Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях

5. Повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть «псевдоавтоматизацией». К сожалению, псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают: «Автоматизировать - значит просто перевести на компьютер и все тут», а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции в компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, «при компьютерах», тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше - надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был «завал», так и остался.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухгалтерского учета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозяйственных операций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями: отсутствие опыта автоматизации; отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. На практике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к «псевдоавтоматизации». Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

2. Практические технологии эффективной автоматизации бухгалтерского учета

2.1 Организационно-экономическая характеристика ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь»

Закрытое акционерное общество «Торговый Дом «ЦентрОбувь» создано в соответствии с ГК РФ и Федеральным законом «Об акционерных обществах», зарегистрировано Межрайоннной инспекцией ФНС России №46 по г. Москве 16 мая 2005.

Данное предприятие является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, которое учитывается на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

ЗАО «ЦентрОбувь» имеет круглую печать, содержащую его полное наименование и указание на место его нахождения, а так же иные реквизиты.

Предприятие самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается выпускаемой продукцией, полученной прибылью, вмешательство в хозяйственную деятельность предприятия не допускается.

Закрытое акционерное общество «Торговый Дом «ЦентрОбувь» создано для осуществления коммерческой деятельности, обеспечивающей получение прибыли.

Основными видами деятельности предприятия являются: рознычная торговля обувью и изделиями из кожи, розничная торговля, оптовая торговля обувью, розничная торговля текстильными изделиями, розничная торговля галантерейными изделиями, ремонт обуви и прочих изделий из кожи, оптовая торговля аксессуарами для одежды и головными уборами, аренда офисных машин и оборудования, аренда автомобилей с водителем, аренда легковых и грузовых автомобилей, найм рабочей силы и подбор персонала, предоставление различных видов услуг и так далее.

Органами управления ЗАО «ЦентрОбувь» являются: общее собрание акционеров ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь», совет директоров ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» и единоличный исполнительный орган ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь».

Общество вправе создавать филиалы и открывать представительства, в том числе за пределами РФ, в соответствии с действующим законодательством. Филиалы и представительства не являются юридическими лицами и осуществляют деятельность от имени ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» по основании Положения о филиале. Ответственность за деятельность филиала и представительства несет ЗАО «ЦентрОбувь».

Для осуществления внутреннего контроля за финансово - хозяйственной деятельностью ЗАО «ЦентрОбувь» Общим собранием акционеров, в соответствии с Уставом данного предприятия, избирается ревизионная комиссия общества либо ревизор. Порядок деятельности ревизионной комиссии или ревизора определяется Положением о ревизионной комиссии, утверждаемой Общим собранием акционеров.

ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» обязано вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность в порядке, установленном действующим законодательством, а так же осуществлять раскрытие информации в случаях и порядке, предусмотренных законодательством о рынке ценных бумаг.

Общество может быть реорганизовано или ликвидировано в порядке, установленном действующим законодательством, с учетом требований «Об акционерном обществах».

Таблица основных показателей деятельности ЗАО» Торговый Дом «ЦентрОбувь» за период с 1 января 2007 года по 31 декабря 2008

№ п/п	Показатель	2007	2008	Отклонение +, -	% изменения
1	2	3	4	5	6
1	Выручка от реализации (товарооборот), тыс. руб.	589163	617775	28612	104,9
2	Себестоимость, тыс. руб.	499156	569796	70640	114,2
3	Удельный вес себестоимости, (%)	84,7	92,2	7,5	108,9
4	Валовой доход, тыс. руб.	89997	47979	-42018	53,3
5	Уровень валового дохода, (%)	15,3	7,8	-7,5	50,8
6	Издержки обращения, тыс. руб.	6793	10875	4082	160,1
7	Уровень издержек обращения, (%)	1	1,8	0,8	179,6
8	Прибыль от реализации, тыс. руб.	84204	37104	-47100	44,1
9	Рентабельность продаж, (%)	14,3	6	-8.3	42
10	Прочие доходы, тыс. руб.	16137	69762	53625	432,3
11	Прочие расходы, тыс. руб.	14193	57966	43773	408,4
12	Внереализационные доходы, тыс. руб.	9435	11571	2136	122,6
13	Внереализационные расходы, тыс. руб.	24615	19255	-5360	78,2
14	Балансовая прибыль. тыс. руб.	70968	48900	-22068	68,9
15	Налог на прибыль, тыс. руб.	9063	15081	6018	166,4
16	Чистая прибыль, тыс. руб.	55575	32757	-22818	58,9
17	Средняя стоимость основных фондов, тыс. руб.	349887	467859	117972	133,7
18	Фондоотдача, руб.	1,7	1,3	-0,4	194,1
19	Фондоемкость, руб.	0,6	0,8	0,2	128,8
20	Средняя стоимость оборотных средств, тыс. руб.	448230	490533	42303	109,4
21	Оборачиваемость оборотных средств, раз	1,3	1,3	0	100
22	Время обращения оборотных средств, дни	273,8	285,9	12,1	104,4
23	Среднесписочная численность работников, человек	540	546	6	101,1
24	Производительность труда одного работника, тыс. руб.	1091	1131,5	40,5	103,7
25	Фонд оплаты труда, тыс. руб.	132714	144864	12150	109,2
26	Средняя заработная плата одного работника, руб.	245,7	265,3	19,6	107

Проанализировав основные показатели деятельности предприятия ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» за период с 1 января 2006 года по 31 декабря 2007 года, выяснилось, что в 2007 году по сравнению с 2006, выручка от реализации (товарооборот) - увеличился на 28612 тыс. руб., что составило 104,9%.Это произошло благодаря тому, что увеличилось число работников и их производительность труда.

