Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования

Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям хозяйства, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола (приложение Л).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части: констатирующею и предлагающею.

В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида документа зависит от адресата.

Докладные записки могут быть двух видов: внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка, подписываемая руководством, печатается на общем бланке с заполнением следующих реквизитов: дата; индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.

Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству, подписываемая ее составителем или руководителем структурного подразделения, печатается на стандартном листе бумаги. Машинописным способом воспроизводится реквизиты бланка: наименование структурного подразделения; вид документа (докладная записка); дата. [20, с. 22]

Например, в адрес председателя УО СПК «Путришки» поступила докладная записка от механика отделения Путришки Хотима В.И. В докладной записке до сведения председателя доводится информация об отсутствии механизатора отделения Путришки Семашко В.А. на рабочем месте без уважительных причин. Председатель, рассмотрев докладную записку, наложил резолюцию «На правление». По результатам рассмотрения докладной записки на правлении механизатору Семашко В.А. объявлен выговор (приложение М).

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

1) с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2) учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности и т.п.

Например, справка, выданная Трекало В.М. (таб. № 2711) о заработке за период с января по июль 2009 г. в которой указана начисленная среднемесячная заработная плата работника УО СПК «Путришки» (приложение Н).

Распоряжение по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы УО СПК «Путришки» и т.п.

Проекты распоряжений подготавливаются специалистами хозяйства, согласовываются с главным, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются председателем.

Подписанное председателем распоряжение регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Распоряжения по основной деятельности оформляются на бланке предприятия.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

констатирующей;

распорядительной.

Распоряжение издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе распоряжение может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Распоряжение является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления УО СПК «Путришки». Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации хозяйства или его структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни хозяйства, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством распоряжения председатель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Распоряжение обязательно для всех работников УО СПК «Путришки». Все распорядительные документы строго соответствуют закону, ни один из них не содержит положений, противоречащих закону.

Проект распоряжения, визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми службами.

Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям. Распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.

Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Например, распоряжением УО СПК «Путришки» в связи с болезнью председателя обязанности и право подписи на документах возложено на заместителя председателя по производству. В распоряжении указан конкретный срок, когда оно вступает в силу (приложение О).

В организации документооборота УО СПК «Путришки» имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в хозяйстве продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, некоторые операции с ними дублируются, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения. Например, запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно послан 14 августа, а ответ на него хозяйством только 21 августа (приложение Е), т.е. 6 дней письмо, ответ на которое состоит из четырех строк, находилось на рассмотрении и исполнении.

3.3 Контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в

УО СПК «Путришки» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 3.1).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют председатель УО СПК «Путришки», руководители подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается секретаря хозяйства.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования председателя УО СПК «Путришки».

Рисунок 3.1. Контроль исполнения документов в УО СПК «Путришки» [12, с. 4]

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Например, бухгалтерский баланс за год предоставляется хозяйством в Управление по сельскому хозяйству Гродненского райисполкома по истечению одного месяца после отчетного периода (приложение П).

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом хозяйства или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело").

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Номенклатура дел -- систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в хозяйстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

При составлении номенклатуры дел учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о подразделениях хозяйства, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел включены такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование подразделения;

- название вида документа;

- место составления;

- на какой год;

- название разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная в УО СПК «Путришки», представлена в приложении Р.

На основании вышеизложенного можно заключить, что хозяйственное управление УО СПК «Путришки» нуждается в постоянном совершенствовании. Этот процесс закономерный. Он обусловлен динамизмом самого сельскохозяйственного производства. Чрезвычайно сложную и тонкую сеть новых организационных отношений нужно не только наладить, но и планомерно развивать в соответствии с меняющимися условиями и задачами.

Сегодня, когда совершенствование системы управления становится важнейшим фактором ускоренного развития народного хозяйства, труд работников этой сферы должен быть на высоте поставленных задач. Следовательно, необходима тщательная работа по совершенствованию всей документации.

Эффективная работа аппарата управления УО СПК «Путришки» неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками не обходится без документирования.

3.4 Мероприятия по совершенствованию делопроизводства

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, можно выделить две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в хозяйстве: создание моделей хозяйственного документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. [5, с. 98]

Порядок прохождения входящих документов в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3. - Оперограмма движения входящих документов [28]

Исполнитель Операции	Секретарь	Председатель хозяйства	Руководители подразделений	Исполнители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразднием
12.Регистрация документов
13.Рассмотрение руководством подразделения
14. Фиксация результатов рассмотрения
15. Передача на исполнение

- движение документов, поступающих на имя председателя УО СПК «Путришки»

- движение документов, поступающих на имя руководителей подразделений

- движение нерегистрируемых документов

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использование бездокументных связей. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов по каждому типу решений.

В соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.

Главным условием сокращения объемов документов является упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

Другое направление сокращения документооборота - повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Качество документа включает в себя требование к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.

Следующее направление сокращения документооборота - уменьшение физического размера документа. При переписке и размножении документов, особенно внутренних желательно использовать также бланки формата А5, где размещается две страницы печатного текста на стандартном листе бумаги. Например, экземпляр бухгалтерского баланса, оставляемый в хозяйстве для внутреннего пользования можно печатать в уменьшенном варианте, с использованием двусторонней печати, располагая по два листа на странице. Подобным образом можно печатать акты о выделении документов к уничтожению, акты приема и передачи документов на госхранение, документы (акты на переработку, ведомости движения, реестры отправки, сортовые удостоверения и др.) по учету, переработке и движению зерна, докладные записки, акты и другие материалы о развитии производства.

Внедрение бланка формы А5 связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Сокращение объемов текста за счет применения стандартных правил машинописи сэкономит бумагу УО СПК «Путришки» примерно на 5 % за счет словесных переходов между частями.

Объемные документы справочного характера, которыми будут пользоваться долгое время, следует изготавливать с заменяемыми страницами. Это позволит не перепечатывать весь документ при внесении в него изменений Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное приобретение будет в удобстве работы и ликвидации излишних документов. Примером может являться бизнес-план хозяйства и планы социально-экономического развития хозяйства на предстоящий год.

Еще один реальный способ сокращения объемов документации - построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа -- файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса. [3, с. 112]

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7