Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия

Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия

Введение

Предприятие, для которого необходимо автоматизировать формирование отчета по использованию автотранспорта менеджерами высшего звена, является Кузбасским открытым обществом энергетики и электрификации ОАО “Кузбассэнерго”, находящимся в г. Кемерово. Ведомственная подчиненность ОАО “Кузбассэнерго” - Российское акционерное общество “Единая энергосистема” (РАО ЕЭС). Генеральный директор предприятия - Михайлов С. Н. Вид деятельности ОАО “Кузбассэнерго” - производство и распределение электроэнергии. Тип производства - непрерывный.

В соответствии с приказом № 242 от 12.05.2004 об упорядочении использования служебного автотранспорта необходимо ежеквартально предоставлять отчет начальнику хозяйственного обеспечения об использовании служебного автотранспорта менеджерами предприятия. Цель формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия - усиление контроля за порядком выделения и использования служебного автотранспорта в исполнительном аппарате ОАО “Кузбассэнерго”.

При использовании автотранспорта, который выделяется автотранспортным предприятием ЗАО “Кузбассэнерго”, менеджерами заполняется талон заказчика к путевому листу, в котором указывается время прибытия и убытия автотранспорта, фамилия менеджера, дата автоуслуги и код заказчика, который присваивается менеджеру АТП ЗАО “Кузбассэнерго”. Автоуслугами АТП ЗАО “Кузбассэнерго” могут пользоваться не только менеджеры, но и различные отделы предприятия.

В секторе по расчетам с дебиторами и кредиторами ОАО “Кузбассэнерго” поступает документ счет-фактура на определенную дату, в которой указывается общая сумма всех автоуслуг, предоставленных менеджерам и отделам предприятия за определенный период времени. К этому документу прилагается ведомость-реестр за выполненные автоуслуги, в которой указываются фамилия и код каждого менеджера или название отдела предприятия и его код; дата, сумма и количество часов каждой автоуслуги за определенный период времени и итоги суммы и количества часов автоуслуг по каждому менеджеру и каждому отделу предприятия. Также к счет-фактуре прилагаются талоны заказчиков к путевым листам для проверки достоверности информации.

Номер и дата счет-фактуры, а также итоговая сумма по каждому менеджеру и отделу предприятия, которые пользовались транспортом, заносятся бухгалтером в компьютер для выполнения проводок и отражения денежных средств на балансе предприятия.

Для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия бухгалтер высчитывает вручную из всех принятых за данный период времени ведомостей-реестров суммы, количества фактических часов автоуслуг по каждому менеджеру и оформляет в электронном виде таблицу, в которой указываются фамилия каждого менеджера, количество фактических часов автоуслуг, лимит каждого менеджера по приказу, отклонения фактических часов от лимита и сумма автоуслуг. Также в электронный документ вводятся название отчета, номер и дата приказа, на основании которого сформирован отчет, фамилия начальника хозяйственного обеспечения, фамилии заместителя главного бухгалтера и исполнителя формирования данного отчета. Отчет распечатывается на бумажном носителе и подписывается заместителем главного бухгалтера.

Формирование отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия требует применения вычислительной техники для сокращения времени на его формирование и предоставления достоверной информации об использовании служебного автотранспорта, так как вычисления в ЭВМ происходят безошибочно в отличии от ручной работы бухгалтера. Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия позволит в короткие сроки составлять отчет, безошибочно вычисляя суммы, количества часов и отклонения фактических часов автоуслуг от лимита, избавляя от рутинной работы бухгалтера.

Это позволит эффективнее следить за тем, чтобы менеджеры не могли бесконтрольно использовать автотранспорт не только для служебных, но и личных целей, и, соответственно, чтобы не происходило перерасхода денежных средств предприятия.

Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия позволит составлять отчет не только за квартал, но и за любой период времени для более эффективного контроля за выделением служебного автотранспорта менеджерам.

Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходима, так как денежные средства за оплату автоуслуг предприятия представляют собой суммы в миллионы рублей в год и эти суммы должны быть минимальными для успешной работы предприятия.

