации возврата денежных средств покупателю. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с покупателем», «с комитентом» или «с комиссионером».

- Выдача денежных средств подотчетнику. Используется для регистрации выдачи наличных денежных средств под отчет.

- Выплата заработной платы по ведомостям. Предназначена для отражения расхода денежных средств на выдачу заработной платы. В реквизитах платежа необходимо указать документ вида «Зарплата к выплате организации», по которому выдаются денежные средства.

- Выплата заработной платы работнику. Предназначена для отражения расхода денежных средств на выдачу заработной платы конкретному работнику. При этом в реквизитах платежа также необходимо указать документ вида «Зарплата к выплате организации».

- Взнос наличными в банк. Для регистрации взноса наличных средств па расчетный счет организации в коммерческом банке.

- Расчеты по кредитам и займам с контрагентами. Для отражения расхода наличных денежных средств по кредитам и займам. Выбираемый договор должен иметь вид «прочее».

- Инкассация денежных средств. Для регистрации сдачи розничной выручки торговой точки на инкассацию.

- Выплата депонированной заработной платы. Для отражения выплаты депонированной зарплаты работникам. В реквизитах платежа указывается список работников и платежные ведомости, по которым была задепонирована зарплата.

- Прочий расход денежных средств. В других случаях используется операция «Прочий расход денежных средств».

Страницы: 1, 2, 3