Себестоимость увеличилась на 70640 тыс. руб. и это составило 114, 2%. Причиной увеличения себестоимости является повышение расходов на приобретение продукции и увеличение накладных расходов. Удельный вес себестоимости увеличился на 7,5%, что составило 108,9%, а валовой доход уменьшился на 42018 тыс. руб. или на 53,3%. Основной причиной уменьшения валового дохода является увеличение налоговых платежей и издержек обращения. Уровень валового дохода уменьшился на 7,5%, т.е. на 50,8%.

Издержки обращения увеличились на 4082 тыс. руб., причинами этого могут быть инфляция или рост цен. Процент изменения издержек обращения составил 160,1%. В свою очередь уровень издержек обращения увеличился на 0,8%.

Прибыль от реализации уменьшилась на 47100 тыс. руб., что составило 44,1%. Причиной этому могла быть реализация меньшего количества товара или снижение цены на товар.

Рентабельность продаж уменьшилась на 8,3% и процент изменения составил 42%; прочие доходы увеличились на 53624 тыс. руб., т.е. на 432,3%, а прочие расходы увеличились на 43773 тыс. руб., что составило 408,4%.

Внереализационные доходы увеличились на 2136 тыс. руб., а внереализационные расходы уменьшились на 5360 тыс. руб.

Балансовая прибыль уменьшилась на 22068 тыс. руб., что составило 86,9%. Сумма налога на прибыль увеличилась на 6018 тыс. руб., что составило 166,4%.

Основной причиной уменьшения чистой прибыли на 22818 тыс. руб. (58,9%) стало уменьшение выручки от реализации товаров.

Средняя стоимость основных фондов увеличилась на 117972 тыс. руб., что составило 133, 7%. Фондоотдача уменьшилась на 0,4 тыс. руб. (194,1%) и фондоёмкость увеличилась на 0,2 тыс. руб. (128,8%). Средняя стоимость оборотных средств увеличилась на 42303 тыс. руб., и это составило 109, 4%. Оборачиваемость оборотных средств не изменилась, а время обращения оборотных средств увеличилось на 12,1 дней., что составило 104,4% по сравнению с прошлым годом.

Среднесписочная численность работников увеличилась на 6 человек (101,1%), а производительность труда одного работника на 40,5 тыс. руб. и это составило 103,7%.

Фонд оплаты труда увеличился на 12150 тыс. руб. (109,2%), а средняя заработная плата одного работника увеличилась на 19,6 тыс. руб., что составило 107%.

2.2 Автоматизация кассовых операций

На предприятии ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» для автоматизации бухгалтерского учета используется программа «1С: Бухгалтерия 8.0»

Для регистрации поступления наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер».

Этим документом отражаются следующие виды хозяйственных операций:

- Оплата от покупателя;

- Прием розничной выручки;

- Возврат денежных средств подотчетным лицом;

- Возврат денежных средств поставщиком;

- Получение наличных денежных средств в банке;

- Расчеты по кредитам и займам с контрагентами;

- Прочий приход денежных средств.

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов с клиентами в момент оплаты обязаны выдавать кассовые чеки. Для этой цели в программе «1С: Предприятие 8.0» реализована возможность печати приходного кассового ордера на фискальном регистраторе.

Для печати кассового чека в документе «Приходный кассовый ордер» предназначена кнопка «Чек». При нажатии на кнопку «Чек» программа запросит о проведении документа и при положительном ответе распечатает кассовый чек. Номер чека будет отражен в форме приходного кассового ордера.

При заполнении «Приходного кассового ордера» (Приложение

№8), указывается наименование предприятия (полное название предприятия или сокращенное, если это предусмотрено уставом предприятия), в кассу которого приходуются наличные денежные средства. В данном случае это ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь». Также указываются идентификационные коды предприятия по ОКУД - 0310001 и ОКПО - 77327639.

В документе указывается номер документа и дата его составления - 06.11.2008; указывается кредит счета, корреспондирующего с дебетом счета 50 «Касса» и сумма цифрами, которая приходуется в кассу - 18000.

На основании «Приходного кассового ордера» формируется проводка:

Принята в кассу выручка за реализованные товарно-материальные ценности

Дебет 50 «Касса» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 18000.00

В документе указывается от кого принято, в данном случае это Кассовый аппарат №20632083 и основание для внесения наличных денежных средств в кассу предприятия - выручка ККМ №20632083.

Ниже указывается сумма выручки прописью:

Страницы: 1, 2, 3