1. Основная часть

1.1 Техническое задание на разработку программы

1.1.1 Основание для разработки. Основанием для автоматизации формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия является приказ № 242 от 12.05.2004 об упорядочении использования служебного автотранспорта. Данный приказ утвержден генеральным директором ОАО “Кузбассэнерго”. Цель приказа - усиление контроля за порядком выделения и использования служебного автотранспорта в исполнительном аппарате ОАО “Кузбассэнерго”. По приказу менеджерам устанавливается лимит на использование служебного автотраспорта в часах, который действует на квартал. В соответствии с данным приказом необходимо ежеквартально предоставлять отчет начальнику хозяйственного обеспечения об использовании служебного автотранспорта менеджерами предприятия. Также по приказу № 242 от 12.05.2004 на 25 число текущего месяца в отношении каждого работника составляется отчет о балансе использования лимита. В случае перерасхода лимита моточасов в отчетном периоде менеджер пишет служебную записку с обоснованием причин отклонения. Первый заместитель генерального директора распоряжается о прекращении либо увеличении лимита.

Полное наименование темы разработки - автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия за выбранный период. Краткое наименование темы разработки - автоматизация формирования отчета.

1.1.2 Назначение разработки. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна выдавать результаты не более чем за минуту, использовать не более чем 14 МБайт памяти оперативного запоминающего устройства или 4 Мбайт в сжатом виде. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна использоваться на компьютерах с системным блоком типа Pentium IV с объемом памяти опeративного запоминающего устройства 512 Мбайт. Компьютер должен быть оснащен дисплеем, клавиатурой, мышью, жестким диском, дисководом для гибких дисков, CD-ROM дисководом, принтером, подходящими и функционирующими с вышеописанным системным блоком. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна использоваться на персональном компьютере с установленной на нем для надежной работы данной программы лицензированной программой 1С: Предприятие 7.7, Бухгалтерский учет редакция 3.6 фирмы 1С. Для надежной работы программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходима бесперебойная работа системы предприятия 1С: Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С, бесперебойная работа операционной системы, на которой используется программа и исправные аппаратные устройства компьютера. Также необходимо выполнение пользовательской инструкции по программе.

Для безопасности программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия доступ к сиcтеме 1С: Предприятие должен осуществляться при вводе пароля пользователя компьютера, на котором установлена данная программа. Также ввод пароля должен осуществляться при включении компьютера. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия не должна допускать изменение или редактирование итоговых данных в отчете по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в виде видеокадра в ЭВМ бухгалтером.

1.1.3 Требования к программному изделию.

1.1.3.1 Требования к функциональным характеристикам. Для хранения данных о выполненных автоуслугах каждого менеджера программа должна обеспечивать ввод и выбор в ЭВМ фамилии, кода заказчика менеджера, даты, суммы и количества фактических часов каждой автоуслуги, даты счет-фактуры за выполненные автоуслуги, наименование контрагента автотранспортных услуг. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод, выбор и хранение номера и даты приказа; пункта приказа, в котором содержится установленный лимит; даты установления лимита и лимит менеджеров; фамилии, должности, табельного номера и кода заказчика каждого менеджера по содержанию приказа № 242 от 12.05.2004 и всех последующих приказов такого же содержания. В случае изменения лимита на определенный квартал программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод и хранение фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количество прибавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал.

Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод и выбор необходимых реквизитов отчета: фамилии начальника хозяйственного отдела (лицо, которому предоставляется отчет), фамилии заместителя главного бухгалтера (лицо, утверждающего отчет) и период времени формирования отчета.

Для формирования результатов программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна подсчитывать количество фактических часов и сумм автоуслуг за выбранный период времени, отклонение фактических часов автоуслуг от лимита по каждому менеджеру; выводить подсчитанные итоги с фамилией, лимитом каждого менеджера и остальными реквизитами для отчета, включая имя исполнителя формирования данного отчета, на экран монитора; предоставлять возможность распечатать отчет по использованию автотранспорта менеджерами предприятия на принтере.

1.1.3.2 Требования к надежности. При сбое в аппаратных устройствах компьютерах или остановке работы операционной системы время восстановления работы программы должно включать в себя время перезагрузки операционной системы, запуска системы 1С: Предприятие и повторного ввода несохраненных данных или время устранения неполадок в аппаратных устройствах компьютера. Также для безошибочной работы программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходимо следование персонала инструкции пользователя по работе данной программы.

1.1.3.3 Условия эксплуатации. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна использоваться при условиях, установленными в соответствии с Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами “Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы” СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, или при соблюдении “Инструкции по охране труда при работе с персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ) в исполнительном аппарате ОАО “Кузбассэнерго”” № 293/1. Для работы в программе по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходим один сотрудник предприятия ОАО “Кузбассэнерго”, имеющий образование по специальности “бухгалтер” и квалификацию оператора ПК.

1.1.3.4 Требования к составу и параметрам технических средств соответствуют требованиям, установленным в пункте 1.1.2.

1.1.3.5 Требования к информационной и программной совместимости. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна разрабатываться на встроенном языке программирования системы 1С: Предприятие, так как данная программа будет использовать информационную базу системы 1С: Предпритие. На компьютере должно быть установлено следующее программное обеспечение: операционная система Windows 98/XP или более новые совместимые версии Windows, лицензионная система 1С: Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С редакции 3.6 с конфигурацией “Бухгалтерский учет 4.5” и установленными компонентами: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет; антивирусная лицензионная программа для проверки дискет и дисков от сбоев в компьютере, например, Антивирус Касперского Personal PRO от ЗАО “Лаборатория Касперского”.

Данные, необходимые для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия, должны поступать в компьютер с бумажных носителей, храниться и обрабатываться на физическом уровне. Передачи данных программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия по сети не требуется. Разработанная программа формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна включаться в текущую, рабочую конфигурацию 1С: Предприятие.

1.1.3.6 Требования к маркировке и упаковке. Упаковка программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должны представлять собой футляр для хранения диска CD-R, на котором хранится данная программа. В футляре должен находиться вкладыш, на котором указывается дата окончания разработки программы, фамилия разработчика, полное наименование программы и предприятия, в котором будет использоваться программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия.

1.1.3.7 Требования к транспортировке и хранению. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна храниться в виде эталонной копии на диске CD-R у разработчика данной программы. При порче работающей программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия на предприятии ОАО “Кузбассэнерго” с эталонной копии делается еще одна копия на несколько дискет, CD-R или CD-RW для новой загрузки копии данной программы на компьютер предприятия. При транспортировке эталонной копии диск должен находиться в футляре для CD-R дисков во избежание поломки или порчи диска.

1.1.4 Требования к программной документации. В течение разработки программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна быть составлена и оформлена следующая документация: пояснительная записка, описание программы, руководство пользователя.

1.1.5 Технико-экономические показатели.

Расчет технико-экономических показателей не производится.

1.1.6 Стадии и этапы разработки. Порядок работ по разработке программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия следующий:

a) Технический проект:

1) Разработка технического проекта:

ѕ Разработка структуры входных и выходных данных;

ѕ Разработка алгоритма решения задачи;

ѕ Определение формы представления входных и выходных данных;

ѕ Определение семантики и синтаксиса языка;

ѕ Разработка структуры программы;

2) Утверждение технического проекта:

ѕ Разработка плана мероприятий по разработке и внедрению программы;

3) Разработка пояснительной записки;

b) Рабочий проект:

1) Разработка программы:

ѕ Программирование и отладка программы;

2) Разработка программной документации:

ѕ Разработка описания программы;

ѕ Разработка руководства пользователя;

3) Испытания программы:

ѕ Проведение предварительных испытаний и приемо-сдаточных испытаний;

ѕ Корректировка программы и программной документации по результатам испытаний;

c) Внедрение:

1) Подготовка и передача программы:

ѕ Подготовка и передача программы и программной документации для сопровождения;

ѕ Сопровождение программы;

Сроки разработки программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия - 50 дней. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна разрабатываться Жилковой О. А, студенткой Кемеровского профессионально-Педагогического колледжа группы Пр-031.

1.1.7 Порядок контроля и приемки. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия перед внедрением на ее использование должна сдаваться в сектор методологии и автоматизации бухгалтерского учета для тестирования, где проверяется правильность работы данной программы с реальными данными по использованию автотранспорта менеджерами предприятия. При сдаче программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в сектор методологии и автоматизации бухгалтерского учета данная программа должна удовлетворять всем выше описанным требованиям. При прохождении проверки программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в секторе методологии и автоматизации бухгалтерского учета программа должна быть включена в рабочую конфигурацию 1C: Предприятие на компьютере бухгалтера в секторе по расчетам с дебиторами и кредиторами.

1.2 Пояснительная записка

1.2.1 Технические характеристики. Сведения о лимите, дате установления лимита, дате установления и номере приказа об упорядочении использования служебного автотранспорта, пункта приказа, в котором содержится установленный лимит, а также фамилия, должность, табельный номер и код заказчика каждого менеджера вводятся в ЭВМ перед формированием отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия. В случае изменения лимита на определенный квартал программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия обеспечивает ввод и хранение фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количество прибавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал. Сведения о каждой автоуслуги менеджеров и других отделов предприятия: дата номер счет-фактуры, наименование контрагента автотранспортных услуг, дата и количество часов автоуслуги, фамилия код заказчика менеджера - вводятся в ЭВМ при каждом поступлении на предприятие счет-фактуры по оказанным автоуслугам и прилагающихся к ней ведомости-реестра и талонов заказчиков к путевым листам. В список имен пользователей системы 1С: Предприятия вводится фамилия с инициалами пользователя данного компьютера и системы 1С: Предприятия и телефон отдела пользователя. Для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия вводятся необходимые реквизиты: фамилия начальника хозяйственного обеспечения, фамилия заместителя главного бухгалтера и период времени, за который необходимо составить данный отчет. После этого происходит формирование отчета.

Сначала происходит выборка счет-фактур за дату счет-фактуры, которая входит в период, выбранного пользователем для формирования отчета, и с наименованием контрагента ЗАО АТП “Кузбассэнерго ”. При этом к периоду времени, выбранному пользователем, прибавляется месяц, так как в счет-фактуре за определенную дату могут содержаться сведения об автоуслугах, оказанным раньше даты счет-фактуры. Потом из файлов с выбранными датами счетов-фактур выбираются фамилии менеджеров, на которых установлен лимит, и одновременно выбираются даты автоуслуг, которые входят в выбранный пользователем период времени без прибавленного месяца. Происходит выбор лимита из файла, в котором содержатся данные из приказа, по табельному номеру и коду заказчика менеджера и подсчет лимита, если были изменения лимита или на должность менеджера бал поставлен новый сотрудник. Дальше происходит вычисление суммы и количества фактических часов автоуслуг, отклонение фактических часов от лимита по каждому менеджеру. Сформированный отчет дополняется реквизитами, которые ввел пользователь для формирования отчета: периодом времени, за который сформирован отчет, фамилией начальника хозяйственного обеспечения, фамилией заместителя главного бухгалтера. Также отчет дополняется следующими реквизитами: названием отчета, номером и датой установления приказа, которые выбираются из файла с данными о приказе об упорядочении использования автотранспорта, фамилией исполнителя формирования отчета и номером телефона сектора исполнителя, которые выбираются из данных, введенных в список пользователей системы 1C: Предприятие.

Технические и программные средства, которые использует бухгалтер, описаны в разделе технического задания в пункте 1.1.2 и подпункте 1.1.3.5.

Входные данные, используемые в программе по формированию отчета: счет-фактура и ведомость реестр за выполненные работы от ЗАО автотранспортного предприятия “Кузбассэнерго”, приказ об упорядочении использования служебного автотранспорта № 242 от 15.05.04. Перечисленные документы показаны в приложении А “Входная информация”.

Выходные данные, используемые в программе по формированию отчета: отчет “Сведения об использовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго””. Пример этого документа показан в приложении Б “Выходная информация”.

Блок-схема алгоритма решения задачи показана в приложении В “Блок-схема алгоритма решения”.

1.2.2 Ожидаемые технико-экономические показатели. Технико-экономические показатели не высчитываются.

1.3 Описание программы

1.3.1 Общие сведения. Наименование программы указано в пункте 1.1.1 технического задания. Программное обеспечение, необходимое для функционирования программы описано в пункте 1.1.3.5 технического задания. Программа написана на встроенном языке системы 1С: Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С редакции 3.6 с конфигурацией “Бухгалтерский учет 4.5”

Страницы: 1, 2